文秘公文寫作中必須做到“五個結(jié)合”
一篇高質(zhì)量的公文除了啟迪人的思想、指導(dǎo)人們社會實踐，應(yīng)該還具備流暢的語言、清晰的邏輯結(jié)構(gòu)、嚴謹?shù)膶懽骷记傻龋旅娼o大家介紹文秘公文寫作中必須做到“五個結(jié)合”，歡迎閱讀!
文秘公文寫作中必須做到“五個結(jié)合”
一是堅持宏觀和微觀結(jié)合，增強公文的指導(dǎo)性。宏觀與微觀相互結(jié)合，是公文寫作的基本要求。一篇有價值、能指導(dǎo)工作實踐的公文，應(yīng)該做到既能體現(xiàn)上級指導(dǎo)思想、方針政策、領(lǐng)導(dǎo)意圖，也能契合本地區(qū)、本部門、本單位實際情況。
一個單位經(jīng)常要撰寫單位匯報材料，或是給上級領(lǐng)導(dǎo)聽，或是給兄弟單位聽。那么，如何使這個材料吸引領(lǐng)導(dǎo)注意力，引起與會者的共鳴?如何達到向兄弟單位推廣的目的?在寫作匯報材料時，若能把單位的特色工作、創(chuàng)新舉措和成效聚焦到本單位發(fā)展的重點、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的焦點、開拓創(chuàng)新的難點上來，則一定能吸引參會者的注意力，達到推廣經(jīng)驗、指導(dǎo)實踐的目的。
譬如，市政府外僑辦作為全市對外開放的前沿政府部門，在參加全省外事會議工作時，要匯報單位特色工作和創(chuàng)新工作，筆者緊密結(jié)合市外僑辦服務(wù)全市“一帶一路”交匯點建設(shè)，聚焦主題，撰寫了《用好機遇凝聚搶抓“一帶一路”建設(shè)力量》。全文圍繞“在工作重點上，突出‘一帶一路’”“在力量整合上，傾斜‘一帶一路’”“在決策參謀上，服務(wù)‘一帶一路’”這三個層面展開。文章引起與會者熱議，受到了上級領(lǐng)導(dǎo)好評。“一帶一路”既是國家發(fā)展戰(zhàn)略，也是江蘇省、連云港市聚力貫徹落實的戰(zhàn)略，深受國內(nèi)外關(guān)注。
筆者在寫作過程中，巧妙地結(jié)合這個議題，把文章內(nèi)容集中到外事僑務(wù)部門貫徹落實國家“一帶一路”戰(zhàn)略和結(jié)合外僑職能服務(wù)全市“一帶一路”建設(shè)上來，把外事僑務(wù)部門服務(wù)“一帶一路”置于國內(nèi)宏觀背景下進行論述，較好地做到了宏觀和微觀結(jié)合，自然而然引起了大家的興趣和共鳴，增強了文章的指導(dǎo)性和針對性。
二是堅持統(tǒng)述和分述結(jié)合，增強公文的層次性。統(tǒng)述和分述結(jié)合簡稱統(tǒng)分結(jié)合，有時候也可以叫總分結(jié)合。若把統(tǒng)述和分述相結(jié)合的方式靈活巧妙地運用到公文寫作中去，就能充分彰顯文秘人員的寫作功力和寫作水平。
一般情況統(tǒng)述會出現(xiàn)數(shù)字化的短語，譬如“五個結(jié)合”“四個強化”“三個提高”。概括來說，就是能夠駕馭紛繁復(fù)雜的材料，很好地歸納和概括標題與層次標題之間、句式與句式之間的邏輯層次關(guān)系。兩者的關(guān)系是，標題與層次標題的統(tǒng)分結(jié)合，標題統(tǒng)述，層次標題分述，層次標題下面需要進一步對自身內(nèi)容進行拓展論述。句式與句式之間的統(tǒng)分結(jié)合，前面一個句式統(tǒng)述，后面句式分述，后面句式一般不需要進行內(nèi)容拓展。
