企業員工人事檔案管理制度（精選11篇）
在我們平凡的日常里，很多場合都離不了制度，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編整理的企業員工人事檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
企業員工人事檔案管理制度 1
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。
3.4 集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之后，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計并填寫《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的`統計情況更新并填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。
查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
六、相關支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
企業員工人事檔案管理制度 2
第一條人事檔案的內容。
員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括：
1、記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化進程的履歷，自傳材料；
2、員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑒別和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的.評定和考核材料；
3、對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料；
4、記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料；
5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
第二條人事檔案保密規定。
公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
第三條員工個人情況變更規定。
1、員工進入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。
2、項目內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據，并為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數據的分析，了解公司人員結構的變動情況，為制定公司人力資源發展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規范化管理奠定扎實的基礎。
企業員工人事檔案管理制度 3
為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務，根據黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》，特制定本制度。
一、保密制度
1.認真貫徹執行黨和國家有關保密工作的方針、政策和規定，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好人事檔案的保密工作。
2.加強組織紀律，堅守工作崗位。
3.人事檔案管理部門應設立專用檔案庫房(室)，配備鐵質檔案柜，妥善保管人事檔案。
4.人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應當經常檢查，保持庫房的清潔和溫、濕度，發現問題，立即報告，及時采取措施。
5.人事檔案庫房(室)和檔案柜，應明確專人管理。管理人員變動時，必須辦理好交接手續。
6.無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
7.嚴禁用電話、電報索取或提供有關人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料，嚴禁任何人攜帶人事檔案材料進入公共場合和娛樂場合，不得在電話或公共場所中談論或汲及到有關人事檔案材料的內容。
8.對利用人事檔案的人員，進行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內容。
9.人事檔案材料的轉遞，嚴格密封，通過機要傳遞或專人送達，盡量避免本人自帶。
10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙處理或銷毀。
11.人事檔案一般不外借，但領導或有關人員因工作需要借閱時，要嚴格辦理借閱手續，借閱期限一般不得超過五天。
12.屬歸檔的材料，及時轉入本人檔案，須轉遞的檔案，做好移交簽字登記手續。
13.嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。
14.發現泄密事件，認真處理。
二、歸檔制度
1.按照《干部人事檔案收集歸檔規定》，經常通過有關部門收集工作調配、干部任免、組織發展、職稱評聘、考察、考核、培訓、獎懲、學歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料，充實檔案內容。相關部門應配合人事處及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見附件。
2.校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并確定1-2名專兼職人員負責收集本單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的'人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。
3.每年引進畢業生及調入人員的人事檔案必須在報到之日起兩個月內轉至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學校將緩發其工資與津貼，并暫停兌現其他相關待遇。
4.收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，格式規范、文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存備查價值。需經有關部門審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸檔。
5.不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經人事處負責人批準，由專人負責監銷。
6.人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。
7.每年引進人員要填寫干部履歷表或補充表，充實干部人事內容。
8.對收集的材料，要做好收集登記和交接手續。
三、鑒別制度
1.收集的材料必須經過鑒別，未經鑒別，不得隨意歸檔或擅自銷毀。
2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進行。
3.鑒別要以有關文件規定為依據，嚴肅認真，確保真實、完整、精煉、實用。
4.歸檔的材料必須真實完整，字跡清楚，對象明確，手續完備;對不該歸檔的材料，要區別處理，凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負責人審查批準。
5.人事檔案材料應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事檔案，要先對缺少的干部人事檔案材料進行補充，并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(縫紉機)等必備的物品和設備。
2.整理要做到：干部人事檔案材料鑒別和分類準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。
3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業知識，掌握整理人事檔案的有關規定和基本方法技能，認真負責地做好整理工作。
4.必須認真執行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關法規，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。
