鐵路企業物資清查活動中的問題與解決方法論文
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摘要：
為充分挖掘鐵路企業物資管理降本增效潛力，國鐵集團在全路范圍內開展了物資清查專項工作，后續對該項工作進行了專項審計。本文就物資清查質量專項審計過程中發現的問題進行分析，為鐵路企業物資管理工作提出建議，防范物資領域風險，提升鐵路企業物資管理水平。
關鍵詞:
鐵路；物資管理；內部審計；防范風險:提高效益；
1、鐵路企業物資清查基本情況
鐵路企業擔負著我國鐵路設施網絡的建設、運營、維護等工作，為客貨運輸提供鐵路物流服務。鐵路企業內主要由機務、車務、工務、電務、車輛等運輸主業部門及運輸輔助部門各司其職，相互配合實現鐵路交通系統運轉。該網絡系統覆蓋區域廣，基礎設施規模龐大復雜，包括線路、房屋建筑物、信號通信等固定設施，機車車輛、大型養路設備、機械動力設備、高價互換配件等移動設備。為滿足安全生產與經濟效益的要求，基礎設施更新、維修所使用的各類原材料、燃料、一般配件、高價互換配件、工器具、工程備品備件等物資投入構成鐵路企業的主要成本支出項點。
物資清查的主要目標就是要掌握存量物資狀況，做到顆粒歸倉，建立鐵路系統范圍內存量物資信息庫并輔助實現科學決策，實現物資跨區域合理調配，在滿足生產需要的前提下控制成本支出，實現物資管理降本增效。
本次物資專項清查活動的清查內容包括各類原材料、燃料、一般配件、工器具、備品備件等用于滿足鐵路企業運營生產所需的流動資產類物資；各類納入固定資產管理的高價互換配件、工程備品備件、辦公用品及設備；各類可變現處置的報廢物資。清查范圍全面覆蓋鐵路系統各層級，包括各鐵路局集團公司、各專業運輸公司及控股合資公司。
2、清查活動反映物資管理存在的問題
通過參與物資清查質量專項審計，對部分所屬企業進行實地審計查證，發現鐵路企業物資管理存在以下問題：
(1)物資賬實不符金額較大。
物資清查結果表明，所屬企業物資賬實不符的情況較為普遍，主要為存在大量盤盈物資，部分基層單位盤盈物資金額達到億元數量級。盤盈物資范圍廣，涉及原材料、一般配件、高價互換配件、工程備品備件等，且形成時間跨度大，形成原因復雜。主要為虛列材料支出，材料領用消耗“一腳踢”；廠家隨設備附屬、贈送、賠償配件賬外保管；報廢設備拆卸可用配件未點收入賬等。如某基層單位以前年度為了維持預算規模，虛增生產成本，虛列設備維修材料支出數億元，大量賬面已領用實際未使用材料賬外保管，清查時確認為盤盈物資。某基層單位以前年度收到廠家賠償高價互換配件19項計911.15萬元一直賬外保管。某基層單位某一型號機車C6修程委外維修更換下廢舊物資大約937.76噸未處置，僅對更換下的364塊輪餅及267個主斷路器點收入賬確認，其余物資均賬外保管。
(2)清查“走過場、蒙混過關”現象仍存在。
部分單位不重視物資清查工作，瞞報、漏報、錯報清查結果及形成原因。某基層單位對本次物資清查工作視同兒戲，清查工作走過場，上報盤盈、盤虧物資清查結果均為零。審計組現場審計查證，發現盤盈物資3300多項金額共計1200多萬元。某基層單位瞞報歷年虛列材料事實，將近億元盤盈物資形成原因歸咎于隨車附屬配件和廠家遺留贈送配件，經審計組核定隨車附屬配件僅為1150萬元，瞞報真實形成原因。
(3)物資管理缺失責任心，資產權益無償讓渡他人。
部分運輸主業單位物資管理履職不到位，不以企業利益為重，出現企業實物資產權益被他人占用的情況亦不主動維權，甚至將企業資產無償出借他人使用，損害企業利益。如某基層單位無償對外出借高價互換配件金額約6000萬元，最早可追溯至2014年，該批高價互換配件折舊費用由基層單位承擔。且部分出借配件手續隨意，僅由車間負責人簽字即可，出借記錄無對方單位簽章確認，也未約定歸還日期。又如某基層單位因廠家設備召回接受對方以同等價值配件補償的方案，約定2012年6月底前完成交付。但截至審計日，仍有價值約1000萬元高價互換配件未到貨。由于時間跨度久，相關配件技術性能是否滿足現技術要求需要進一步評估，且配件目前市場價格已大幅下降，給企業帶來經濟損失是不可避免的。
