秘書如何制定工作計(jì)劃才會(huì)效率高
在日常工作中，為了圓滿完成某項(xiàng)重要工作、活動(dòng)，增強(qiáng)工作、活動(dòng)推進(jìn)落實(shí)的指導(dǎo)性、計(jì)劃性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，常常需要秘書人員制定全面、詳細(xì)、明確的實(shí)施方案。實(shí)施方案屬于計(jì)劃類文體，是工作、活動(dòng)開展前作出的統(tǒng)籌安排，是工作順利實(shí)施的重要保障和依據(jù)，也是秘書人員應(yīng)掌握的常用應(yīng)用文體。
從結(jié)構(gòu)上看，實(shí)施方案一般包括標(biāo)題、正文兩個(gè)部分。實(shí)施方案多數(shù)是正文結(jié)束就自然終止，沒有專門的結(jié)尾段。實(shí)施方案一般以通知的形式印發(fā)，一般也不需要落款。
一、命題準(zhǔn)確，清晰明白
實(shí)施方案的標(biāo)題形式比較多，但通常有兩項(xiàng)必備的基本要素，即實(shí)施內(nèi)容和文種。因此，最常見的標(biāo)題形式就是“實(shí)施內(nèi)容+文種”。比如，《能效“領(lǐng)跑者”制度實(shí)施方案》《安全生產(chǎn)工作實(shí)施方案》等，都直接表明了所要開展的工作內(nèi)容。
第二種標(biāo)題形式是“年份+實(shí)施內(nèi)容+文種”。比如，《2015年保障性安居工程建設(shè)實(shí)施方案》《2015年提高全省失業(yè)保險(xiǎn)金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施方案》等，就采用了這種形式。
第三種標(biāo)題形式是“年份+制文機(jī)關(guān)(或?qū)嵤┓秶?+實(shí)施內(nèi)容+文種”。這是一種最為詳細(xì)的標(biāo)題形式，便于通過標(biāo)題得出相對(duì)比較全面的信息。比如，《2015年蘭州市民企隴上行活動(dòng)實(shí)施方案》《2015年南寧市人民防空知識(shí)教育進(jìn)學(xué)校進(jìn)社區(qū)進(jìn)機(jī)關(guān)進(jìn)企業(yè)進(jìn)網(wǎng)絡(luò)工作實(shí)施方案》等。有時(shí)，這種標(biāo)題形式也可以比較靈活，把“年份”與“制文機(jī)關(guān)(或?qū)嵤┓秶?”位置互換。比如，《濰坊市2015年知識(shí)產(chǎn)權(quán)宣傳周活動(dòng)實(shí)施方案》等。
第四種標(biāo)題形式是“制文機(jī)關(guān)+實(shí)施內(nèi)容+文種”。比如，《××大學(xué)“依法治教年”活動(dòng)實(shí)施方案》《××醫(yī)院公開招聘衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員工作實(shí)施方案》等。
第五種標(biāo)題形式是“實(shí)施范圍+實(shí)施內(nèi)容+文種”。比如，《寧波市市級(jí)公共機(jī)構(gòu)LED照明改造工作實(shí)施方案》《鞍山市油氣輸送管道隱患整治攻堅(jiān)戰(zhàn)實(shí)施方案》等。
二、結(jié)構(gòu)恰當(dāng)，要素齊全
正文是實(shí)施方案的核心部分，其主要內(nèi)容、具體工作安排等都要在這一部分寫出。在撰寫這一部分時(shí)，秘書人員要抓住重點(diǎn)，突出主要工作，做到詳略得當(dāng)、邏輯清楚，避免主次不分，結(jié)構(gòu)混亂。
正文一般包括前言、主體、結(jié)尾三個(gè)部分。
(一)前言：簡(jiǎn)單明了，直奔主題
前言即實(shí)施方案的開頭部分，多簡(jiǎn)明扼要地寫出制定實(shí)施方案的目的和依據(jù)。寫目的，常用的習(xí)慣語是“為”“為了”;寫依據(jù)，常用的句式是“根據(jù)(依據(jù))……結(jié)合本(我)單位的實(shí)際，制定本實(shí)施方案”。
有時(shí)為了行文簡(jiǎn)潔，也可以省略掉制定方案的目的。這種前言直接寫出依據(jù)，開門見山，言簡(jiǎn)意賅。
(二)主體：抓住關(guān)鍵，務(wù)實(shí)重效
主體是實(shí)施方案的關(guān)鍵，一般包括重要意義、指導(dǎo)思想、指導(dǎo)原則、工作目標(biāo)、工作任務(wù)、方法步驟、工作要求等內(nèi)容。很多實(shí)施方案會(huì)根據(jù)具體情況進(jìn)行簡(jiǎn)化或增加內(nèi)容。
1、重要意義主要是結(jié)合當(dāng)前形勢(shì)，分析指出開展工作、活動(dòng)的重要意義，表明這是形勢(shì)發(fā)展所需，勢(shì)在必行，具有很強(qiáng)的必要性和重要性，從而統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)人們開展好工作的責(zé)任感、使命感和緊迫感。這就要求秘書人員熟悉和了解本系統(tǒng)、本行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和發(fā)展趨勢(shì)、國家有關(guān)政策要求等。根據(jù)當(dāng)前有關(guān)轉(zhuǎn)變文風(fēng)的要求，關(guān)于重要意義的闡述在實(shí)施方案中已不多見，即使偶有所見，也是言簡(jiǎn)意賅，三五句點(diǎn)到為止。
