辦公文秘：怎樣接待外賓
接待是辦公文秘的重要工作之一，接待好外賓，對公司形象有直接的影響。
如何接待外賓?在接待外賓過程中經常遇到的一些禮儀程序和不同方式的活動，如迎送、宴請、會見、會談等。
關于邀請的方式。外賓來訪，通常要由東道國先發出邀請，這既是禮節，也是一項必要的手續。邀請一般應以局面方式進行，被邀者在接到邀請函后，應及時給予答復，并據此辦理有關的手續。邀請函除表示歡迎之意外，也表明被邀請者的身份、訪問的性質以及訪問的日期和時間等內容。有時，為了表示客氣，也可請被邀者在他認為“方便的時候”來訪，或將時間留待以后“另行商定”。
有些國家對邀請外國領導人來訪，做出了某些規定。例如，我國規定，應邀來訪的國家元首、政府首腦訪華天數一般以5天為限，最長不超過7天。其抵京日期，應避開中方的節假日和星期天。如因航班等原因實難避開，則抵京當日中方不安排正式活動。關于接待外賓的費用，國際上比較通行的做法是，來訪者的國際旅費由來訪者自己負擔，在抵達東道國國境后的住宿交通等，由東道主招待。告別宴會或答謝宴會的費用，由來訪者自理。但費用問題也可由雙方通過協商決定。例如，對某些外賓安排自費來訪，東道主除付設宴招待的費用外，全部住宿交通費均由來訪者自行負擔。還有的國家因財力所限，對來訪代表團有人數限制，或在邀請時，即言明邀請的人數，超出部分的人員，費用自理。據俄羅斯《消息報》1995年月日1月3日報道，外國總統訪俄，俄方只負擔12~15人的費用，俄總統出訪，對方也是這么辦。隨領導人來訪的企業家、記者等的費用一般自理;專機機組人員的費用，除雙方民航有互惠協定外，一般亦應自理。
為了搞好接待，在外賓抵達以前，就應做好充分的準備工作。首先，要搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況。例如，來訪外賓的總人數，是否包括主賓和其他人員的配偶，來訪人員的職務、性別、禮賓次序等情況，這些均可請對方事先提供。重要國賓來訪，其隨訪人員中，有正式隨行人員(或代表團團員)和工作人員之分，而正式隨行人員中有的還是政府的高級官員。此外，有的國家領導人來訪，隨行的還有企業家、記者以及專機的機組人員等。這些都應在事先了解清楚，以便由有關單位做好相應的接待準備。
對于外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習慣等也可事先向對方探詢，必要時，還可向對方索要來訪者的血型資料。擬訂來賓訪問日程前，還要向對方了解清楚抵離的日期和時間、交通工具和施行路線、對參觀訪問的具體愿望等。飛機起降的具體時間，可經由民航部門密切掌握。
訪問日程一般應由東道國道國首先提出。日程草案擬訂后，可先將主要內容告知對方，以便聽取對方意見，并使對方有所準備。日程安排的好壞，對訪問的成功與順利進行具有重要的意義。特別是國家領導人的訪問，既要使日程安排符合禮議規格的一般要求，又要避免使人感到所有這類訪問都千篇一律。在擬訂日程草案時，除了遵循通常的禮儀程序以外，還要考慮以下一些因素：1.訪問的目的和性質;2.訪問者的愿望;3.訪問者同東道國的哪些人和事有特殊的關系;4.訪問者過去是否曾經來訪過，哪些項目過去已經看過，如何使本次訪問更具特色;5.來訪者的年齡及身體狀況能適應的活動限度;6.代表團其他成員的特殊要求與安排，特別是主賓的夫人，有時可以另行排一些有意義的活動。除了以上因素以外，主方領導人的時間安排是一個十分重要的因素，事先應當同有關的辦 公室聯系好。
日程安排的松緊應適當。活動安排太少，讓客人有時在賓館里無所事事，會感到受冷遇;活動安排太多，又會令客人筋疲力盡。要保持日程安排適當平衡確非易事。為了讓客人在有限的時間內，多看一些東西，多接觸一些人，常常容易把日程排得太滿，沒有輕松休息的時間。美國前總統艾森豪威爾談起英國女王緊張的訪美日程時說：“她們一定希望有時間休息安靜一下。……如果任何助手敢把我的日程安排得像她們的那樣(緊張)，我就要把他解雇。”
有些大型代表團來訪，為了達到更好的效果，可以安排他們分組活動。有的次要活動，可以安排代表團其他成員參加，以減輕主賓的勞累。接待規格的高低，體現了對來訪客人的重視程度和歡迎的熱烈程度。
對于接待規格的高低也往往比較敏感。因此，對于來訪客人的接待規格要妥善掌握。要從領導哪了解熟悉這些規則。比如，筆記好領導重要外賓的名單。
