秘書工作目前發展的形勢和任務

時間：2024-07-21 05:40:36 泉辦公文秘

秘書工作目前發展的形勢和任務

　　辦公意思是處理公事，處理公務。語出《二十年目睹之怪現狀》第十回：“他的意思，還以為那包探、巡捕是辦公的人，一定公正的呢。”以下是小編收集整理的秘書工作目前發展的形勢和任務，希望對大家有所幫助。

秘書工作目前發展的形勢和任務

　　在社會發展中，秘書一直是一個重要的職業，也是具有悠久歷史的傳統職業。秘書在領導和員工中發揮著橋梁和紐帶的作用，在正確領會上級意圖的同時，還要能夠將這樣的意圖布置到基層中。現代信息技術手段的應用可以提高秘書的工作效率，減少工作負擔。

　　目前我國的市場經濟體制改革不斷深化，隨之各行業也在不斷深化，秘書行業更是先行一步。新時期我國的秘書工作發生了很大的變化，不管是工作范圍和工作內容都發生了很大的變化。尤其是工作手段更是日新月異，為領導工作的服務和參謀功能越發增強。探討目前秘書工作的形勢和發展趨勢，對于做好秘書工作具有極大的促進作用。

　　一、明確秘書工作的領域

　　在社會發展中，秘書一直是一個重要的職業，也是具有悠久歷史的傳統職業。秘書的工作領域包括負責掌管文檔、安排事務并協助機構或部門負責人處理日常工作等范疇。接聽電話、處理文案、撰寫會議通知、記錄會議紀要、處理日常信函、負責工作報告的撰寫、商務會談的安排、商務旅行的安排、存檔資料、備份文件等等，還包括接待訪客等。秘書工作的領域是很大的，內容也是浩繁的。在這些領域中，秘書的核心工作就是圍繞領導和本部門的核心工作開展自己的工作。由此可見秘書的工作既有管理的內容也有服務的內容，既是管理者也是服務者和被管理者，秘書崗位的重要性由此可見一般。這一重要性也決定了對秘書自身素質的要求很高，具有中文基礎，具有本科以上學歷，具有一定的文字整理能力、歸檔梳理資料的能力，除此之外還有綜合協調能力、財務知識的掌握能力、一定的外語基礎，思維能力強、反應能力強、語言能力強、文字能力強、溝通能力強、能夠利用現代化的辦公手段提高工作效率。對工作內容和工作的發展趨勢有一定的預見性和判斷性，有掌控工作全面的能力，能夠和各種類型的上司和諧相處，具有辦事細致、處事謹慎的特點，善于自我管理、自我約束，日常工作能克服困難保持工作積極主動并持久，具備較強的心理承受力和保密意識。

　　二、秘書工作的現狀分析

　　秘書工作是一個很龐大的群體，在各行各業中占有一定的比例，是市場需求旺盛的一類人群。隨著經濟的發展和繁榮，社會上對秘書職業的需求會更高，對秘書素質的要求也會更高，秘書會受到越來越高的重視。如今的秘書工作早已經改變了傳統意義上的端茶倒水的功能和形式，取而代之的是為領導做好參謀做好助手的內容。秘書的素質也提高了很多，在信息技術的手段應用上、語言交際上、政策水平上、外語能力上都較之以前有了很大的改變，所以新時期的秘書工作不管是形式、內容等都發生了很大的變化，也使秘書工作發生了根本的變化。對于工作中的判斷能力和管理能力要求更高。但是內容改變了，領域拓寬了，責任和風險也變大了。秘書的工作時間不固定，工作內容事無巨細都要親歷親為，浩繁的工作內容辛苦是一定的，更主要的是稍有疏忽會釀成大問題，這個風險是很大的。秘書在領導和員工中發揮著橋梁和紐帶的作用，在正確領會上級意圖的同時，還要能夠將這樣的意圖布置到基層中。并且要時刻保持緊張的神經替領導過濾日常的重要工作。輔助領導工作而不是替代領導做決策。工資不高、工作壓力卻很大，這是目前秘書工作的主要現狀。