5.人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細則》規范地整理，零材料及時裝訂入卷。
6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規定剔出的檔案材料，必須認真登記，需銷毀的材料，經主管領導批準按規定銷毀。
7.整檔過程中，要切實做好防火安全保密工作，整理室內嚴格吸煙，嚴防丟失和匯漏檔案內容。
五、借閱制度
1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級單位書記、主任，必須是中共正式黨員。
2.查(借)閱人應在借閱前認真填寫《干部人事檔案查(借)閱登記表》。
3.復印借出人事檔案材料應認真核實簽署意見并加蓋“河南城建學院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領導同意后，方可查(借)閱。
4.查(借)閱檔案，嚴禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違反者視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者，按照《中華人民共和國檔案法》處理。
5.查閱檔案的單位或個人，不得擅自-拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示人事檔案主管部門審查批準后才能復制(拍攝)。
6.檔案不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。
六、轉遞制度
1.遞人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2.人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，一般情況下，不準公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。
3.遞檔案時，必在轉出手續完備的前提下，須經人事處
有關負責人同意簽署意見并由主管人事工作校領導同意后方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞，不得扣留材料或分批轉出。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信或電話催回，以防丟失。
4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動，干部職務變動而及時調整，人事處及組織部應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人事處有關負責人應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門負責人應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。
5.職工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到接收單位人力資源管理部門轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。自動離職人員的人事檔案必須在外調手續完備的情況下，方可轉出。
6.校各部門應積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉遞工作。
7.不屬于在職人員的代管人事檔案，在檔案轉出時，按照學校有關文件規定收取管理費用和其他費用。
8.是轉出的干部人事檔案或材料要嚴密包封，并加蓋機密章，有關人員認真填寫《干部人事檔案轉出登記表》。
七、核查制度
1.事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進行檢查核對，一般每半年核對一次，發現問題，及時解決。
2.提供利用的人事檔案，再回收時，要嚴格檢查，經核對無誤后，方可入庫。
3.理好的人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發現錯誤，及時糾正。
4.出和接收人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事檔案材料，應檢查是否屬于歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續完備。
企業員工人事檔案管理制度 4
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。
三、檔案相關規定
1、基礎管理
1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的.檔案都應登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。
4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
企業員工人事檔案管理制度 5
(一)干部人事檔案材料收集制度
1.嚴格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，明確收集范圍，認真做好干部人事檔案材料的收集與補充工作;
2.檔案工作人員要積極主動地與干部人事檔案材料形成部門取得聯系，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動地索要應歸檔的人事檔案材料;
3.干部人事檔案材料的形成部門，應在形成正式材料后的一個月內，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;
4.檔案工作人員對收集的干部人事檔案材料，要認真進行核對，對缺少的材料要逐一進行登記，及時催要，對不符合歸檔要求的材料，要及時通知形成檔案材料部門補送材料或補辦手續，形成材料的部門要按規定認真辦理;
5.對不屬于歸檔的材料要及時退回材料形成部門。
(二)干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度
1.嚴格把好干部人事檔案材料“入口關”，對收集的檔案材料要認真鑒別，嚴格審核;
2.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;
3.歸檔材料必須齊全完整、真實、文字清楚、對象明確、手續完備，有承辦單位的簽章或個人署名，有形成材料的日期;需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案;
4.殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;
5.干部人事檔案材料應統一使用16開紙(19×26.5厘米)，材料左邊應留出2—2.5厘米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫，不得用計算機打印簽名;
6.凡屬于應歸入干部檔案的材料，應按照中組部《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷，零星檔案材料每兩年裝訂入卷一次。
(三)干部人事檔案查(借)閱制度
1.查(借)閱干部人事檔案必須是中共黨員，并填寫《查閱干部檔案審批表》，由查閱單位負責人簽字，檔案館領導審批后，方可查(借)閱;
2.任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;
3.查(借)閱檔案時，檔案工作人員應根據規定，確定是否提供或是確定提供材料的范圍，凡與查閱內容無關的材料，不得翻閱，并對提供查閱的檔案進行登記;
4.查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布檔案內容;
5.查閱人員未經許可，不得擅自摘錄或復制檔案內容;
6.查閱人員必須愛護檔案，嚴禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應視情節輕重，予以批評教育，直至紀律處分;假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理;
7.檔案一般不外借，特殊情況須借用時，要說明理由，經檔案館領導批準，嚴格履行借閱手續，方可借出，借閱檔案一般不超過15天，并不準擅自復制、抄錄及轉借他人;不準攜帶檔案材料進入公共場所參觀、游覽、探親訪友。
(四)干部人事檔案轉遞制度
1.轉遞干部人事檔案必須做到及時、準確、安全;
2.干部因工作調動或職務變動檔案轉出，檔案工作人員在接到調檔函后，經人事處簽章及檔案館領導審批后，一個星期內將檔案轉給新的主管單位;
