施工合同管理規(guī)章制度
合同管理制度是為加強(qiáng)合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制訂合同管理制度。
施工合同管理規(guī)章制度
目錄
一、總則……………………………………………………………………………………………2
二、機(jī)構(gòu)和職責(zé)……………………………………………………………………………………2
三、合同簽訂………………………………………………………………………………………4
四、合同報批………………………………………………………………………………………5
五、合同履行………………………………………………………………………………………6
六、合同履行評價和支付…………………………………………………………………………7
七、合同糾紛的處理………………………………………………………………………………8
八、附則……………………………………………………………………………………………9
一、 總則
1.1 目的
為防范市場風(fēng)險及法律風(fēng)險，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，減少因合同簽訂、履行及后期服務(wù)過程中的不規(guī)范行為導(dǎo)致的糾紛，依據(jù)中華人民共和國《合同法》、《建筑法》等其它相關(guān)法規(guī)，結(jié)合我公司實際情況，特制定本制度。
1.2 范圍
本規(guī)定適用于本公司所有的工程合同，包括設(shè)計、工程施工、采購、機(jī)械設(shè)備租賃等合同，勞務(wù)分包合同管理制度另行規(guī)定。
二 、機(jī)構(gòu)和職責(zé)
本公司工程合同管理實行三級管理各負(fù)其責(zé)的辦法，即項目組負(fù)責(zé)合同的具體實施;職能部門負(fù)責(zé)技術(shù)支持，后勤保障并監(jiān)督檢查合同實施情況;總經(jīng)理總體負(fù)責(zé)的三級管理制度。
2.1 總經(jīng)理
總經(jīng)理是工程合同的最高管理者，對合同從獲得到履行的全過程進(jìn)行決策和管理，代表本公司承擔(dān)合同履行責(zé)任、行使合同權(quán)利;對公司內(nèi)各分公司、各部門在合同承攬、履行過程中的職責(zé)履行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查及考核。其主要職責(zé)如下：
(1)負(fù)責(zé)審定本公司工程合同管理的相關(guān)制度;
(2)負(fù)責(zé)確定合同承攬意向，審定重大項目合同文件;
(3)代表公司與合同簽訂意向人(以下簡稱意向人)進(jìn)行溝通、合同談判，或授權(quán)相關(guān)人
員與意向人進(jìn)行溝通、合同談判;負(fù)責(zé)合同承攬過程中重大問題的決策，并進(jìn)行相
關(guān)協(xié)調(diào)工作;
(4)審批合同評審意見;
(5)監(jiān)督檢查本公司各職能部門和項目組在合同獲得、合同履行過程中的工作質(zhì)量，并
進(jìn)行評價考核。
(6)總經(jīng)理可以授權(quán)其他人員承擔(dān)部分工程合同管理責(zé)任。
2.2 營銷部
營銷部門是本公司工程合同管理的職能機(jī)構(gòu)，在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)合同管理工作中的組織、檢查、支持及評價考核等。其主要職責(zé)如下：
(1)負(fù)責(zé)組織修訂和完善本公司合同管理制度;
(2)負(fù)責(zé)組織制訂公司投標(biāo)文件格式文本;
(3)負(fù)責(zé)組織項目投標(biāo)、合同談判、合同評審以及合同簽訂的相關(guān)工作;
(4)組織公司有關(guān)部門對合同進(jìn)行評審并出具審查意見;
(5)組織協(xié)調(diào)合同的履行，監(jiān)督、檢查各部門和項目組合同履行情況，考核評價履行結(jié)
果;
(6)參與合同糾紛的調(diào)查處理，組織制訂解決方案;
(6)負(fù)責(zé)共和合同印章的管理，負(fù)責(zé)合同的登記和備案工作，建立合同臺帳;
(7)負(fù)責(zé)合同產(chǎn)值的統(tǒng)計分析和合同結(jié)清管理工作;
(8)負(fù)責(zé)公司合同文本的歸檔工作。