第一，統(tǒng)分結(jié)合在標題和層次標題之間的具體運用。例如，“圍繞三大活動，著力三個提升”作為一篇文章的標題，接下來層次標題是這么展開的：圍繞黨的群眾路線教育實踐活動，著力提升為僑服務(wù)的主動性(要展開論述怎么做以及取得的成效);圍繞僑情大普查活動，著力提升為僑服務(wù)的針對性(要展開論述怎么做以及取得的成效);圍繞“學(xué)習(xí)型機關(guān)”創(chuàng)建活動，著力提升為僑服務(wù)的實效性(要展開論述怎么做以及取得的成效)。層次標題很好地呼應(yīng)了文章標題，表述形象、論述有力、層次清晰，而且三個層次標題下面還有依次展開的論述。
第二，統(tǒng)分結(jié)合在句式與句式之間的具體運用。我們經(jīng)常在一段文字材料論述展開過程中(無論是文章的開頭、過渡、結(jié)尾，還是文章的主體部分)，看到類似這樣的語言表述：后面幾個語句對前面一個語句起著解釋說明的作用，讀起來節(jié)奏和諧、很有氣勢。
例如：堅持“三個落實”，就是落實領(lǐng)導(dǎo)、落實責(zé)任、落實機制;落實“三個強化”，就是強化創(chuàng)新、強化目標、強化考核;緊緊圍繞“一個重點”“兩條主線”，一個重點是“一帶一路”，兩條主線是經(jīng)貿(mào)合作和人文交流;做到“五個一”，黨組成員每人聯(lián)系一家涉外或僑港資企業(yè)，每半年走訪一次涉外、僑港資企業(yè)，撰寫一篇調(diào)研文章，解決一些實際問題，提供一些有價值的信息。這些句式有個共同的特征，前面的一個語句統(tǒng)述，后面語句圍繞前面統(tǒng)述語句依次說明，語言干脆凝練，給閱讀者一種形象直觀的感受。
也有一些句式較長的統(tǒng)分結(jié)合的示例：例如，我們在扎實開展《江蘇外事》通聯(lián)工作，首先，始終堅持“三個充分認識”，即充分認識《江蘇外事》是全省外事系統(tǒng)學(xué)習(xí)外事政策、探討外事理論、交流外事工作、宣傳外事成果的載體，充分認識《江蘇外事》是全省外事系統(tǒng)唯一的省級宣傳、學(xué)習(xí)、交流的刊物，充分認識配合做好《江蘇外事》通聯(lián)工作是宣傳連云港外事工作成果、借鑒先進地區(qū)外事經(jīng)驗的重要平臺。上述例子統(tǒng)分結(jié)合，既能梳理大小標題與層次標題、句式與句式之間的邏輯關(guān)系，也能很好地彰顯寫作者的語言概括力和表現(xiàn)力。
三是堅持虛寫和實寫結(jié)合，增強公文的飽滿性。虛實結(jié)合是日常公文寫作實踐中常用的方法，利用觀點和材料相結(jié)合，組成整篇公文結(jié)構(gòu)框架和基本內(nèi)容，這樣文章才會有血有肉。
公文寫作中的“實”材料，指的是具體事實、典型案例、調(diào)研材料、工作措施、真實數(shù)據(jù)等，實寫是讓文章觀點在具體的事實材料中得以凸顯，進一步增強文章觀點的說服力和可信度;公文寫作中的“虛”材料，指的是名言警句、政策理論、方針政策、指導(dǎo)思想等，虛寫就是借助于對某一問題的認識角度、立場看法，分析政策理論、指導(dǎo)思想等得出的觀點，例如，“根據(jù)《中共連云港市委、連云港市人民政府關(guān)于印發(fā)< 連云港市人民政府職能轉(zhuǎn)變和機構(gòu)改革實施意見> 的通知》要求，現(xiàn)已組建連云港市人民政府外事與僑務(wù)辦公室，原市人民政府外事辦公室、原市人民政府僑務(wù)辦公室一并撤銷。”可以看出上述決定的依據(jù)是市委、市政府的文件要求，這是虛寫的具體表現(xiàn)。