3.轉出的檔案必須完整齊全，并按規定進行認真的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出;
4.轉遞檔案必須按統一規定的《干部檔案轉遞通知單》的項目詳細登記，嚴密包封;
5.干部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，嚴禁郵寄或交本人自帶;
6.轉出的檔案逾期一個月未收到回執的，應發函或打電話詢問，以防丟失;
7.收到轉遞來的檔案，經檢查核對無誤后，應在回執上簽名蓋章退回發檔單位。
(五)干部人事檔案檢查核對統計制度
1.建立檔案工作臺帳登記制度，做到勤檢查、勤核對，每年全面檢查核對統計一次檔案，發現問題及時解決;
2.提供利用后的干部人事檔案，入庫前要認真檢查，仔細核對，確認無誤后方可入庫;
3.干部檔案轉出或轉入時，要認真對照目錄檢查核對，防止張冠李戴放錯卷或缺少材料;
4.整理好的干部人事檔案入庫前，還要逐卷逐份逐頁進行檢查核對，發現差錯及時糾正。
(六)干部人事檔案的保管、保密制度
1.嚴格遵守黨和國家的.保密法規，認真履行職責，嚴格照章辦事，做好干部人事檔案的保管保密工作;
2.非檔案工作人員一律不得進入庫房;
3.檔案工作人員要嚴格執行查(借)閱檔案審批手續，不得擅自擴大檔案的利用范圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人：
4.認真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;
5.嚴禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對濕度為45% —65%);
6.堅持庫房檢查制度，每周檢查一次，防止不安全因素發生，發現異常情況，應及時采取措施，確保檔案安全;
7.堅持值班制度，下班前檔案要入庫，關好門窗，切斷電源;
8.嚴禁個人私自保存任何人的檔案材料;
9.檔案工作人員調動時，必須嚴格履行交接手續;
10.對違反保密制度造成失、泄密事件的單位和個人，應視情節輕重，根據《中華人民共和國檔案法》第二十四條規定給予處罰。
(七)人事檔案管理人員職責
1.熱愛本職工作，忠于職守，認真負責保管好教職工人事檔案，為國家積累檔案史料;
2.建立人事檔案臺帳，及時收集、鑒別、整理干部檔案材料，及時報送省管干部檔案材料;
3.嚴格執行檔案管理規章制度，認真辦理人事檔案的查(借)閱和轉遞;
4.及時登記教職工職務、工資變動情況;
5.為學校及有關部門提供教職工情況;
6.維護人事檔案的完整與安全，做好人事檔案的保密保護工作;
7.調查研究全校人事檔案工作情況，制定和修訂規章制度，搞好人事檔案的業務建設和業務指導;
8.完成領導交辦的其他事項。
企業員工人事檔案管理制度 6
第一章總 則
第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個人經歷和社會實踐的記錄，是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據。
第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢、借用和轉遞，建立科學的檔案檢索工具。調查研究檔案工作情況，逐步實現人事檔案管理的科學化和現代化。
第三條貫徹執行國家關于員工人事檔案工作的法令、政策和規定，結合我司的實際情況制定員工人事檔案工作的規章制度，并負責組織、監督、指導和檢查執行情況。
第四條嚴格執行員工人事檔案使用借閱規定，嚴格執行保密制度，同時確保檔案的安全。
第二章 人事檔案歸檔范圍和要求
第五條歸檔范圍
(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬于自傳性質的材料。
(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關材料;民主評議干部的綜合材料，組織審定的考察材料等。
(三)審計工作中涉及個人的有關處分材料。
(四)成人教育(大中專)、黨校、學生(學員)登記表、考生登記表、學習成績表、畢業生登記表、鑒定表、授予學位的材料、學歷證明書、學習鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。
(五)評聘專業技術職稱工作中形成的有關材料：專業技術職稱任職資格申報表、聘任專業技術職務審批表及考核材料等。
(六)政審工作中形成的材料：調查報告，審查報告，上級批復，本人對結論的意見，檢查交代或情況說明材料;作為結論依據的調查證明、證據材料：甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告、批復及有關的主要依據材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關材料;個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料，上級批復等材料。
(八)黨、團組織建設工作中形成的有關材料：
1、中國共產黨入黨志愿書(已批準轉正的)、入黨申請書、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料;團員登記表、民主評議黨員中認定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據材料;取消預備黨員資格的組織意見，退黨材料。
2、中國共產主義青年團入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料。
3、加入民主黨派的有關材料。
(九)表彰獎勵活動中形成的有關材料：
勞動模范、先進工作者、優秀黨務工作者、優秀黨、團員等審批表，立功、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)紀律檢查、監察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關材料;處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實(調查)報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見;撤消處分的有關材料;法院判決書;復查甄別報告，決定(結論)、上級批復等。
(十一)任免、調動、軍隊干部轉業安置工作中形成的有關材料：任免審批表;考察材料;軍隊轉業干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉業鑒定;定職、定級材料;離退休審批表等材料。
(十二)考試錄用形成的有關材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書，政審結論和有關證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。
(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉正定級審批表、各種工資變動審批表，提職晉級和獎勵工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報表;解決各種待遇問題的審批表，批復材料等。
(十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關材料：因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。
(十五)參加區縣級以上(包括區縣級)黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會議的代表登記表等。
(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的`有關材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料，新錄用人員體檢表等。
(十七)其它起重要依據作用的材料。
第六條收集方法
(一)為了使員工檔案能夠適應人力資源管理工作的需要，要經常通過有關部門收集員工任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料，充實檔案的內容。
(二)建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。
(三)有計劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時將這些材料補充進員工檔案。
(四)人力資源部要嚴格執行中組部有關人事檔案收集歸檔的各項規定，主動和有關部門協調好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時完成歸檔。