2.3 工程技術(shù)部
工程技術(shù)部是公司技術(shù)質(zhì)量管理的職能部門，是合同的執(zhí)行和支持部門，負(fù)責(zé)合同獲得和履行過程中的技術(shù)支持保障，監(jiān)督檢查合同服務(wù)的技術(shù)工程質(zhì)量責(zé)任，主要職責(zé)如下：
(1)參與市場信息分析篩選，從技術(shù)方面提出建議;
(2)參與投標(biāo)文件和服務(wù)合同文件格式文本的制訂工作，負(fù)責(zé)組織制訂相關(guān)技術(shù)、質(zhì)量
部分的內(nèi)容;
(3)負(fù)責(zé)合同獲得過程中的技術(shù)工作，負(fù)責(zé)組織編制重要項目的技術(shù)標(biāo)書，負(fù)責(zé)一般項
目技術(shù)標(biāo)書的審定;招標(biāo)文件中有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的理解、掌握;
(4)負(fù)責(zé)采購合同、機(jī)械設(shè)備租賃合同中技術(shù)規(guī)格、技術(shù)條件的制訂;
(5)負(fù)責(zé)合同履行過程中的技術(shù)指導(dǎo)以及技術(shù)質(zhì)量的監(jiān)督檢查;
(6)負(fù)責(zé)合同技術(shù)成果的審核、出版;
(7)負(fù)責(zé)合同技術(shù)資料、成果的歸檔管理。
2.4 財務(wù)部
財務(wù)部是公司財務(wù)管理的職能部門，在合同管理方面負(fù)有資金保障、成本核算和收入管理責(zé)任，主要職責(zé)如下：
(1)負(fù)責(zé)為合同的承攬和履行提供資金保障;
(2)負(fù)責(zé)合同成本核算;
(3)負(fù)責(zé)合同收入管理，費(fèi)用統(tǒng)計并督促合同費(fèi)用的回收。
2.5 綜合管理部
綜合管理部是公司行政管理職能部門，在合同管理方面負(fù)有后勤支持保障責(zé)任，主要如下：
(1)負(fù)責(zé)合同承攬過程中的后勤保障;
(2)負(fù)責(zé)項目組合同履行過程中設(shè)施、設(shè)備的保障;
(3)負(fù)責(zé)合同現(xiàn)場服務(wù)結(jié)束后設(shè)施、設(shè)備的撤場管理。
2.6 項目組
項目組是公司工程合同承攬和履行的主要實施人，主要職責(zé)如下：
(1)負(fù)責(zé)市場信息的收集和篩選;
(2)負(fù)責(zé)將項目投標(biāo)信息提交營銷部備案，根據(jù)營銷部的統(tǒng)一安排，負(fù)責(zé)或協(xié)助營銷部
進(jìn)行項目投標(biāo)聯(lián)絡(luò)、標(biāo)書購買以及標(biāo)書編制工作;
(3)根據(jù)營銷部的統(tǒng)一安排，負(fù)責(zé)或協(xié)助營銷部承擔(dān)投標(biāo)的相關(guān)工作;
(4)根據(jù)營銷部的統(tǒng)一安排，負(fù)責(zé)或協(xié)助營銷部進(jìn)行合同商談及擬定，將負(fù)責(zé)初步商談
的合同草稿文本提交營銷部進(jìn)行評審;
(5)根據(jù)營銷部的統(tǒng)一安排，負(fù)責(zé)或協(xié)助合同簽訂，并將簽訂的合同送達(dá)有關(guān)部門;
(6)定期匯報合同的履行情況及存在的問題，若有合同變更或補(bǔ)充協(xié)議的簽訂均需及時
報告營銷部批準(zhǔn);
(7)負(fù)責(zé)合同款的催收。
三、 合同簽訂
3.1 簽訂準(zhǔn)備
(1)各項目組負(fù)責(zé)人或信息人員獲得項目信息后，首先初步確認(rèn)其真實性，確認(rèn)后進(jìn)行
項目跟蹤，并由項目組負(fù)責(zé)人到營銷部進(jìn)行登記備案，營銷部接到項目信息后，進(jìn)行信息分析篩選，并上報分總經(jīng)理;
(2)營銷部和項目組繼續(xù)跟蹤項目信息，及時掌握項目動態(tài)，做好市場調(diào)查分析及資信
調(diào)查工作;
(3)公司法人代表授權(quán)項目組相關(guān)人員為項目組合同簽訂代理人，授權(quán)到期后，上報營
銷部結(jié)合項目組合同管理考核情況進(jìn)行復(fù)簽。
3.2 合同評審