(4)閑置物資長期未有效利用。
所屬企業存在不同程度閑置物資長期未有效利用的情況。本次物資清查中某所屬企業閑置物資總額達幾億元數量級，其中能夠在生產中使用消耗及向其他所屬企業調撥的閑置物資僅占38.50%，剩余閑置物資再利用難度大，造成資源、資金嚴重浪費。
究其原因主要為：置生產需求于不顧，盲目采購物資，新購置物資或因使用消耗能力有限，或因無場地存放而長期擱置在生產廠家，久而久之造成新品閑置狀態，更有甚者因超過質保期限等技術原因導致新品待報廢狀態。其次為主修設備已報廢或已在所屬企業間調撥，但未能統籌兼顧與之匹配的維修物資，導致該類物資在本企業失去利用價值，積壓物資庫存的同時，占用大量資金。
(5)委管物資管理有待進一步規范。
鐵路企業控股的合資公司部分資產日常運維采取“委托管理”的模式，合資公司對資產進行財務管理，資產實物委托各運輸主業單位運維管理。此管理模式易導致管用分離，物資實物管理與財務核算“兩張皮”，導致經營成果不實。本次審計過程中發現某合資公司工程備品備件盤虧1070余萬元，涉及工務線上料、電務高價互換件、一次性消耗件的工程備品備件，主要原因為實物已使用消耗，未及時列賬核算導致。
經了解，各類委托管理的工程備品備件主要為滿足鐵路開通初期突發故障的搶修需要配置，該類物資管理缺失基本的制度約束，委托單位與受托單位各自權責未明確，形成管理職責的模糊地帶。
(6)維修撤舊物資管理制度缺失。
某鐵路所屬企業部分設備技術改造、大修撤舊配件等回收處置未細化制定管理制度且回收處置方式不統一。該企業除大型養路機械之外，機車、車輛、動車組等均未細化制定技術改造、大修撤舊配件等物資的回收處置管理制度。實際處置方式主要為：一是直接由廠家代售抵扣；二是直接抵扣維修費用；三是返還送修單位處置。但審計查證相關資料，部分設備大修合同中未約定撤舊配件處置方式，存在撤舊配件未納入物資管理的風險。
3、產生問題的原因分析
(1)管理規定不遵守。
從審計調查發現的問題來看，很多問題產生的根源是未按照物資管理規定執行，對于有據可依的事項不按照規矩辦事。更有甚者，故意弄虛作假，隱瞞真相，為滿足眼前利益而忽視規章制度的約束。
(2)管理者責任意識不強。
某些單位管理人員缺乏責任心，未能從思想上重視物資管理工作，沒有領會物資清查活動的重要意義和決心，物資清查工作應付了事，仍抱有蒙混過關的僥幸心理。
(3)企業利益重視不夠。
物資管理未能與全面預算管理有效銜接，物資管理精細化程度不足，造成大量閑置物資不能有效利用，占用大量資金，增加企業成本負擔。且管理者未能將企業利益擺在第一位，企業物資權益無償讓渡他人，維權意識匱乏，損害企業利益。
(4)部分環節制度不健全。
鐵路企業在物資正常采購、庫存、領用等環節已經較為規范，有一套成熟有效的約束制度。但是在委管物資及維修撤舊物資管理等特殊環節仍存在管理漏洞，需要進一步加強，做到物資管理各環節有章可循，確保企業物資應收盡收納入管理。
4、解決的方法
基于以上分析，管理層應結合鐵路企業實際情況，制定科學、合理的解決方案，規范物資管理行為，規避企業經營風險，確保企業利益不受損失。
(1)修訂完善物資制度，做到各環節有章可依。
及時修訂和完善各類物資管理制度，特別是為滿足正常生產需要而轉變管理模式，要及時研判，科學、合理制定相關制度規范，確保企業物資管理各環節有章可依，防范企業經營風險。
(2)明確各級職責，落實責任追究制度。
要明確各級部門的物資管理責任，履行各自的管理職責，對于履職不力者進行考核，對于嚴重損害企業利益的應當追究相關人員責任。
(3)加強企業經營管理，提升管理精細化程度。
要進一步加強企業經營管理，將物資管理高效融入全面預算管理當中，科學合理制訂物資庫存，有效避免閑置物資長期未利用的問題，努力做到精益化生產。
(4)強化監督管理，確保制度落到實處。
一是物資、財務、審計以及相關業務部門應進一步加大對基層單位物資管理的監督檢查力度，對不履行制度或存在嚴重問題的單位和個人要嚴肅追責；二是基層單位應加強自身管理，立足物資管理規范性、風險性，依據相關制度做好日常監管。