企業員工人事檔案管理制度 7
一、干部人事檔案查（借）閱制度
1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調查證明材料介紹信”和其它聯系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門，應根據規定，確定是否提供和提借什么材料，并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經檔案主管部門同意不得復制干部人事檔案材料，不允許把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要細致核對，經檔案主管部門簽署意見蓋公章后，方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱干部人事檔案的審批手續辦理（必須是正科級單位政工人員），并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無關人員翻閱，不得轉借，不得復制，限期歸還。（最多不超過15天）
二、干部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備，熟悉機器性能，按程序規范操作。
2、充分發揮《干部人事檔案管理信息系統》的功能，建立完整的檔案信息數據庫，利用該系統完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統一”管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據采集信息并及時維護，確保信息內容的準確、完整和新鮮。
4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內完成；干部檔案索引每半年打印一次；日常管理信息每年匯總一次，并做好有關資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份，并登記備份的時間和主要內容。
6、不得隨意使用外來磁盤，確需要使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經批準不得提供、復制干部信息，無關人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析，為領導決策提供服務。
三、干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規定》，經常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實檔案內容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的材料，未經組織同意，個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業干部，都應填寫“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個月內，將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續。
四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部檔案材料必須根據中組部的有關規定進行認真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續完備。
3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負責人審查批準。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料，必須經過復制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
五、干部人事檔案轉遞制度
1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當于縣經上的黨委組織、人事部門，可以直接轉遞干部人事檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的.整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。
4、干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶。
5、轉遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉遞通知單”，辦理登記手續。
6、接受單位收到檔案后，應認真核對，并在“干部人事檔案轉遞通知單”的回執上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉出單位要查詢，以防丟失。
7、干部人事檔案應隨著干部的工作調動或職務的變動及時轉遞，避免人檔分離。
8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封，并加蓋機密章。
六、干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對，一般每半年核對一次，發現問題，及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案，在收回時，要嚴格檢查，經核對無誤后，方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發現差錯，及時糾正。
4、轉出和接受干部人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料，應檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。
七、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門，應設立專用檔案庫房（室），配置鐵質檔案柜，妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房（室）和檔案柜，應明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續。
5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房（室）。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關人員談論泄露有關干部人事檔案的內容。
8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙處理或銷毀。
八、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計、統戰等部門，應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門，應在材料形成的一個月內，主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門，應與各有關部門建立聯系制度，保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應主動與有關部門聯系。
6、發現遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關部門補送或補辦手續。
九、干部人事檔案管理人員職責
1、按照干部管理權限，保管應管干部的人事檔案，為國家積累檔案史料；
2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉遞；
4、登記干部職務、工資的變動情況；
5、為有關部門提供干部的情況；
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作；
7、調查研究干部人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好干部人事檔案的業務建設和宏觀業務指導；
8、推廣、應用干部人事檔案現代化管理技術；
9、定期向檔案管（室）移交死亡干部的檔案；
10、辦理其他有關事項。
企業員工人事檔案管理制度 8
第一章、總則
第一條：為規范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學化、規范化、制度化，在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團各項工作服務，特制定本管理制度。