為保證合同質(zhì)量，公司所有工程合同簽訂前均進(jìn)行評審，合同評審采用會議評審和非會議評審兩種方式。對重要合同采用會議評審的方式，由總經(jīng)理召集項目組和各職能部門集體評審，并做好評審記錄;一般合同可以由各職能部門分別審閱，填寫評審記錄。只有經(jīng)過評審后，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的合同才能加蓋合同專用章。
3.2.1 合同評審的內(nèi)容
(1)對方的主體資信和履行能力;
(2)合同內(nèi)容條款是否符合法律、法規(guī)及本公司的有關(guān)規(guī)章制度;
(3)合同內(nèi)容條款是否公平公正;
(4)合同約定的內(nèi)容能否按期完;。
(5)合同價款和結(jié)算方式是否合理;
(6)合同文字表達(dá)是否清楚、無歧義;
3.2.2 合同評審的程序
(1)各項目組填寫《合同評審記錄》;
(2)營銷部組織相關(guān)部門進(jìn)行審核;
(3)總經(jīng)理審定批準(zhǔn);
(4)營銷部登記歸檔。
3.2.3 合同評審的時間
合同評審在充分了解意向人的意圖及項目的詳細(xì)工程信息后、合同談判之前進(jìn)行。
3.3 合同談判
(1)接到營銷部上報的項目信息后，總經(jīng)理組織相關(guān)職能部門召開項目協(xié)調(diào)會，針對項目具體情況，對合同相關(guān)條款進(jìn)行評審，提出評審意見，預(yù)定談判目標(biāo)，選擇最佳談判方案，確定合適的參加談判人員;
(2)重大項目由總經(jīng)理主持談判，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：
A.大型央企或國企新建或擴(kuò)建工程，合同額RMB3000萬元(含)以上;
B.公用事業(yè)工程或地方政府重點(diǎn)投資工程;
C.地標(biāo)工程;
(3)合同條款要嚴(yán)密、完備、合法。
3.4 合同文本
合同文本應(yīng)采用國家或省直轄市行業(yè)主管部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)文本;若非標(biāo)準(zhǔn)文本，項目組必須對合同條款進(jìn)行認(rèn)真研究，經(jīng)營銷部審查確認(rèn)后方可使用。
3.5 合同蓋章、登記備案
(1)合同談判結(jié)束后，營銷部對談好的工程合同加蓋公司合同專用章，項目組按照約定份數(shù)送達(dá)業(yè)主等相關(guān)部門，同時呈報工程所在地主管部門一份進(jìn)行備案;
(2)本公司要求業(yè)務(wù)合同份數(shù)至少原件4份，報營銷部存檔，由營銷部轉(zhuǎn)交工程技術(shù)部、財務(wù)部各1份，項目組留存1份;
(3)業(yè)主單位簽訂后10日內(nèi)，項目組到營銷部辦理相關(guān)備案登記手續(xù)，原件報營銷部存檔。
四、 合同報批
合同簽訂后，營銷部門到北京市住房城鄉(xiāng)建設(shè)委辦理登記備案手續(xù)。
五、 合同履行
合同履行是公司作為服務(wù)合同的`供應(yīng)方提供技術(shù)服務(wù)、履行合同責(zé)任過程，主要分為四個階段，即合同履行策劃和準(zhǔn)備階段、合同服務(wù)實施階段、技術(shù)成果編審階段和合同后期服務(wù)階段。
5.1 合同履行策劃和準(zhǔn)備階段
合同履行策劃和準(zhǔn)備階段是為合同履行進(jìn)行策劃、技術(shù)準(zhǔn)備和人員設(shè)備準(zhǔn)備的過程，以保證合同順利履行，本階段各部門的主要工作如下：
(1)項目組根據(jù)合同履行策劃大綱編審要求編寫合同履行策劃大綱，經(jīng)項目組內(nèi)部審核合格后報工程技術(shù)部，組織審批，并依據(jù)已批準(zhǔn)的合同履行策劃大綱編制項目成本預(yù)算，組織技術(shù)、人員、設(shè)備等開工準(zhǔn)備工作;
(2)合同履行策劃大綱經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審批后由營銷部分別送達(dá)工程技術(shù)部、綜合管理不和財務(wù)部，以便做好相關(guān)管理工作;
(3)營銷部根據(jù)合同履行策劃大綱做好合同預(yù)算審核、制訂項目進(jìn)度檢查計劃;
(4)工程技術(shù)部根據(jù)合同履行策劃大綱制訂質(zhì)量管理計劃和技術(shù)支持保障計劃;