5、從物資清查專項審計看內部審計的作用發揮
(1)凸顯企業降本增效的目標導向。
本次物資清查質量專項審計緊密圍繞加強物資管理，實現經營管理降本增效的目標導向開展，不僅僅是傳統的查錯防弊，還要評價并改善鐵路企業經營管理過程，使其更加科學、高效的運轉。內部審計不僅僅是鐵路企業內部經濟監督部門，也是鐵路企業管理與控制體系的重要組成部分，始終圍繞積極促進鐵路更好發展的內在需要，為鐵路企業實現戰略目標而服務。
(2)推動優化經營管理流程，促進各部門規范自身職責。
本次專項審計發現了鐵路企業在內部經營管理環節方面的一些問題，暴露了企業部門之間職責交叉重疊的模糊地帶，為下一步規范各物資管理環節，制定相應的制度規范提供了實踐依據。
(3)警示和幫助基層整改，維護企業利益。
通過反映本次物資清查活動中存在的問題，對物資管理中存在的問題及時的糾正、制止和查處，預防、減少風險損失，維護企業的合法權益，同時貫徹國鐵集團的政策方針，督促企業各級管理者勤勉履職，從而幫助和促進基層各單位效益的發揮，增加鐵路經營管理效益。
(4)進一步“摸清家底”，防范物資管理“小金庫”風險。
本次物資清查質量專項審計進一步摸清了各鐵路企業家底，基本做到了各項鐵路物資顆粒歸倉，發現了大量時間跨度久、形成原因復雜的賬外物資并予以點收入賬，確保鐵路企業資產真實性，有效規避賬外保管物資所產生的“小金庫”風險，規范企業管理行為，有效防范經營風險。
6、進一步做好內部審計，增加鐵路效益的幾點經驗
鐵路企業內部審計工作以“內向服務”為中心，主要在企業組織治理、風險防控、內部控制等領域發揮監督職能。一是審計模式逐步實現從財務賬本轉向主動參與鐵路企業的經營管理活動；二是審計方式逐步實現以事后審計為主向事前參與、事中監控、事后評價的轉變，進行全過程審計監控；三是審計成果逐步實現以追求單純數字成果向追求審計綜合績效的轉變。
(1)實現從面向財務賬本的單純性審計向深入管理活動的綜合分析評價轉變。內部審計正在朝管理審計的方向發展，更深入的參與企業的管理活動，發揮審計監督、咨詢的功能，逐步擴大審計內涵，豐富審計信息，最大程度地提升內審工作的綜合價值，力爭在應變中求發展，在發展中求創新。本次物資清查質量專項審計是國鐵集團充分發揮企業內部審計職能的良好實踐，通過物資清查來診脈鐵路企業的物資管理，綜合分析評價鐵路企業物資管理行為，就反映出的管理難題出謀劃策，有助于鐵路企業整體物資管理水平的提升，有助于鐵路企業內部審計轉變工作思路。
(2)加強事前審計和事中審計的力度，貫穿經營管理活動的全過程。事后審計只能查錯糾錯，不能防患于未然，且事后改正往往費時費力，同時對不可避免的損失也是無能為力。只有將審計工作著力點逐步前移，發揮事前審計和事中審計的時效性、準確性和同步性的優點，擴大事前審計與事中審計的工作范圍及深度。形成有效的預警、預報系統，才能防微杜漸，將管理隱患和漏洞消滅在萌芽狀態，及時發現和解決問題。
(3)強化跟蹤審計，形成審計監督閉環。定期進行跟蹤審計，對于發現的問題進行整改追蹤，檢查是否已按照處理建議整改到位；對于提出的建議檢查是否能夠貼合經營管理實際，是否有助于企業經營管理水平的提升，形成內部審計的有效閉環。
(4)合理運用鐵路審計管理信息系統。內部審計要進一步加快與信息化的有效結合。近年來，鐵路企業不斷嘗試內部審計信息化建設，逐步開發和完善鐵路審計管理信息系統，實現全路法律法規的信息化共享，審計數據的網絡推送，經濟指標的系統分析，審計發現問題全過程跟蹤記錄等功能，為鐵路企業內部審計提供了有效的輔助手段。
7、結束語
鐵路內部審計正在向面向企業經營管理的方向發展。因此，企業內部審計在實踐當中，摒棄拘泥于紙面賬本的審計思路，進一步向管理審計發展，強化企業內部控制，促使企業建立嚴格的、完善的、有效的、暢通的、科學的管理制度和運行機制。通過本次審計工作，加強了國鐵集團物資管理的宏觀調控，查找、填補了各鐵路所屬企業物資管理方面的漏洞，最終達到使鐵路企業不斷提高經濟效益的目的。
參考文獻
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