第二條：人事檔案工作是集團組織人事工作的重要組成部分，也是集團檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行集團戰略、方針、政策服務的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據。
第三條：本制度適用于怡通集團總部及其各子公司。
第二章、管理職責
第四條：集團企業管理部人事檔案管理的職責——
a、負責制訂、修改和完善集團人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規范；
b、負責本制度在各子公司實施執行的具體指導和監督檢查；
c、負責怡通集團戰略決策委員會成員的人事檔案管理工作；
d、負責怡通集團各子公司、部門的員工人事檔案管理工作；
e、負責對各子公司的員工人事檔案管理工作進行檢查與督導。
第五條：集團企業管理部人事檔案管理的義務是指導各子公司按本制度要求建立規范的檔案管理程序、規范檔案管理行為。
第六條：各子公司行政部門人事檔案管理的職責就是負責執行本制度，按其要求建立規范的人事檔案管理；負責管理企業管理部所有員工人事檔案管理工作。
第三章、人事檔案內容
第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、復印件由集團人事部統一管理），是由歷史地、全面地反映員工情況的有關材料構成，主要有如下幾類：
a、履歷材料（包括個人的簡歷資料、學歷、資格證等）；
b、考核、考察材料；
c、獎勵及處分材料；
d、培訓記錄及外訓協議等材料；
e、勞動合同、保密協議、錄用、任免、聘用、離職材料；
f、其他可供企業用人參考的資料。
第四章、檔案編號管理
第八條：各子公司行政部門必須按照OA管理系統中的員工編號（即：工號）進行編號，每100個檔案做一個標記，方便查找。
由其他單位轉入的員工檔案，按照轉入單位的編號更換編號（轉出單位辦理離職手續）。
第五章、人事檔案的收集與整理
第九條：日常收集員工履歷表、試用期考評表、各種獎勵、職務任免、崗位/待遇調整表、續簽合同等材料。
各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結束后的七日之內（試崗期結束），必須將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。
日常新進人員的人事檔案必須于辦理入職手續兩日之內，將將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。
第十條：各子公司行政部門的人事專員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。
1、新員工報到時
新員工報到后，收齊新入職員工的.所有手續、證件、資料后，統一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號（口取紙）、員工姓名、性別。結束試崗期后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：《許昌怡通集團應聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；⑵ 身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件；
2、員工辦理正式入職手續時
員工結束七天試用期后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：
（1）《許昌怡通集團應聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；
⑵ 身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件
3、員工辦理轉正手續時
員工轉正手續完成后，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：該員工的《應聘求職表》、《試用期考評表》；《勞動合同》、《保密協議》；4、員工辦理調動手續時
各級人力資源部門，在完成員工調動手續的三個工作日內將員工調動手續資料裝入該員工的檔案內，具體的資料有：《崗位/待遇調整表》；⑵、《工作交接表》；
⑶、《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》；
5、員工辦理離職手續時
各級人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續的三個工作日內，將離職相關資料裝入該員工的檔案內，必須裝入的資料有：該員工的書面離職申請書；《離職清算表》⑶、《離職申批表》；
⑷、《員工離職工作移交表》；
⑸、《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》。
第十一條：每年一季度按公司檔案管理辦法對上一年的人事檔案進行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內容涉及的相關材料。
第十二條：在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。
第六章、人事檔案的借閱與移交
第十三條：凡借用人事檔案，必須填寫《人事檔案借閱登記表》，由人力資源部門的負責人核實理由，經企業管理部領導簽批后，方可借出，借出的檔案必須在7天內歸還，如確因工作需要，可辦續借手續。
借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印。
第十四條： 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。
第七章、其他規定
第十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據工作需要由人力資源部自行確定。
第十六條：檔案管理人員應具有良好的思想素養，按受過正規的檔案管理培訓，在工作中須嚴格遵守保密制度。
第十七條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀。
第十八條：集團人事部定期或不定期地對各子公司的人事檔案管理工作進行檢查與督導，檢查中凡發現不按照以上規定予以辦理執行的，視情節輕重，處罰人事檔案管理員50—200元，其所屬各子公司領導負連帶責任，處罰100—200元。
第十九條：各子公司人事檔案管理人員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人員的變動（包括換崗、離職、增減其他工作量）的，必須報經集團企業管理部，批準后方可執行，否則直接處罰當事人50—200元，各子公司相關領導承擔連帶責任，處罰50—200元。
第二十條：獎懲投訴
員工對本人或他人的獎懲在以事實為依據的前提下可以越級投訴，也可以直接投訴到集團人事部。
受到投訴的獎懲在抽查時可暫停，待調查清楚后再予以處置。
1、投訴調查結果屬實的，撤消原獎懲決定，可以對員工投訴他人獎懲的進行表揚獎勵。
2、投訴調查結果不屬實的，維持原獎懲決定，并對投訴員工進行教育，要規范其行為和思想，注重事實；若純屬造謠生事的，可以對投訴員工予以行政記過處罰。
第二十一條：本制度最終解釋權歸集團企業管理部。
第二十二條：本制度從下發之起實施。
人事檔案借閱申請表
日期：20 年 月 日申請單位申請部門申請人借用查閱人事檔案事由借用查閱人事檔案內容被查閱
單位部門被查閱人查閱檔案編號查閱部門經理意見被查閱部門經理意見人事部領導意見企業管理部部長意見人事檔案借閱登記表序號日期時間檔案借閱人信息檔案歸屬人信息歸還日期歸還時間檔案保管人單位/部門借閱人單位被借閱人檔案編號
人事檔案移交表需調動檔案信息單位部門檔案歸屬人檔案編號1、2、3、4、5、6、7、8、手續會簽檔案調出單位檔案管理員檔案調出檔案人力資源部門負責人簽字檔案調入單位檔案管理員檔案調入檔案人力資源部門負責人簽字集團人事部領導意見企業管理部部長意見
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一、概述
公司人事檔案管理制度是為規范公司人事檔案的建立、整理、保管和使用等過程，確保人事檔案的完整性、準確性和安全性，維護員工和公司的合法權益，提高人力資源管理的科學性和高效性而制定的。
二、檔案建立
1.人事檔案的范圍和內容
人事檔案的范圍包括招聘、錄用、績效考核、培訓等所有與員工相關的資料。人事檔案的內容應包括員工的個人基本信息、學歷、工作經歷、合同協議、績效考核記錄、晉升、獎懲等有關信息。
2.檔案管理責任及流程
人事部門負責公司全體員工的檔案管理工作，其中包括員工檔案的建立、整理、保管和使用等環節。人事部門應建立嚴格的流程，確保檔案的準確性和時效性。
3.檔案建立的流程和要求
員工入職后，人事部門應在規定時間內收集并建立員工檔案。員工個人應提供真實、完整和準確的個人資料，包括身份證、畢業證、工作經歷等證明文件。人事部門應按照流程對這些材料進行核實，并將其歸檔。