一般來說，公文尤其政府工作報告、調(diào)研報告、發(fā)言稿等材料既要實寫，也要虛寫。譬如，“調(diào)查研究是做好領(lǐng)導(dǎo)工作的一項基本功，調(diào)查研究能力是領(lǐng)導(dǎo)干部整體素質(zhì)和能力的一個組成部分。只有從嚴上要求，向?qū)嵦幹Γ拍苣贸黾确现醒刖瘛⒂仲N近當(dāng)?shù)貙嶋H、深受群眾歡迎的政策措施來。
因此，黨員干部下基層必須一竿子插到企業(yè)車間、賓館社區(qū)、農(nóng)田老舍，摸清真實的家底和存在的問題。”“調(diào)查研究是做好領(lǐng)導(dǎo)工作的基本功……政策措施來”，這兩句話分析了調(diào)研的重要性和調(diào)研從嚴的必要性，屬于虛寫部分。“黨員干部下基層……存在的問題”這句話提出調(diào)研工作要求和措施，屬于實寫部分。先虛后實、虛實結(jié)合、相得益彰、相互印證，很好地說明了調(diào)研工作必須“實打?qū)崱币约叭绾巍皩崱薄?/p>
四是堅持嚴謹和生動結(jié)合，增強公文的可讀性。公文留給人的一般印象是嚴肅、嚴謹、呆板，在寫作中，要如實客觀地反映問題、分析問題、解決問題，這些特點在法定公文中體現(xiàn)得最為明顯。但在事務(wù)文書中卻是另一番景象，嚴謹性和生動性互相結(jié)合在講話稿、演講稿、發(fā)言稿、致辭、賀詞等事務(wù)公文中運用得較為頻繁。
譬如筆者為市領(lǐng)導(dǎo)寫的一篇歡迎國外駐華使節(jié)來連云港市參加會議的致辭開頭：3 月的港城生機勃勃、暖意融融，在這孕育生命、蘊含希望的季節(jié)，我謹代表連云港市委市政府對各國駐華使節(jié)的到來表示熱烈的歡迎，對長期支持和關(guān)注連云港經(jīng)濟社會發(fā)展事業(yè)的各界朋友表示衷心的感謝。此致辭開頭既有描述季節(jié)的文學(xué)語言表達，也有致辭常規(guī)的公文寫作句式，較好地體現(xiàn)了公文語言的嚴謹性和生動性。
至于在公文寫作中，是公文化語言多一點，還是文學(xué)化語言多一點，這還是要因文而異，要堅持原則性和靈活性的統(tǒng)一。譬如重要會議上的講話稿、發(fā)言稿、匯報材料，應(yīng)該是文學(xué)化語言少一點，演講稿、先進個人事跡材料等文學(xué)化語言可以多一點。
五是堅持定量與定性結(jié)合，增強公文的靈活性。定量和定性，從公文語言表述層面來看，他們分別是運用精確語言和模糊語言來呈現(xiàn)某項事情發(fā)展的情態(tài)、變化以及成效。在公文寫作過程中，精確語言不可或缺，模糊語言也必不可少。精確語言是由于公文的政策性、嚴肅性決定的，模糊語言是由于公文的保密性、靈活性決定的。
定量分析，就是具體數(shù)據(jù)要真實可靠，譬如統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)、經(jīng)濟指標，是多少就是多少，具有較強的客觀性。一些地方政府在出現(xiàn)安全責(zé)任事故后瞞報死亡人數(shù)的教訓(xùn)至今還值得我們警醒，這就是忽視公文嚴肅性的具體表現(xiàn)。定性分析，帶有較強的主觀色彩，譬如在一篇公文當(dāng)中，我們可以看到“大幅提高”“明顯進展”“顯著進步”“長足成效”等詞語或者語句，這里的“大幅”“明顯”“顯著”“長足”都是定性分析。
