采購合同管理辦法

時間：2024-06-04 16:12:34 合同法規

采購合同管理辦法

　　公司采購合同的條款構成了采購合同的內容，應當在力求具體明確，便于執行，避免不必要糾紛的前提下，如下是采購合同管理辦法范文，供參考閱讀!

采購合同管理辦法

　　采購合同管理辦法范文一

　　一、目的

　　為加強采購合同管理工作，防范合同采購風險，維護公司利益，依據相關法律法規及公司合同管理規定，特制定本辦法。

　　二、原則

　　本辦法規定采購合同管理的基本原則、運行機制，明確合同采購管理部門的職責，規定采購合同管理的具體內容。

　　三、適用范圍

　　本辦法適用于生產所需要原材料及日常所需要各種物品的對外采購合同的簽訂、履行和管理。

　　四、合同形式

　　采購合同的訂立必須采取書面形式。經簽約雙方協商的有關修改采購合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、報價書和會簽表等，均屬于合同的范圍。

　　五、合同內容要求

　　1、合同內容必須完整，合同基本要素必須齊全。

　　2、條款應當明確、具體、文字表達嚴謹，書寫工整。

　　六、管理組織

　　公司物管部負責具體的采購合同的談判、起草、執行、變更，物管部經理、物管總監、結算部經理、財務總監對采購合同進行審批。

　　七、合同的簽訂

　　1、簽訂合同

　　年初物資采購的供方，通過公司評審后，通過的供方報當年的物資價格單，物管部確定價格單后，與供方簽訂合同。

　　2、職責劃分

　　2.1、物管部負責合同簽署前合同詢價、議價、調研工作。

　　2.2、結算部和質檢部配合合同貨款和合同的質量檢驗工作。

　　2.3、其他職能部門在各自部門職責范圍內對采購合同的管理提供支持。

　　八、合同履行

　　1、履行合同

　　1.1、合同生效，即具有法律約束力，必須按合同約定全面履行規定的義務，遵守誠實信用原則，根據合同性質、目的和交易習慣履行通知、協助、保密等義務。

　　1.2、在合同履行過程中，合同承辦單位應對合同的履行情況以履約管理臺賬的形式作詳細全面的書面記錄，并保留相關能夠證明合同履行情況的原始憑證。遇履行困難的合同，必須及時向相關參與合同管理的部門通報，并報告相關公司領導。

　　2、合同變更及糾紛處理

　　2.1、嚴格按照合同約定維護公司權利和履行公司義務。在合同履行中出現下例情況之一，執行機構應及時報告公司，并按照國家法律法規、公司有關規定及合同約定于對方當事人協商變更或解除合同。

　　2.1.1、由于不可抗拒力致使合同不能履行的.。

　　2.1.2、由于對方在合同約定的期限內沒有履行合同所規定的義務。

　　2.1.3、由于情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會導致我方重大損失的。

　　2.1.4、其他合同約定的或法律規定的情形出現。

　　2.2、合同發生糾紛時，應會同法律顧問與合同對方協商解決;協商不成需進行仲裁或訴訟的，應協助法律顧問辦理有關事宜。

　　采購合同管理辦法范文二

　　為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。

　　一、請購及其規定

　　1. 請購的定義

　　請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

　　2. 請購單的要素

　　完整的請購單應包括以下要素：

　　⑴

　　⑵

　　⑶

　　⑷

　　⑸

　　⑹

　　⑺

　　⑻

　　⑼

　　⑽

　　⑾

　　⑿

　　⒀

　　⒁

　　⒂ 請購的部門; 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數量; 請購的物品規格; 請購物品的樣品、圖紙或技術資料等; 請購的物品的要求時間; 請購如有特殊需要請備注; 請購單填寫人; 請購部門主管; 請購單審核人; 采購副總審核; 財務審核人; 公司總經理。

　　3. 請購單及其提報規定

　　⑴ 請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門; ⑵ 固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報;

　　⑶ 其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報; ⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報;

　　⑸ 請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份;

　　⑹ 涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文

　　檔也需一并提交;

　　⑺ 遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，

　　征得同意后提報采購部門，簽字確認手續后補。

　　⑻ 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。 ⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。

　　4. 公司物資請購單的提報部門

　　⑴ 公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報;

　　⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報; ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

　　二. 請購單的接收及分發規定

　　1. 請購的接收要點

　　⑴ 采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請

　　購單是否經過公司領導審批;

　　⑵ 接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資

　　料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;

　　⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;

　　⑷ 對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

　　2. 請購單的分發規定

　　⑴ 對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;

　　⑵ 對于緊急請購項目應優先處理;