三、檔案整理
1.檔案整理的原則和方法
檔案整理的原則是按照時間順序和相關性對檔案進行分類和整理。人事部門應制定檔案整理的具體方法和步驟，并保持檔案的完整性和準確性。
2.檔案整理的任務分工和流程
人事部門應根據公司規模和人數確定檔案整理的任務分工和流程。可以將檔案分為不同的類別，由不同的人員負責整理和歸檔。
四、檔案保管
1.檔案保管的目的和要求
檔案保管的目的是確保檔案的安全和有效使用。檔案應妥善保管，防止遺失、損壞或泄露，并按照規定的時間保留期限進行保存。人事部門應制定檔案保管的要求和措施，確保檔案的安全性。
2.檔案保管的責任和措施
人事部門及相關人員對檔案的保管負有責任。保管人員應按照規定的要求和措施進行檔案的保管，包括使用鎖柜、防潮、防火等措施，并定期檢查檔案的完整性和安全性。
五、檔案使用
1.檔案使用的范圍和條件
檔案的使用范圍限定于有關人事、勞動合同、績效等與員工和公司產生直接關系的工作。其他部門和人員需提出申請，并經過相關部門的批準后方可使用檔案。
2.檔案使用的權限和流程
人事部門應制定檔案使用的權限和流程，明確各級別人員的檔案使用權限，并規定提交檔案使用申請的流程和具體步驟。
六、檔案銷毀
1.檔案銷毀的原則和方式
檔案銷毀的原則是按照規定的時間保留期限，一經到期即予銷毀。銷毀方式應包括物理銷毀和電子檔案的刪除，確保檔案信息的安全和保密。
2.檔案銷毀的程序和流程
人事部門應根據檔案銷毀的程序和流程，對到期的檔案進行統一銷毀。銷毀記錄應詳細記錄，包括銷毀日期、銷毀方式和銷毀人員等信息。
七、違紀違法處理
1.違反制度的處理措施
對于未按照本制度要求建立、整理、保管和使用人事檔案的人員，一經查實將根據公司相關規定進行相應的處罰。
2.違反法律法規的處理措施
對于違反法律法規規定和侵犯員工隱私等行為，將按照公司相關規定和國家有關法律法規進行處理，必要時將追究相應的法律責任。
綜上所述，公司人事檔案管理制度是公司規范人事檔案工作的基本規定，確保人事檔案的完整性、準確性和安全性，保障員工和公司的權益。制度的執行需要全體員工的共同配合，確保制度的有效落實。八、檔案管理的監督與評估
1.監督責任及流程
人事部門和相關部門應建立定期監督檔案管理工作的機制，確保檔案的建立、整理、保管和使用等環節的合規性和規范性。監督部門應制定具體的監督流程和責任分工，并對檔案管理情況進行定期檢查和評估。
2.檔案管理的評估指標
檔案管理的評估指標應包括檔案的完整性、準確性、及時性和安全性等方面。評估指標應根據公司的實際情況進行具體的制定，并根據評估結果進行相應的改進和優化。
九、問題處理與糾正措施
1.檔案管理中可能出現的問題
在檔案管理過程中可能出現的`問題包括檔案丟失、損壞、泄露、使用不當等情況。人事部門應及時發現并處理這些問題，采取相應的糾正措施，以保證檔案的安全和合規。
2.問題處理的程序和措施
當發現檔案管理中存在問題時，人事部門應立即采取相關措施進行處理。處理程序應包括問題的確認、原因的分析、責任的追究和糾正措施的制定，并進行相應的記錄和整改。
十、制度宣導與培訓
1.制度宣導的目的和方式
人事部門應定期對人事檔案管理制度進行宣導，以提高員工對制度的了解和認知度。宣導方式可以包括員工大會、培訓課程、內部通知等形式，以確保制度能夠全面、深入地落實在員工中。
2.培訓與教育的內容和方法
人事部門應對各級員工進行相關檔案管理的培訓與教育。培訓的內容應包括檔案建立、整理、保管和使用等方面的知識和技能。培訓方法可以采用現場培訓、在線培訓、培訓材料等形式，以確保培訓的有效性和實效性。
十一、附則
1.本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、勞務派遣人員和合同工等。
2.人事部門應根據公司實際情況，結合相關法律法規和政策，制定相應的操作細則和補充說明，并及時進行更新和調整。
3.公司領導對檔案管理工作具有重要的指導作用，應支持和監督檔案管理工作的開展，并及時解決檔案管理中的問題和困難。
4.本制度自發布之日起生效，并逐步推行。
人事檔案是公司管理工作中的重要組成部分，對于維護員工和公司的合法權益，提高人力資源管理的科學性和高效性具有重要意義。通過制定和執行人事檔案管理制度，可以規范和優化公司的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，從而為公司的發展和員工的成長提供有力的支持和保障。
通過建立嚴格的檔案建立、整理、保管和使用等流程，可以確保檔案的準確性和時效性。檔案整理應按照時間順序和相關性進行分類和整理，明確責任人和流程，保持檔案的完整性和準確性。
檔案的保管是確保檔案安全和有效使用的關鍵環節。人事部門及相關人員應對檔案的保管負有責任，通過使用鎖柜、防潮、防火等措施，保證檔案的安全和保密，并定期檢查檔案的完整性和安全性。
檔案的使用應在相關部門的批準下進行，限定于與員工和公司產生直接關系的工作。人事部門應制定檔案使用的權限和流程，明確檔案的使用范圍和條件，并記錄檔案的使用情況。
檔案的銷毀應按照規定的時間保留期限進行，一經到期即予銷毀。銷毀方式包括物理銷毀和電子檔案的刪除，確保檔案信息的安全和保密。人事部門應根據檔案銷毀的程序和流程，對到期的檔案進行統一銷毀，記錄銷毀的情況。
對于違反制度和法律法規的行為，應按照規定和相關法律法規進行處理，包括相應的處罰和追究法律責任。人事部門應及時發現和處理檔案管理中的問題，并采取相應的糾正措施，以保證檔案的安全和合規。
制度的有效實施需要全體員工的共同配合和支持，人事部門應定期進行制度的宣導與培訓，提高員工的意識和行為規范。通過制度的有效落實和監督評估，可以不斷完善檔案管理工作，提高管理的科學性和效率，為公司的發展和員工的成長提供有力的支持和保障。
企業員工人事檔案管理制度 10
第一章總則
第一條為了加強我院干部人事檔案工作，提高科學管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為干部人事工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》，結合我院實際，特制訂本制度。
第二條干部人事檔案工作，是黨和國家干部工作的重要組成部分，是國家檔案工作的組成部分；更是我院重要的人力信息資源之一。為貫徹執行黨的干部路線、方針和政策，選賢舉能，知人善任，為學院的建設和發展服的。學院組織人事部門要認真負責地抓好本制度的組織實施和檢查落實工作。
第三條在干部人事檔案管理工作中，必須貫徹執行黨和國家有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保干部人事檔案的完整與安全。
第二章檔案收集與歸檔制度。
第四條學院組織部干部人事檔案管理部門要按照中央組織部和，經常收集和補充干部檔案材料，了解和掌握形成干部檔案材料源的信息，及時全面收集干部檔案材料。
第五條對于干部人事檔案中缺少的材料要逐份進行登記，并積極收集補充歸檔，保證干部人事檔案內容的完整。建立“收集干部檔案材料登記薄”和“缺少干部檔案材料登記薄”，并做好登記工作。
第六條收集的材料，逐份進行登記，避免材料遺失、散落，防止漏收或重復收集。
第七條認真審核收集的材料，必須認真鑒別。發現不符合要求的歸檔材料，及時通知形成材料部門補報或補辦手續；凡不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，應及時退還形成材料的部門。凡屬歸檔的材料，必須是內容真實，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備，寫明文號、承辦單位、時間和辦理完畢的正式文件材料。
第八條貫徹落實中組部、省、市委組織部近年來關于干部檔案工作部署和新的要a4求情況，干部人事檔案材料和目錄等有關材料采用國際標準紙型，檔案盒規格按照a4紙型相應調整。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復寫紙書寫。不符合要求的.，一律不得歸檔，必須退還原形成材料單位重新書寫后方可歸檔。
第九條對審核后符合歸檔要求的材料，應及時歸入干部檔案，做到隨收隨歸。
第三章檔案整理與裝訂制度
第十條干部人事檔案的整理，必須按照中央組織部年重新修定的《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》的要求及年的文件進行。
第十一條凡新參加工作的干部其建立的干部人事檔案須在到崗后三個月內整理完畢。
第十二條已整理過的檔案，對其新收集的干部人事檔案材料要及時裝訂入卷歸檔。
第十三條整理必須做到認真鑒別，分類準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，使每卷達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。