在我們?nèi)粘懽鞯墓闹校绕涿磕暌欢鹊恼ぷ鲌蟾胬铮\用定量和定性相互結(jié)合方式進行表述隨處可見。因此，在公文寫作過程中，必須合理使用定性和定量分析，并把兩者結(jié)合起來，使公文表達更加準確、真實、靈活。
曹丕說：“蓋文章，經(jīng)國之大業(yè)，不朽之盛事。”說明文章對治國理政的重大作用，從另一個層面也蘊含了好文章、好作品對促進時代進步發(fā)展具有不可替代的功能。
因此，在公文寫作實踐中，廣大文秘工作者要銘記使命、結(jié)合實際、刻苦鉆研、積極探索，巧用這“五個結(jié)合”，樹立精品意識，撰寫高質(zhì)量的公文，為個人、為單位，也為這個社會、民族作出自己應(yīng)有的貢獻。
公文寫作的基本原則
在撰寫公文時，必須遵循一系列的原則，以確保文稿的規(guī)范性、準確性和有效性。這些原則包括：
規(guī)范性：公文寫作應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及企業(yè)內(nèi)部的公文寫作規(guī)范，確保文稿格式正確、語言嚴謹。
準確性：內(nèi)容必須真實可靠，數(shù)據(jù)準確無誤，避免任何形式的誤導(dǎo)和歧義。
有效性：公文的目的在于傳達信息、溝通意見，因此必須確保接收者能夠準確理解并采取相應(yīng)行動。
公文寫作的基本原則
在撰寫公文時，必須恪守一系列的原則，以確保文稿的規(guī)范性、準確性和有效性。這些原則具體包括：
合規(guī)性：公文內(nèi)容不得與國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及企業(yè)內(nèi)部的公文規(guī)范相抵觸，確保文稿格式規(guī)范、語言嚴謹。
真實性：內(nèi)容必須真實可靠，數(shù)據(jù)精準無誤，以杜絕任何形式的誤導(dǎo)和誤解。
明確性：公文的目的在于信息傳遞和意見溝通，因此必須確保接收者能夠清晰理解并采取相應(yīng)行動。
公文寫作的格式要求
（一）公文用紙：統(tǒng)一采用A4型紙，其尺寸為210mm×297mm。左側(cè)裝訂時，釘距要適中（通常在上四分之一處和下四分之一處），確保裝訂整齊牢固，無壞釘、無漏釘、無重釘。
（二）行文格式要求：
標題格式：標題的字體通常選擇宋體或黑體，字號應(yīng)大于正文，一般采用2號宋體字（加粗）。標題可居中排布，占據(jù)正文寬度的三分之二左右。若標題字數(shù)較少，可適當(dāng)加大字距；若字數(shù)較多，超過正文寬度的四分之三，則應(yīng)根據(jù)語句長短進行分行排列。
分行規(guī)則：在編排標題時，應(yīng)遵循“分行不破詞”的原則，即避免將一個詞或數(shù)字分割成兩行。
（1）直線式：適用于15字以內(nèi)的標題，如“XX學(xué)院第二屆大學(xué)生藝術(shù)展演方案”。
（2）短長式：適用于15至28字的標題，如“XX學(xué)院經(jīng)濟與工商管理系20XX屆畢業(yè)生安全文明離校工作方案”。
（3）長短式：適用于29至33字的標題，如“共青團XX學(xué)院經(jīng)濟與工商管理系委員會關(guān)于免去XXX職務(wù)的報告”。
（4）紡錘式：也被稱為“橄欖型”或“梭子式”，適用于34至45字的標題，如“XX學(xué)院經(jīng)濟與工商管理系學(xué)生會關(guān)于召開XX學(xué)院經(jīng)濟與工商管理系第一次學(xué)生代表大會的請示”。
