秘書人員說話的藝術

時間：2024-10-28 20:37:17 辦公文秘

秘書人員說話的藝術

　　秘書工作的特殊性，決定了秘書人員說話，既不能口無遮攔、“竹筒倒豆子”，也不能凡事三緘其口或是只說些“不痛不癢”的話�？梢哉f，是否“說”和如何“說”，對秘書人員而言，不僅是一門必須熟練駕馭的語言藝術，也是一種必須潛心修煉的人生智慧。

秘書人員說話的藝術

　　“是否說”里藏智慧

　　曾看過一句耐人尋味的話：“我們花兩年時間學會說話，卻要花數十年時間學會閉嘴。”的確，很多時候，“說”是一種能力，“不說”是一種智慧。筆者總結，秘書人員要堅持 “十不說”：

　　不說過頭話。秘書人員的一言一行、一舉一動往往備受關注，“謹言”二字是須臾不可忽視的。對于需要保密的事宜必須守口如瓶，違背原則有悖身份的話也絕不能說，心中一定要牢牢把握說話的底線和原則。

　　不說無頭話。秘書人員要特別注意不能說沒有根據的話，不能傳遞捕風捉影、道聽途說的消息，更不能“睜眼說瞎話”。說出口的話必須字字確鑿、句句有憑，經過細致嚴密的調查確認，經得起實踐檢驗和事實證明。

　　不說空頭話。開“空頭支票”是秘書人員必須避免的。在領導面前亂表態，既要誤事，也是不負責任的表現。在其他人面前亂許諾，則會踐踏原則，貶損領導威信。因此，秘書絕不能做“語言的巨人”。

　　不說大頭話。所謂“大頭話”，就是擺出“二領導”的架子，自以為是，狐假虎威，吆五喝六耍威風，滿嘴官腔衙門調，以勢壓人。這樣的秘書終將為眾人所唾棄。

　　不說私小話。秘書人員作為領導身邊人，講話雖不說舉足輕重，也會產生某種程度的影響。因此，秘書人員必須嚴于律己，不暗自“夾帶私貨”，不悄悄“打小算盤”，而要出自公心說話，成為凈化風氣的“推手”。

　　不說垃圾話。秘書人員是一個窗口，必須自覺遠離臟話、粗話、“段子”，以嘉言懿行展示機關良好形象。即使遇見有意刁難、出言不遜者，也要以寬容禮貌待之，切不可“唇槍舌劍”。

　　不說附和話。秘書人員服務領導，被動的工作居多，但也要有自己獨立的見解，敢于表達自己的觀點。既不能唯唯諾諾一味盲從，領導說什么是什么；也不能人云亦云講違心話，“風吹兩邊倒”，毫無主見。只有有一說一、有二說二，實實在在講清自己的意見建議，才能體現作為秘書的真正價值。

　　不說虛偽話。“君子坦蕩蕩，小人長戚戚�！毖噪m口出，但源自內心。秘書人員要常懷純真之心，對人對事以客觀事實為準繩，不編謊造假，不說半句留半句，不為一己之私對領導極盡阿諛奉承之能事，對他人專打馬虎眼、亂涂萬金油、慣于和稀泥。否則人格盡失，何談有為？

　　不說魯莽話。魯莽冒失是秘書人員講話的大忌，往往會造成工作的`被動。因此，在工作中一定要多用商量的語氣，多用委婉的方式，營造融洽的氣氛，準確把握講話的分寸、方式和技巧等，“在適當的時候以適當的方式講適當的話”。

　　不說牢騷話。秘書工作很辛苦，起早貪黑無閑日，但這不能成為牢騷滿腹的理由。秘書人員如果整日怨天尤人，就不自覺地充當了消極思想的“鼓風機”，既給別人帶來不良影響，也不利于自身身心健康。

　　人們常說：“一句話能把人說笑了，一句話也能把人說惱了。”這正是語言藝術運用所實現的不同效果。秘書人員要達到自己的表達目的，就要注意鉆研說話的藝術，成長為一個會說話、能辦事的秘書。

　　情感投入要“誠”。無論是和領導抑或同事、來訪者等說話，秘書人員都要注意傾聽，態度誠懇、言辭懇切、發自內心。唯有帶著真摯的感情，設身處地為對方考量，才能贏得對方的理解和尊重，從而縮短人與人之間的距離，達到良好的溝通效果。

　　對象了解要“透”。要做到說話有“準星”，離不開對“聽話”對象的了解，包括他們的性格、喜好、習慣等。如：在匯報一件事前應該知道，領導對此類事情的一貫態度是什么，通常是怎么處理的`，習慣什么樣的匯報方式，等等。只有全面了解了這些，秘書人員才能作出“怎么說”的準確判斷。

　　時間選擇要“巧”。“說”的時間選擇，對能否“說成事”至關重要。例如，一般來說，秘書人員向領導提一個建議，第一要選擇在領導相對空閑的時間；第二要瞅準各方面條件都具備的時機；第三要把握住各方重視的“當口”。否則，說的時間不對，不是錯了，就是過了，建議往往很難被采納。

　　場所安排要“對”。選擇在什么場合“說事”也是很有講究的，需要具體情況具體對待。不宜公開或需要打消說話對象顧慮時，就不宜在公開場合講。

　　分寸把握要“準”。秘書人員無論是上傳下達還是建言獻策，一定要把握好分寸，不偏不倚，恰到好處，該“冷卻降溫”的時候不要“火上澆油”，該“趁熱打鐵”的時候不要“偃旗息鼓”。如果是提醒領導過失，更要注意場合、注意方式，不要讓領導“下不來臺”。

　　講話內容要“實”。不論情況是好是壞，是喜是憂，都應如實地向領導匯報。真實的情況對領導的決策尤為重要，它能幫助領導認清形勢、“對癥下藥”。下達領導指示則要忠實原意，絕不能似是而非。

　　技巧運用要“活”。說話的藝術，精髓在“隨機應變”四個字上。有時宜曲不宜直，有時宜明不宜暗；有的事情需要事無巨細一一細述，有的事情只需簡單說明情況；有些情況需要以嚴肅的語氣表示鄭重，有些情況則需要一點幽默來化解尷尬，等等。這需要慢慢摸索和積累經驗。

　　效果實現要“圓”。說話的方式各不同，目的只一個，就是達到好的溝通效果。在各方博弈中，“左支右絀”肯定不行，“左右逢源”才能求得平衡，對“上”解難題，為“下”辦實事，達到“雙贏”乃至“多贏”，實現效果的“峰值”。

　　過程推進要“勻”。有不少事情由于其復雜性，往往不能“一說即合”、一蹴而就。常言道：“心急吃不了熱豆腐。”這種情況下，秘書人員一定要保持耐心，靜觀局勢的變化，靜待事情的轉機，靜候適合再次對上進言或對外溝通的時機。

　　語言表達要“彩”。我們說“善于說話”并不是夸夸其談、油嘴滑舌，而是要體現學識、體現風度、體現水平。“腹有詩書氣自華”，秘書人員一定要加強自身學習，注重知識、能力、閱歷和思想的積累，把話說得合情合理、合時合地，有理有據、有聲有色，贏得“滿堂彩”。

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