第十四條整理時對紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料必須進行技術加工。如發現檔案材料載體變質或字跡褪色不清楚時，須采用修復、打印、抄寫等方法進行留底備注。
第十五條凡屬清理出來的需要轉（往有關部門保存或處理的材料）、退（回形成單位重新制作；退還本人的材料或證書等）、銷毀（無保存價值和重復無用的材料）
的材料必須逐份登記造冊，并履行一定的審批手續，任何個人不得擅自處理或銷毀檔案材料。
第十六條整理檔案時不得私自涂改、抽取或偽造檔案。嚴禁吸煙，確保檔案的安全。
第十七條裝訂成卷的檔案必須做到整齊、整潔。
第四章檔案轉遞制度
第十八條凡因干部調動、職務變動等原因改變了主管單位的，學院組織部應在接到干部任免、調動文件或領導批示后的一星期內將其檔案轉往新的主管單位保管。
第十九條凡轉出的檔案必須將全部材料按規定的要求整理裝訂合格后再轉出。任何單位和個人不得以任何借壓檔案或不轉部分檔案材料，違者視情節輕重予以處理。
第二十條轉遞干部人事檔案或檔案材料，應嚴格履行轉遞手續，應詳細填寫《干部檔案轉遞通知單》，嚴密包封后，通過機要交通轉遞或派專人送取，不準公開郵寄或交本人自帶。
第二十一條接收檔案的單位對所接收檔案檢查核對無誤后，應在收到檔案的十天內將回執退回發檔單位。
第二十二條檔案轉出一個月仍未收到回執時，發檔單位應發函催要，收到回執后要將其粘貼在《轉遞單》存根上備查。
第二十三條嚴格執行轉遞制度，對外單位轉入的不知干部下落的檔案，應及時查清干部下落或退回原轉出單位，以免產生新的“無頭檔案”。
第五章檔案保管庫房管理制度
第二十四條按照安全保密、便于查找的要求，檔案保管要嚴密科學；干部人事檔置鐵質檔案柜。
第二十五條庫房內每月檢查一次安全保密設施，確保檔案安全。庫房內要保持清142445潔、整齊，保持庫內適宜溫濕度（要求溫度在笆一笆之間，相對濕度在—%之間）。
第二十六條干部人事檔案管理部門檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。不得在庫房內閱檔或辦公。
第二十七條檔案庫房內不準存放易燃易爆物及其它物品，嚴禁把火源帶進庫房。
第二十八條非工作人員不得隨意進入檔案庫房。
第二十九條經常注意庫房門窗安全，做到隨手關門，離去上鎖。
第三十條編制好檢索工具，合理排放檔案，防止漏檢和誤檢。
第三十一條每年對干部人事檔案進行一次全面檢查、核對、統計，并對檢查核對情況進行登記，發現問題及時解決。
第六章檔案查閱借閱制度
第三十二條查閱干部人事檔案，必須持有查閱單位分管干部人事工作的領導簽字及黨組織蓋章的手續完備的《查閱干部人事檔案審批表》，表內各項內容必須如實填寫清楚。
第三十三條查閱干部人事檔案，必須是兩名中共正式黨員同時查閱。
第三十四條凡持《證明材料介紹信》或“行政介紹信”要求查閱干部人事檔案的一律不予提供查閱。
第三十五條任何人不準查閱、借用本人及親屬的檔案或檔案材料。
第三十六條干部人事檔案管理部門要根據規定，確定是否提供材料。
第三十七條查借閱人應嚴格遵守保密制度的閱檔規定，不得向無關人員泄露或擅自向外公布檔案內容。只準利用有關部分的內容，不準翻閱全部檔案。閱檔時嚴禁吸煙。
第三十八條查閱或借用干部人事檔案時，要愛護檔案，嚴禁圖劃、抽取、折疊、涂改、撤換檔案材料。未經批準，不得摘抄、復制和拍照。經批準，供組織上參考的材料一般不蓋章；取證的材料，由檔案人員審核后蓋章。
第三十九條干部人事檔案一般不外借，如因特殊情況必須借出使用時，要說明理由，經過主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續限期歸還，不得擅自拍照和轉借他人。檔案借出時間不超過兩周，逾期使用者，應辦理續借手續。
第四十條非中共黨員領導干部確因工作需要，通過干部人事檔案了解下屬干部情況的，可由干部檔案管理部門根據黨的保密原則代查有關內容。
第七章檔案保密制度
第四十一條牢固樹立保密觀念，增強保密意識，嚴格執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》，確保干部人事檔案的絕對安全。
第四十二條查、借閱干部人事檔案，必須嚴格履行審批手續，同時對有關人員做好保密工作，謹防泄密。
第四十三條不得隨便議論檔案的內容，做到“四不”，即。不該問的不問；不該說的不說；不該抄的不抄；不該借的不借。
第四十四條查閱檔案時，只允許查閱部分內容的，不得翻閱全部檔案，嚴禁抽取、拍攝、復制檔案內容，不準用電話、明碼電報索要或提供檔案內容。
第四十五條不準在不利于保密的地方存放或查閱檔案，不準以任何理由私自提供干部檔案或變更檔案內容。
第四十六條任何人不得攜帶干部人事檔案旅游探親和出入公共場所。
第四十七條轉遞干部人事檔案或干部檔案材料應遵照《干部檔案工作條例》規定辦理。
第四十八 九條嚴禁偽造、涂改、私自撤換和銷毀干部人事檔案材料，對違犯者要根據情節輕重給予批評教育直至紀律處分。屬假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理。
第八章工作人員守則
第四十九條堅持原則，做好檔案的保密、保管工作，切實履行涉密人員的保密義務。嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》和保密規定。不得擅自提供檔案資料或向他人泄露檔案內容。嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事。
第五十條熱愛本職工作，努力學習檔案工作知識，不斷提高業務水平和工作能力，積極為干部工作服務，虛心接受上級檔案機關的業務指導。
第五十一條認真做好干部人事檔案材料的收集、整理和存檔工作，努力熟悉和了解檔案的基本內容。做到收集齊全，登記及時明晰、分類編目合理，卷面標題全面、明確、具體、精煉，裝訂和排放美觀整齊，編目和索引實用，便于查找利用。對未及時移交的檔案資料主動向使用或產生該檔案的部門催收。
第五十二條維護和保證干部人事檔案的完整與安全，不得擅自轉移、分散和涂改、銷毀檔案及檔案材料。
第五十三條負責建立檔案借閱管理制度，搞好檔案的利用工作。借閱檔案必須登記，借閱檔案必須辦理借閱手續，并按時追回，防止檔案在借閱中散失。
第五十四條有計劃的編制專題索引等檢索工具，提高查閱檔案的效率，為檔案使用者提供方便，日常工作中切實做到主動、熱情、耐心、細致、準確、迅速，提供優質高效服務。
第五十五條工作調動時，必須做好檔案和檔案材料及業務文件等的交接工作。
第五十六條按照《檔案保管庫房管理制度》的要求，做好庫房的常規工作。同時定期檢查檔案，對破損字跡或模糊紙張變質的檔案材料，要及時采取修復、復制等措施，確保檔案材料安全。
第五十七條對全院各產生檔案部門進行檔案業務指導，同時完成領導交辦的其它工作。
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根據中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》及中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《干部檔案整理工作細則》要求，結合學院工作實際，制定本制度。
一、干部人事檔案材料收集制度
（一）按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，遵循真實、全面、及時、規范的原則，重點收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據形勢發展和組織工作的需要，不斷充實完善干部人事檔案的內容。
（二）干部人事檔案材料形成部門，必須按照有關規定規范制作干部人事檔案材料，建立干部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起1個月內按要求送交干部人事檔案管理部門并履行移交手續，任何組織和個人不得以任何理由積壓歸檔材料。
（三）干部人事檔案管理部門應建立聯系制度，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關方面收集干部人事檔案材料。
（四）干部人事檔案管理部門必須嚴格審核歸檔材料，重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、內容真實、填寫規范、手續完備。成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應當進行登記并及時收集補充。
（五）歸檔材料填寫不規范，手續不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作，補辦手續，或者由具有干部管理權限的組織（人事）部門審改（或出具組織說明）并加蓋公章。形成干部檔案材料的部門，有責任按規定認真辦理。
（六）干部人事檔案原件存正本，復制件可存副本。證明、證件等特殊情況需用復印件存檔的，必須注明復制單位、復制日期，并加蓋材料制作部門單位公章或干部人事關系所在組織（人事）部門公章。