　　三、秘書工作的發展趨勢

　　好的秘書可以影響領導的工作效果。世界首富比爾蓋茨的秘書露比就在其秘書生涯中發揮了及其重要的作用，成為影響蓋茨和微軟企業發展的重要一員。秘書是躲在領導身后工作的人，默默無聞。但是優秀的秘書在工作中發揮的作用是無形而巨大的，不可低估的影響著領導的工作效率。因此新時期秘書工作的發展具有三大趨勢。

　　（一）工作責任更大

　　秘書的工作是處理文件等文檔資料，在文件的傳閱中，要提醒領導工作內容的輕重緩急，幫助領導掌握工作的內容、日程、控制時間等。所以這樣的結構是秘書的工作責任變大，一些文件的處理過程中，如果不能及時和有效，那么可能會導致嚴重的后果。秘書要提醒領導哪些工作是重要的、是加急的，哪些工作可以放緩，這都是秘書要做的工作，因此責任變大是必須的。秘書要做好承擔一定責任的心理準備，必要的時候還有要替領導承擔責任。

　　（二）參謀職能的強化

　　目前的秘書行業是需求很大的一個領域，并且秘書的工作也專門化了。在國外秘書要有職業資格，接受專門的培訓。在我國對秘書人員綜合素質的要求也在逐步提高，并且秘書的工作分工會越來越細化，公文寫作以及文書處理，會務工作以及檔案管理，接待信訪具有保密意識等，都需要秘書具有較強的專業化能力。

　　（三）辦公現代化趨勢

　　計算機技術已經深入人們生活的各個角落，徹底改變了人們日常的工作和生活。秘書工作作為最前沿的工作領域，對現代化辦公手段、信息技術的應用等，都具有很高的要求。復印打印、傳真縮微、文檔利用郵件收發、微博管理，微信平臺的構建，電腦速記機應用等能力，都需要秘書做到爐火純青。現代信息技術手段的應用可以提高秘書的工作效率，減少工作負擔。所以未來的秘書工作對信息技術的依賴性會更高，對秘書應用信息技術手段的素質要求也會更高。

　　秘書的工作重要而隱蔽，處在幕后卻要付出實際努力。綜合素質的提高和工作能力的提高是做好秘書工作的前提。新時期的科學技術發展和工作內容的變化等，都發生了極大的變化。秘書要正確認知自己，擺正自己的位置，守規矩、不越權，保持高度緊張維護部門和領導的利益。具有全局意識，能高屋建瓴地對待工作問題和處理辦法，這是一個好秘書必備的素質。

　　有關秘書工作的認識

　　現代文秘人員是一個很大的群體，通俗地說，他們是工薪族中的白領階層，可以勝任經理助理、秘書、統計員、推銷員、文書、資料員、檔案員等職位的工作，這些高素質的勞動者經過培訓、鍛煉還可以成為各行各業帶文職性質的技術人才或基層領導人。那么，文秘人員應該具備哪些能力，才能適應新時期的要求，才能有效地完成自己的工作呢?

　　一.表達能力

　　文秘人員種.種職能的實現，都離不開語言文字的表述，有人說文秘人員的工作是“寫出來，說出來”的，這是有一定道理的。良好的表達能力是對文秘人員的特殊要求，而文字表達和口頭表達是表達能力的基本體現。文字表達能力被看作是文秘人員的“看家本領”和基本功。文秘寫作的涉及面很廣，小到一個電話記錄、一個通知、一個情況匯報，大到年度工作總結、任期工作報告等。因此它要求文秘人員不僅要懂得語法、邏輯、修辭和一般的寫作知識，而且還要掌握各種文體的寫作技巧，努力把自己鍛煉成公文寫作的高手。口頭表達能力是文秘人員的“口功”。文秘人員人員對上級匯報工作，請示問題，提出建議;對下傳達指令，溝通情況，組織協調;對外開展公關，公務交往，社會應酬。都對其口頭表達能力提出了很高的要求。文秘人員的口頭表達要用精練的語言，表達出最必要的內容，做到“文約而意豐”、“言簡而理周”。要了解交流對象的特征，準確把握對方的意圖和要求，充分認識語言表達的環境，研究表達的時機和方式。