(5)綜合管理部根據(jù)合同履行策劃大綱進(jìn)行后勤和安全環(huán)保文明施工管理計劃;
(6)財務(wù)部根據(jù)合同履行策劃大綱進(jìn)行資金保障和項目成本核算。
5.2 合同服務(wù)實施階段
根據(jù)經(jīng)審批(已批準(zhǔn))的合同履行策劃大綱，項目組以及各職能部門分別按職責(zé)分工承擔(dān)合同服務(wù)實施階段的責(zé)任。
(1) 項目組按照合同要求具體承擔(dān)合同實施責(zé)任，根據(jù)已批準(zhǔn)的合同履行策劃大綱展開工作，認(rèn)真做好質(zhì)量、進(jìn)度、安全環(huán)保和文明施工都相關(guān)工作，并定期或不定期按照要求匯報合同履行情況;
(2)營銷部根據(jù)制定的檢查計劃對合同的履行進(jìn)行檢查;
(3)工程技術(shù)部根據(jù)質(zhì)量管理計劃進(jìn)行質(zhì)量考評，并根據(jù)技術(shù)支持保障計劃和現(xiàn)場實際情況進(jìn)行技術(shù)支持和幫助;
(4)綜合管理部根據(jù)現(xiàn)場需要提供后勤保障，按照安全環(huán)保文明施工管理計劃做好安全環(huán)保和文明施工的監(jiān)督檢查工作。
5.3 技術(shù)成果文件編審階段
技術(shù)成果文件編審階段是合同履行過程中技術(shù)資料整理和成果形成的階段，是合同服務(wù)產(chǎn)品為業(yè)主提供的最終技術(shù)成果文件過程，本階段的主要工作內(nèi)容和程序如下：
(1)項目組將合同服務(wù)實施的過程記錄進(jìn)行整理，并根據(jù)過程記錄編寫技術(shù)成果文件，經(jīng)項目組內(nèi)部審核后報送工程技術(shù)部;
(2)工程技術(shù)部按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和合同履行策劃大綱對技術(shù)成果文件進(jìn)行審核;
(3)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)技術(shù)成果文件;
(4)工程技術(shù)部組織出版技術(shù)成果文件;
(5)項目組向業(yè)主報送技術(shù)成果文件。
5.4 合同后期服務(wù)階段
合同后期服務(wù)是合同完全履行的重要組成部分，本階段的主要工作內(nèi)容、職責(zé)和程序如下：
(1)項目組按照合同履行策劃大綱進(jìn)行合同后期服務(wù)工作，與業(yè)主保持良好溝通;
(2)營銷部依據(jù)合同履行策劃大綱對項目組的后期服務(wù)進(jìn)行檢查指導(dǎo);
(3)工程技術(shù)部依據(jù)合同履行策劃大綱對項目組的后期服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查指導(dǎo)，參與后期服務(wù)過程中疑難問題的解決。
六、合同履行評價和支付
6.1 竣工撤場清理
對需要進(jìn)行現(xiàn)場實施的服務(wù)合同，在完成現(xiàn)場作業(yè)后，項目組要進(jìn)行合同項目的竣工撤場清理，并向營銷部提交竣工撤場報告。根據(jù)竣工撤場報告，各職能部門按職責(zé)分工進(jìn)行竣工撤場的管理工作。
(1)營銷部進(jìn)行合同服務(wù)工期的檢查;
(2)工程技術(shù)部進(jìn)行技術(shù)成果文件的審查準(zhǔn)備;
(3)財務(wù)部進(jìn)行合同項目成本的核算;
(4)綜合管理部進(jìn)行現(xiàn)場設(shè)施、設(shè)備的撤場管理。
竣工撤場報告的內(nèi)容和要求另行制訂。
6.2 合同技術(shù)資料歸檔
項目組提交了技術(shù)成果文件后，應(yīng)將合同履行過程中形成的技術(shù)資料整理，提交工程技術(shù)部審核歸檔。
有關(guān)合同技術(shù)文件整理歸檔的相關(guān)要求另行制訂。
6.3 合同履行后評價
在項目組提交了技術(shù)成果文件、提供了后期服務(wù)等合同履行責(zé)任后，進(jìn)行合同履行情況評價。合同履行情況評價的主要內(nèi)容、程序和分工如下：
(1)項目組編制合同履行情況報告，提交營銷部;
(2)業(yè)務(wù)科負(fù)責(zé)合同履行評價的組織工作，并具體負(fù)責(zé)業(yè)主對服務(wù)合同履行情況的評價;
(3)營銷部負(fù)責(zé)合同技術(shù)質(zhì)量服務(wù)情況的評價;