　　⑶ 無法于請購部門需求日期辦妥的.應通知請購部門;

　　⑷ 重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

　　3. 采購周期的規定

　　⑴ 單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的

　　物資及產品的采購周期不應超過5天;

　　⑵ 單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天; ⑶ 請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務

　　時應向領導說明原因;

　　⑷ 遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略。

　　三. 詢價及其規定

　　1. 詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通;

　　2. 屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購;

　　3. 對于緊急請購項目應優先處理;

　　4. 所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價;

　　5. 對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;

　　6. 詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價;

　　7. 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

　　四. 比價、議價

　　1. 對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認;

　　2. 對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合

　　條件更加突出;

　　3. 收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。

　　4. 重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實

　　地考察了解供應商的各方面的實力等;

　　5. 參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。

　　五. 比價、議價結果匯總

　　1. 比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總;

　　2. 比價、議價結果匯總應按照附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付

　　款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;

　　3. 如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。

　　六. 合同的簽訂及其規定

　　1. 合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，

　　受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。

　　⑴ 合同正文應包含的要素

　　1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;

　　2) 采購物品/項目的名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與

　　確認圖紙是不可分割的部分;

　　3) 包裝要求;

　　4) 合同總額應含稅，特殊情況應注明;

　　5) 付款方式;

　　6) 工期;

　　7) 質量保證期;

　　8) 質量要求及規范;

　　9) 違約責任和解決糾紛的辦法;

　　10) 雙方的公司信息;

　　11) 其他約定。

　　⑵ 合同簽訂及其規定

　　1) 如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任;

　　2) 擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低;

　　3) 為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;

　　4) 遇貨物訂購數量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清

　　點;

　　5) 質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品保質期;

　　6) 詳細約定發票的提供時間及要求;

　　7) 與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款;

　　8) 違約責任一定要詳細、具體;

　　9) 比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;

　　10) 合同簽訂應按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;

　　11) 合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效;

　　12) 簽訂的所有合同應及時報送財務部門。

　　七. 付款及合同執行

　　1. 付款規定

　　⑴ 按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款;

　　⑵ 按照貴公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八(資金支

　　出審批單)，該審批單巡簽我那比后提交財務部付款;

　　⑶ 財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，

　　遇特殊情況狂延期付款的應及時通知采購部并匯報公司領導。

　　2. 合同執行

　　⑴ 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問

　　題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導;

　　⑵ 已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，

　　跟蹤并督促其保質保量，按時履約;

　　⑶ 合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補

　　充合同。

　　八. 報驗與入庫

　　1. 報驗

　　⑴ 供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收; ⑵ 對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行; ⑶ 達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收; ⑷ 質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質

　　檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任;

　　⑸ 用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。

　　2. 入庫

　　⑴ 公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收; ⑵ 合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨

　　與搬運;

　　⑶ 質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資

　　接受;

　　⑷ 質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單;

　　⑸ 質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規定入庫。

　　采購合同管理辦法范文三

　　第一章　總則

　　第二章　政府采購主體

　　第三章　政府采購方式

　　第四章　招投標程序

　　第五章　政府采購監督

　　第六章　法律責任

　　第七章　附則

　　第一章　總則

　　第一條　為了規范政府采購行為，加強財政支出管理，提高財政資金使用效益，促進經濟和社會發展，根據預算法及有關法律、行政法規，制定本辦法。

　　第二條　各級國家機關、實行預算管理的事業單位和社會團體(以下統稱采購機關)使用財政性資金辦理的政府采購，適用本辦法。本辦法另有規定的除外。

　　前款所稱財政性資金，包括財政預算內資金和預算外資金。

　　第三條　本辦法所稱政府采購，是指采購機關以購買、租賃、委托或雇用等方式獲取貨物、工程和服務的行為。

　　第四條　有下列情形之一的政府采購，不適用本辦法：

　　(一)涉及國家安全和秘密的;

　　(二)因戰爭、自然災害等不可抗力因素，需緊急采購的;

　　(三)人民生命財產遭受危險，需緊急采購的';

　　(四)我國駐境外機構在境外采購的;

　　(五)財政部及省級人民政府(含計劃單列市，下同)認定的其他情形。

　　第五條　政府采購應當遵循公開、公平、公正、效益及維護公共利益的原則。

　　第六條　未經批準，采購機關不得采購外國貨物、工程和服務。

　　前款所稱外國貨物，是指最終貨物為進口貨物，或者最終貨物雖在我國境內生產或組裝完成，但其增加值含量不足總價值50%的貨物。

　　第七條　財政部負責全國政府采購的管理和監督工作，履行下列職責：

　　(一)擬定政府采購法律、法規草案，制定政府采購政

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