　　二.辦事能力

　　文秘人員每天都要面對大量的事務性工作，如文書事務、接待事務、電話事務、會議事務、領導者交辦的事項等，辦事成了文秘人員的一項基本職能。要提高自己的辦事能力，文秘人員首先要熟悉辦事渠道，了解有關部門的職權范圍，知曉辦理各項事務的方式和途徑。其次，掌握辦事程序。如公文的管理，介紹信的開具，會議的組織，來賓的接待等事務的辦理，都具有程序化的特點。遵循既定程序辦事，可以少走彎路，提高效率。最后，要善于交往和應變。辦理事務的過程，其實就是人與人交往的過程，因此，要了解人事關系，長于接人待物，善于交際藝術。同時，文秘人員要具備較強的應變能力，能根據事務的不同情形和特點及時準確地予以辦理，尤其是對于突發事件，更要機敏應對，能在堅持正確原則的前提下，審時度勢，靈活機動的處理。

　　三.協調能力

　　在現代社會中，協調是一種廣泛性的社會活動。協調能力已成為一種主要的公共關系能力，這種能力是現代人生活和生存之必需。對文秘工作而言尤其需要具備協調能力。具體表現在以下幾個方面：首先是與主管領導的協調。文秘人員要及時向領導報告工作，請求對某一問題的指示，以便明確自己的工作目標和處理問題時應把握的尺度。其次是與主管領導之外的其他領導之間的協調。有一些行政職能交叉的工作，由多個領導分管，需要多個領導協商解決，而領導之間的碰面需要一定的程序，有時要靠文秘人員做好先期的溝通和協調。再次是同事之間的協調。文秘人員的很多工作要依靠其他部門工作人員的配合才能完成，這是內部職能分工的要求。第四是與服務對象的協調。文秘人員應認真對待每一位服務對象，對他們的不滿要做好說服解釋工作，爭取他們的理解和支持，對他們不合理的要求和不正確的意見要進行合理疏導，使他們放棄自己的想法，力求給每個服務對象一個滿意。

　　四.合作能力

　　信息時代的社會分工越來越細，某項工作或者某件事務通常需要若干人通力協作才能完成，因此在這個團結協作的過程中，需要發揮團隊精神。同樣，文秘部門的許多工作也要靠集體協作才能完成，如遇到重要任務、緊急情況、重大活動、大型會議，只有集中人員，團結協作打殲滅戰，才能保證按時完成任務。因此，文秘人員要樹立整體觀念、團結觀念、互助觀念。經常通氣，加強聯系，主動交流信息，面對面商量解決問題;遇到難題，要主動請教別人，主動幫助別人，主動想辦法解決;遇到共同辦理的事項，彼此都竭智盡力，相互支持，通力合作，爭挑重擔，在工作中大力發揚團結互助的合作精神。

　　五.操作能力

　　隨著新技術革命對社會各領域的沖擊，文秘人員僅靠兩只手、兩條腿、一只筆、一張嘴的工作方法，已難以適應時代的需求。目前，文秘人員實行辦公手段現代化的條件已經具備，辦公自動化浪潮對我國的文秘工作產生了深刻的影響。因此，對現代辦公設備的熟練操作能力，是高效率完成文秘工作所必須具備的。這種能力主要包括：中(英)文打字機、電話機、電傳機、復印機、錄音錄像機、照相機、文字處理機和電子計算機等設備的使用、保養和初步維修的本領，對于書法、速記、編輯、校對、檔案管理、信息處理等技術的掌握和運用的本領，對網絡資源的搜集利用和上傳下載本領以及轎車、摩托車等交通工具駕駛的本領等。

　　新時期對文秘人員的能力要求不是單一的。只有具備各種能力都較強的綜合素質，才能適應社會的發展和時代的脈搏，才能成為日益競爭的文秘行業的佼佼者，才能在職場的大海中盡情暢游。

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