接待規格的高低常常從各方面表現出來。例如，宴會規模的大小，出席宴會的主方人員的身份;某些禮儀活動的隆重程度等，甚至有時住房和交通工具的安排，也會被人視為接待規格高低的反映。因此，對于同一級別的國賓，應保持大體上差不多的接待規格，以免給人以厚此薄彼的感覺。而對于某些在政治上或兩國關系上有特殊需要的國賓給以“破格”的接待，則可能會收到明顯的效果。
接待規格雖然可以從多方面反映出來，但領導人的接見尤其重要。由誰接見，談得怎么樣，都是人們所關注的熱點。有時候，東道國的主要領導人不在首都，來賓亦愿特意去外地會見。所以，在擬訂接待計劃和安排活動日程時，對領導人的接見，要給予特別的重視。
各國對來訪外賓，尤其是國賓的安全，都特別重視。有些國家在重要國賓來訪時，采取特別的安全警戒措施。這是因為東道國政府有責任保證客人在其境內逗留期間的人身安全。按照國際上通常的做法，國賓來訪，自入境之時起，其安全保衛的責任，就落在東道國肩上。東道國政府應同來訪國政府配合，精心制定保護他們的計劃，包括警察護送、現場控制、近身保衛、食物品嘗、交通安全以及其他一切必要的技術和預防性措施。禮賓部門在考慮日程和活動現場的安排時，也應將安全因素考慮在內。
外賓來訪期間的生活接待十分重要。住房、坐車、生活起居，要盡量使其舒適、方便、安全，飲食應當可口。住地應當選擇在環境優美安靜的地段，以便使來賓在繁忙緊張的活動之后得到適當的歇息。國事訪問一般以住國賓館、高級飯店為多，這些地方設備好，服務周到有經驗。也有的國家為了講究禮儀規格而安排來賓住在王宮、別墅等地方。元首住地應升來訪國的國旗或元首旗。住房的分配，身邊工作人員，如秘書、譯員、近身警衛和服務人員等應住在靠近主賓的房間。對代表團中的高級官員亦應妥善安排。除非不得已的情況，單身漢亦應安排單獨房間，而不要安排單身漢兩人合住。住房可由東道主安排分配后，再征求客人意見;也可將房間位置圖提前交給對方，請對方自行安排。
常年有外賓居住的高級賓館、飯店，都應把搞好生活接待、不斷提高服務質量作為其孜孜不倦的奮斗目標，不但要配備先進的生活設備，而且要有優質的服務。對客人要細致周到、體貼溫馨，于細微處見精神。有一位紐約商人是泰國曼谷東方飯店的常客，有一次他在星期五住進這家飯店，發現飯店把他的房間安排在二樓靠近樓梯的地方，他見此深受感動，因為基于宗教的緣由，他在星期五不能搭乘電梯。事情雖小，其情可嘉。
關于飲食，應按外賓的習慣和愛好，盡量搞好。還應按外賓習慣，在房間內準備一些飲料、水果等，供其隨時取用。
對于來賓國家的國旗(元首旗)的旗樣和制作說明，國歌的樂譜可以通過外交途徑向對方索要。此外，還要收集一些來訪國的樂曲，供奏席間樂及晚會表演時用。
國賓來訪，一般都要送禮給東道國的領導人和工作人員，東道國亦相應贈禮答謝。領導人互贈禮品，可在會見時當面致送，也可通過禮賓工作人員轉交;給一般隨行人員和工作人員的禮品，則可收禮賓人員轉交。送禮要避免千篇一律，重復雷同，因此對每次來訪國賓的禮物，應有所記載，以備日后查閱。送給來訪國賓的禮物，應爭取隨專機帶走。如無專機，則一般不宜贈送大件易碎難運的禮品，以便于賓客作為隨身行李運走。
我國做法是，外國國家元首來訪，我駐該國的大使可以提前或陪同來賓回國，參加接待工作。有時，外國政府首來訪，亦可作此安排。這不但有利于溝通情況，做好接待工作;而且有利于我駐外大使在訪問結束返館后，在當地開展工作。這也是符合一般國際禮儀的做法，其他國家也有類似做法。來訪國賓去首都以外的其他城市訪問，交通工具一般應由東道國安排。外國元首、政府首腦一般安排乘坐專機或火車專列，也有乘包機或火車上加掛專用車廂的。其他一般代表團乘坐班機。公路交通發達的國家，也可視情況乘汽車。
國家元、政府首腦去外地，均由政府派其他高級官員陪同前往。當地的市長、省長舉行歡迎宴會，致歡迎詞，來訪的主賓或其他主要官員答詞。省、市長一般應陪同參觀訪問。政治性會談一般在首都舉行，個別情況下也在外地舉行的。著名的中美《上海公報》就是最終在上海談定并公布的。
接待外賓，特別是接待重要國賓，任務重，時間緊，是一項涉及外事、公安、交通、民航、首都和外省市等許多單位和人員的綜合工程。國家主要領導人常常親臨參加，親自主持，并有廣泛的群眾參與。因此，各國都有一支精明、干練、經過培訓能相互默契配合的接待人員隊伍。這也是做好接待工作的一項基本保證。
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