（七）干部人事檔案材料的載體使用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）或20開型（長260毫米，寬204毫米）的公文用紙，材料左邊應當留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求，用鋼筆或毛筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復寫紙書寫。
（八）干部人事檔案工作人員對收集到的干部人事檔案材料應認真審查鑒別，對不屬于規定歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔；
對符合歸檔要求的材料進行登記，在接收之日起1個月內放入干部本人檔案，1年內整理歸檔。
二、干部檔案材料鑒別歸檔制度
（一）干部人事檔案材料的鑒別歸檔工作，必須根據有關法律、法規和文件精神，堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值，嚴肅認真地進行。
（二）凡收集的材料，在歸檔前必須經過認真審查、鑒別，符合要求的才能歸檔；
（三）未經鑒別，任何人都不得擅自銷毀干部人事檔案材料，不得私自將不屬于歸檔范圍的材料歸檔或從干部人事檔案中撤出材料；
（四）對干部人事檔案材料進行鑒別，必須判定材料是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的內容，必須審查材料是否齊全、完整，手續是否完備。
（五）鑒別中發現涉及干部政治歷史問題或其他重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入干部檔案，應交有關組織處理。
（六）鑒別時，發現檔案中缺少有關材料，要及時進行登記并收集補充。
（七）凡是干部人事檔案材料歸檔或從干部人事檔案中撤出材料，必須由專人把關，對比較重要材料的取舍，應請示主管領導。
（八）經鑒別應銷毀的干部人事檔案材料要進行登記，履行批準手續后方可銷毀。
（九）鑒別工作應納入干部人事檔案工作正常業務，應隨時或定期進行。
三、干部人事檔案整理制度
（一）嚴格按照《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》的要求進行，整理工作做到真實、完整、規范。
（二）干部人事檔案管理部門要配備齊全相關設備（切紙刀、打孔機等），使用標準的檔案卷夾、類號等文具用品，確保檔案整理工作質量。
（三）嚴格執行分類、編排、修整、打印、裝訂的檔案整理程序，做到認真鑒別、分類準確；
編排有序，層次清楚；
技術科學，修補完整；
目錄清楚，打印工整；
兩邊對齊，裝訂美觀。
（四）干部人事檔案整理人員應認真、仔細，不得折皺或損壞檔案材料。對不符合標準用紙的檔案材料，要進行裱糊或折疊、剪裁等技術加工。
（五）干部人事檔案整理人員不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料，不得擅自處理或銷毀檔案材料。檔案整理后，要認真復核，合乎要求方能入卷。
（六）每兩年對管理的干部人事檔案進行一次新材料的補充和整理工作。對整理后的檔案，經認真核對后，方可入庫。
四、干部人事檔案查借閱制度
（一）干部人事檔案原則上不對外提供使用。有下列用途之一的，經主管領導批準后，方可進行查借閱。
1.干部考察、任免、調動、政治審查、組織處理、入黨、出國（境）、退（離）休、工資待遇、治喪、制作檔案副本等組織人事工作；
2.辦理案件；
3.辦理社會保險、公證；
4.經批準進行的編史修志、撰寫大事記或人物傳記、舉辦展覽或紀念活動。
（二）除組織人事部門因工作需要外，任何人不得查閱和借用上級和同級干部人事的檔案。除辦理案件外，查借閱單位只能查借閱人事關系在本單位的干部人事檔案。任何人不得查閱和借用本人及親屬的檔案。
（四）查閱干部人事檔案的部門須派兩名正式中共黨員干部，持《干部檔案查（借）閱審批表》按干部管理權限辦理審批手續。
（六）查閱干部人事檔案材料一般只能摘抄。特殊情況需要復制的，須事先在《干部檔案查借閱審批表》中列出需要復制的材料明細，并經批準方可復制。
（七）查閱干部人事檔案時，不得喝水、吸煙、吃零食，應保持檔案整潔；
不準拆散檔案，嚴禁在檔案材料上涂改、畫圈、批注、污損或抽取、撤換檔案材料；
嚴格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公布檔案內容。
（八）干部人事檔案一般不予外借。因治喪等特殊情況確需借出使用的，必須履行嚴格的審批程序，本地必須在借出之日起五個工作日內歸還，外地必須在借出之日起十個工作日內歸還。借出使用的檔案和摘抄、復制的檔案材料，要妥善保管，不得轉借，不準無關人員和干部本人翻閱。
（九）持有《查閱干部檔案審批表》，但審批手續不完備，未寫明查閱理由，查檔人不符合規定，查閱本人及其直系親屬檔案的，干部人事檔案管理人員有權拒絕提供查閱。
五、干部人事檔案轉遞制度
（一）干部人事檔案應隨著干部管理權限的變化及時轉遞。干部人事檔案管理部門在接到干部任免、調動或管理權限變動通知后，應在30天內將調出的干部檔案轉給新的干部人事檔案主管部門。
（二）轉遞干部人事檔案必須經過嚴格密封，通過機要交通轉遞或派專人送取，嚴禁將干部人事檔案交干部本人自帶或公開郵寄。
（三）轉出的干部人事檔案，要嚴格按照《干部檔案整理工作細則》的要求整理裝訂成卷，材料必須齊全，不得扣留材料或將材料分批轉出。
（四）轉遞干部人事檔案必須按規定填寫《干部人事檔案材料轉遞單》，并詳細登記轉遞情況。凡轉出的干部人事檔案，要按時間先后順序編入歷年的干部檔案轉出名冊，以便查找。
（四）接收的干部人事檔案，經核對無誤后，方可歸檔入庫；
對個人自帶的檔案，檔案管理部門有權拒絕接收。
（五）對轉出的干部人事檔案，逾期一個月未見回執退回，要及時發函、發傳真、電話催取，以防丟失。回執退回后，將其貼在轉遞通知單的存根上。
（六）對已出現的`“無頭檔案”，要認真查找，確實查不到干部下落的，凡有保存價值的檔案材料，移交干部原籍檔案館保存。
（七）干部因病去逝，按照干部管理權限，將干部生平歸入干部檔案；
五年后將死亡干部檔案轉入同級檔案部門保管。
六、干部人事檔案檢查核對制度
（一）在干部人事檔案的接收、轉遞、借用及日常工作中，必須檢查核對檔案，干部名冊應與檔案相符，干部檔案目錄應與干部檔案材料相符。
（二）接收干部人事檔案時，看是否屬于本部門管理范圍；
看單位、姓名、職務是否相符；
看檔案內容是否與檔案轉遞單開列的材料項目相符；
看有無不需歸檔的材料；
看檔案材料是否完整齊全，整理裝訂是否符合要求。
（三）轉遞干部人事檔案時，一要清點材料，整理裝訂；
二要注銷檔案名冊，注明轉出去向；
三要辦理轉遞手續。
（四）接待查閱檔案時，檔案的取出和收回要清點材料，以防丟失。
（五）每半年檢查一次借出檔案退回情況，逾期未還者，要及時催回入庫或補辦續借手續。
（六）每半年按干部名冊核對一次干部檔案名單，管人與管檔相一致，杜絕有人無檔或有檔無人的現象。
七、干部檔案保管和安全保密制度
（一）專設干部人事檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房設施要達到防火、防盜、防蛀、防潮、防光、防高溫等“六防”要求。
（二）要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度要求，庫房內不得存放除檔案以外的物品，嚴禁在庫房內吸煙，檔案庫房要隨時關好門窗，下班后要注意切斷電源。
（三）檔案實行專人保管，非檔案工作人員不得隨意進入庫房，不得代管庫房鑰匙；
嚴禁任何個人私自保存他人的檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，應視情緒輕重，予以嚴肅處理。
（四）干部人事檔案工作人員要嚴格遵守保密制度，不準向無關人員談論檔案內容，不準用電話提供干部的全面情況和涉及其他重要問題的材料，不準攜帶干部人事檔案進入公共場所。
（五）干部人事檔案工作中形成的銷毀材料不得自行處理，須經檔案管理部門分管領導批準后，統一登記，統一銷毀。
（八）干部人事檔案工作人員及其在本單位的直系親屬的干部人事檔案，由所在單位組織指定有關部門專人保管。
八、干部人事檔案審核通報制度
（一）干部人事檔案管理部門須在新任職干部任命通知下發后1個月內，按照標準完成新任職干部的檔案審核和轉遞工作。
（二）干部人事檔案管理部門對報送的檔案要逐頁逐項核對材料，保證各類材料完整齊全、手續完備、整理規范、信息準確、無錯裝材料、無涂改材料。如檔案材料有涂改的，應先對涂改情況和原因進行了解核實，并向干部人事檔案管理部門做出書面說明放入檔案十類中。
（三）擬報送的干部人事檔案需做到材料分類準確、排列有序、目錄清楚，技術加工和裝訂符合要求。干部人事檔案管理部門在辦理轉遞手續前，要將審核情況及檔案中存在的問題在《干部人事檔案報送單》說明，經分管領導簽批同意后裝入檔案十類中，才可辦理轉遞手續。
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