2、指導(dǎo)思想、指導(dǎo)原則、工作目標(biāo)這三項(xiàng)常常根據(jù)實(shí)施工作和活動(dòng)內(nèi)容的不同，而有所取舍。在說法上，有時(shí)會(huì)稍有差別，比如，有時(shí)把指導(dǎo)原則說成工作原則，把工作目標(biāo)說成目標(biāo)要求、目標(biāo)任務(wù)等。這是秘書人員撰寫實(shí)施方案的難點(diǎn)，常常要求秘書人員從政策把握上、語句邏輯關(guān)系上、選詞用語上認(rèn)真推敲，仔細(xì)斟酌，稍有失誤，就會(huì)影響實(shí)施方案的質(zhì)量水準(zhǔn)，就會(huì)給今后工作帶來被動(dòng)。
指導(dǎo)思想是指開展整個(gè)活動(dòng)的出發(fā)點(diǎn)、思想方法，指導(dǎo)原則是指活動(dòng)所要遵守的基本原則、基本路線。有時(shí)兩者會(huì)合二為一。一般情況下，兩者的語言都簡(jiǎn)潔凝練，高度概括，政策性、政治性、方向性極強(qiáng)。
工作目標(biāo)是指通過活動(dòng)的開展，所要達(dá)到的最終目的和所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。這是對(duì)整個(gè)工作、活動(dòng)提出的努力方向，也是檢驗(yàn)活動(dòng)是否成功的標(biāo)準(zhǔn)。
3、工作任務(wù)是指具體的實(shí)施內(nèi)容。秘書人員在制定實(shí)施方案時(shí)，要全面掌握有關(guān)情況，通盤考慮，統(tǒng)籌安排，想足想全各項(xiàng)工作任務(wù)，要避免遺漏，避免“撿了芝麻丟了西瓜”。這一部分是整個(gè)方案的關(guān)鍵，任務(wù)內(nèi)容是否具體，是否切合實(shí)際，是否具有指導(dǎo)意義，都在本部分體現(xiàn)。
4、方法步驟是指為了實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)和任務(wù)所采取的具體措施、時(shí)間安排和進(jìn)度、方法方式等，可以寫明實(shí)施工作分為哪幾個(gè)步驟、每個(gè)步驟安排在什么時(shí)間、時(shí)間安排多長(zhǎng)以及每個(gè)步驟由哪些部門、哪些人員負(fù)責(zé)落實(shí)等。秘書人員要充分考慮方法步驟的合理性、可操作性，要注意和日常工作的結(jié)合，做到兩不誤、兩促進(jìn)。比如，湖北工業(yè)大學(xué)2014年5月5日印發(fā)的《師德師風(fēng)建設(shè)年活動(dòng)實(shí)施方案》，把整改活動(dòng)分為動(dòng)員部署、學(xué)習(xí)教育、查擺問題、檢查整改、建章立制、選樹典型、總結(jié)表彰等7個(gè)環(huán)節(jié)，并分別詳細(xì)列出了每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、工作步驟、措施任務(wù)等，具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性，對(duì)整個(gè)活動(dòng)的頂層設(shè)計(jì)非常詳細(xì)具體，有利于活動(dòng)的扎實(shí)推進(jìn)和深入開展。
5、工作要求是指為了順利完成工作對(duì)有關(guān)單位提出的要求，確保活動(dòng)順利開展。有時(shí)，又可以把工作要求稱為保障措施，并在寫作內(nèi)容上有所側(cè)重。一般情況下，這部分可以從加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、加強(qiáng)宣傳力度、認(rèn)真總結(jié)和考評(píng)考核等方面入手，還可以根據(jù)具體需要適當(dāng)增加內(nèi)容，加入資金、制度保障等。這既要求秘書人員站在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的角度，既從宏觀上、整體上明確要求，也從微觀上、具體細(xì)節(jié)上厘清職責(zé)，避免工作機(jī)制混亂、人員分工不明、工作難以順利推進(jìn)。
實(shí)施方案的制定有時(shí)需要根據(jù)上級(jí)的相關(guān)實(shí)施方法制定本單位的實(shí)施方案，這就需要秘書人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，吃透上級(jí)部門的文件精神，在做好規(guī)定動(dòng)作的同時(shí)，適當(dāng)創(chuàng)造性地增加自選動(dòng)作，做好上級(jí)精神與本單位實(shí)際的結(jié)合，避免出現(xiàn)“兩張皮”現(xiàn)象。有時(shí)，實(shí)施方案的制定，沒有先例可以借鑒，這就需要依據(jù)有關(guān)精神，加強(qiáng)調(diào)研論證，合理規(guī)劃實(shí)施環(huán)節(jié)、實(shí)施時(shí)間和方法步驟，確保實(shí)施方案“接地氣”，切合實(shí)際，又具有操作性。
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