3. 正文格式：標題下方需空出一行，之后開始撰寫正文。正文通常使用仿宋體字體，字號為3號。若正文中出現(xiàn)小標題，則可以使用3號宋體字（加粗）或黑體字進行標注。
結(jié)構(gòu)層次：在撰寫正文中，如需多個層次，應(yīng)依次使用“一、”、“（一）”、“1.”和“（1）”進行標明。各層次標題的字體建議為：一級標題用黑體，二級用楷體，三級用宋體加黑，四級與正文相同。
表格處理：若正文中需要插入表格，應(yīng)將其作為附件單獨列出，避免打斷公文的整體邏輯。盡管某些情況下也可能在正文中穿插小表格，但需謹慎處理以保持閱讀的連貫性。
附件標識：若公文包含附件，則在正文結(jié)束后空出一行，左對齊位置使用4號仿宋字標識“附件”，后跟全角冒號和附件名稱。
落款與日期：落款即發(fā)文機關(guān)或單位名稱，字體和字號與正文保持一致，并應(yīng)居左對齊。日期則表示成文時間，可按照要求插入日期和時間。
印章位置：印章應(yīng)加蓋在正文的最后一行之內(nèi)，且端正居中，壓在成文時間上。若印章下弧無文字，則采用下套方式；若印章下弧有文字，則采用中套方式。確保印章為紅色，且位置恰當(dāng)。
行距調(diào)整：行距應(yīng)統(tǒng)一設(shè)置為1.25倍行距，以確保公文的整體美觀和閱讀舒適度。
需注意的細節(jié)與問題
在撰寫公文時，除了遵循上述格式要求外，還需注意一些細節(jié)問題。例如，層次標號與文字之間的距離可通過回車后使用Ctrl＋Z進行微調(diào)；同時，確保行距一致，以保持公文的整體協(xié)調(diào)性。通過注意這些細節(jié)，可以進一步提高公文的質(zhì)量和可讀性。
全稱與簡稱：在公文中，首次出現(xiàn)的人名、地名或組織機構(gòu)名應(yīng)使用全稱。若為方便行文且名稱較長，可在初次使用時說明其簡稱，并在后續(xù)使用中直接采用。
標點符號的規(guī)范使用：應(yīng)注意避免將間隔號“”誤寫為點號“.”，同時確保連接號的用法正確，如“2008年3月26—28日”中的連接號應(yīng)占一字位置并上下居中。
日期與正文的距離：日期與正文之間的距離應(yīng)依據(jù)印章大小來調(diào)整，確保印章能完整地蓋在成文日期上，且上距正文不超過一行的空白。
標題中的標點：公文標題中通常不使用標點符號，但書名號和引號除外。
逗號的正確使用：在公文中，逗號用于句子內(nèi)部成分之間的停頓，應(yīng)避免“一逗到底”的情況，即一句話說完后要及時用句號斷開。
頓號的誤用：頓號主要用于句子內(nèi)部并列詞語之間的停頓，需與逗號、分號、句號區(qū)分使用。在公文寫作中，要避免頓號、逗號、分號、句號的混用。
書名號的濫用：書名號僅限于用于書名、報刊名、文件名、文章名等，不得用于證件名、會議名等。使用時需嚴格遵守規(guī)范。
錯別字檢查：公文寫作中應(yīng)仔細檢查錯別字，確保文字的準確性。
公文種類
上行文，即下級向上級領(lǐng)導(dǎo)的行文，是自下而上的溝通方式。典型的上行文包括報告和請示。
下行文，則是上級領(lǐng)導(dǎo)向下級機關(guān)的行文，方向相反。這類公文包括命令、決定、指示和批復(fù)等，用于傳達上級的意志和決策。
平行文則適用于同級機關(guān)或互不隸屬機關(guān)之間的溝通。這種行文方式旨在協(xié)調(diào)不同機關(guān)之間的工作和關(guān)系。
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