(4)財務(wù)部負(fù)責(zé)合同項目成本效益評價;
(5)綜合管理部負(fù)責(zé)設(shè)施設(shè)備管理、安全文明生產(chǎn)情況評價;
(6)總經(jīng)理負(fù)責(zé)對各職能部門合同履行情況的評價。
6.4 合同清結(jié)和歸檔
在項目組提交了技術(shù)成果文件、提供了后期服務(wù)等合同履行責(zé)任，收回了合同服務(wù)費(fèi)用后，進(jìn)行合同清結(jié)。合同清結(jié)的具體工作程序和要求如下：
(1)項目組填報合同清結(jié)報告，報營銷部審核;
(2)營銷部組織審核后，辦理合同清結(jié)手續(xù);
(3)營銷部將合同經(jīng)濟(jì)資料整理歸檔。
七、合同糾紛的處理
7.1、合同在履行過程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)按《合同法》、《民事訴訟法》等有關(guān)法律、法規(guī)和本制度處理。
7.2、處理合同糾紛的原則:
(一) 及時處理的原則;
(二) 雙方協(xié)商解決的原則;
(三) 維護(hù)公司合法權(quán)益的原則。
7.3、糾紛發(fā)生后，承辦人應(yīng)及時向所在部門、合同管理員和法務(wù)人員遞交合同糾紛說明，同時應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù)(原件或復(fù)印件):
(一) 合同文件(包括變更、解除合同的協(xié)議、電報、電傳、傳真、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權(quán)委托書，介紹信及其他有關(guān)資料等);
(二) 貨款的承付、托收憑證、信用證、完稅憑證、有關(guān)財務(wù)賬目;
(三) 作為質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品及鑒定報告、檢測結(jié)果等;
(四) 證人證言;
(五) 其他證據(jù)材料。
7.4、法務(wù)人員根據(jù)情況，在 5個工作日內(nèi)提出處理意見，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
7.5、合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致處理意見的，應(yīng)訂立書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋法人公章。
7.6、對經(jīng)協(xié)商無法解決的糾紛，如屬對方過錯或違約，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，法務(wù)人員可向仲裁委員會申請仲裁或向人民法院起訴;若對方已經(jīng)向仲裁委員會申請仲裁或向人民法院起訴，法務(wù)人員應(yīng)積極參加仲裁或應(yīng)訴，并應(yīng)當(dāng)在 5個工作日內(nèi)提出參加仲裁或應(yīng)訴意見，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
7.7、雙方已簽署的解決合同糾紛協(xié)議書、仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書，仲裁裁決書及法院的調(diào)解書、判決書，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，交法務(wù)人員、合同承辦部門收執(zhí)，督促該文書的履行。
7.8、對方當(dāng)事人在規(guī)定期限屆滿后沒有履行上述文書規(guī)定義務(wù)的，合同承辦部門承辦人應(yīng)及時通知法務(wù)人員。
7.9、對方當(dāng)事人逾期不履行已發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁裁決書或判決書，由法務(wù)人員代表公司依法向人民法院申請強(qiáng)制執(zhí)行。
八、 附則
(1)本辦法自發(fā)布之日起實行。
(2)本辦法解釋權(quán)在營銷部。
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