建立地方文獻數據庫之探索
近年來,我國各種各樣的數據庫層出不窮,對數據庫的開發、數據著錄的格式、數據庫的管理等數據庫建設方面的問題均有不少論述,但對地方文獻專題文獻數據庫的建立卻稀有涉及。地方文獻是以一個地區為記述范圍且反映本地特色的文獻資源,是了解和研究某一特定地區的工農業生產、科學文化、歷史與現狀的主要情報來源。在集中精力進行經濟建設的新形勢下,區域經濟的研究更離不開地方文獻的支持。圖書館要想更好地服務于社會,服務于地方經濟建設,“建立地方文獻數據庫”已是當務之急。如何根據地方文獻的自身特點,將那些具有濃郁地方特色的資料建成適合用戶需要的特色數據庫,更方便研究者的使用,則是圖書館人不可忽視而需要共同探討研究的問題,筆者擬就此談幾點看法。
１地方文獻數據庫應建成全文、摘要、題錄三種形式并存的庫
地方文獻是關于一個地方的全部資料,不僅其內容涉及一個地區的歷史、現狀、自然科學、人文科學、社會歷史遺留等各個方面;著述形式也有方志、專著、期刊、族譜、地圖科技報告、專利文獻、學位論文、會議記錄等新老成員;文獻載體更有印刷型的書籍、縮微品、錄音制品、錄像制品、機讀磁帶、磁盤、光盤等眾多品種……建立地方文獻數據庫就是要將這些不同來源、不同內容、不同著述形式、存于不同介質的原始數據存于同一庫中綜合使用。面對內容如此廣泛、形式極其多樣的地方文獻,如何將其內容適度地呈現給用戶,如何讓使用者更快、更多地了解地方文獻信息,這是建立地方文獻數據庫必須首先考慮的問題。
1.1 地方文獻數據庫中部分文獻應建成全文式的
目前各種專題數據庫的數據錄入大都以書目數據為主,只對文獻的特征、主題、分類等做一般著錄。實際上,從用戶角度來看,他們更需要的是全文數據顯示,以便直接獲取原始資料。
在進入信息時代的今天,地方文獻不再僅僅以書籍形式出現,而更多的是發表于各種各樣的報刊上,散見于各種各樣的會議文件之中,甚至出現在各種各樣的商業宣傳品里,地方文獻和其它文獻一樣力求以更快速度、引人注目的方式向社會傳播。這部分文獻大都以簡短精要的論文形式出現,建成全文數據非常可行。再者,論文型的文獻比較零散,不僅分布在不同的媒體介質上,而存貯地方文獻的媒體介質本身又不全是地方文獻的收藏范疇,若全部收集地方論文材料的原載體有一定難度,也不適宜,故這部分論文文獻有必要建成全文數據,讓用戶直接獲取原文、及時了解最新信息。
1.2 地方文獻數據庫中部分文獻應建成摘要式的
隨著科學技術的發展,文獻的載體不斷發生變化。地方文獻在以傳統的印刷書籍占據主角時,更多的非書資料正逐年增加。這部分非書資料雖然內容繁多,但其本身的檢索使用都較方便,故不必要建成全文數據。然而非書資料僅從外表又看不出其具體收藏內容,故需要對原始文獻進行深層次的挖掘,加工成文摘或提要式錄入,以向用戶簡要介紹文獻的主要收藏內容,建成摘要數據庫供用戶選擇使用。當然摘要式文獻部分還應向用戶提供原文獻出處及其收藏地,以便用戶及時找到原文,盡快獲取所需信息。
1.3地方文獻數據庫中部分文獻應建成題錄式的
地方文獻是有關某一個地方的一切資料,除我們常看到的白色文獻外,一些單位的半機密資料數據或機密文件等灰色文獻或黑色文獻亦是地方文獻的收藏對象。這部分資料不便于廣大用戶公開查閱,需要使用的用戶可以同有關單位聯系,根據具體的使用辦法及注意事項查閱,所以只提供題錄比較合適。為便于用戶查找獲取原始資料,題錄式數據須注明具體的收藏地或收藏單位。
再者,地方文獻中除圖書、雜志、報紙、手稿等常見資料外,還有圖片、畫片、表格、票據等資料,這部分文獻一般從其名稱即可知其內容,沒有必要建成全文或摘要。建成全文型也困難,故也可建成題錄式數據,并準確注明其收藏地。
地方文獻數據庫應建成全文、摘要、題錄三種形式并存的交叉信息混用庫,盡可能將數據庫建設得全面、深入、貼近用戶,而又易操作可行。用戶在使用時可以隨時檢索到自己所需要資料的內容,最大限度地滿足讀者的需求。
2 地方文獻數據庫應建成學科分類、地名歸類、著述形式等多途徑檢索的庫
地方文獻庫具有涉及內容廣泛、時間序列較長、且資料來源復雜、貯存方式多樣等特點。要將這些不同來源、不同途徑、存于不同介質的原始數據歸于同一庫中供用戶綜合使用,須對其內容進行多方面、多角度、多層次的劃分和揭示,給用戶提供多條檢索途徑,以便用戶能從不同角度查找自己供所需資料。
2.1建成具有學科分類檢索功能的地方文獻數據庫
地方文獻數據庫應屬于專題文獻數據庫,但因其文獻內容廣泛而豐富,涉及政治、經濟、法律、軍事、文化、文學、歷史、地理、人口等多學科范疇,故又具有綜合性數據庫的特點。打開一個學科綜合的數據庫,廣大讀者最常用的方法就是依學科分類來檢索文獻。
不同的用戶一般都有自身的研究領域,而且對該領域的文獻最敏感、知識分類也最熟悉。為使用戶能快速了解自身學科范疇的文獻資料,并能較全面地瀏覽某地區在該學科領域的科技發展新動態,地方文獻數據庫必須依據學科專業來組織文獻資料,分門別類地顯示文獻信息,實現按學科分類檢索的功能。
學科分類檢索功能主要是指依據文獻內容的學科屬性其特征,將成千上萬種文獻劃分開,按照科學分類標準,將容文獻編排類目,各分其類,數據庫系統能按類提示文獻息、提供文獻線索,便于用戶尋類索文、觸類旁通。用戶同可按學科分類的次第性,逐次尋找類目,查獲數據庫內含有關文獻。
2.2 應建成具有地名歸類檢索功能的地方文獻數據庫
雖然學科分類檢索能滿足人們檢索文獻的一般邏輯思維方法,但是,隨著科學技術的飛速發展,各種新學科、新科技不斷涌現,學科間相互聯系、相互滲透越來越強、而學科分類是屬于一種先組式的檢索體系,只能單維地提示文獻特征,對文獻的專指度跟不上交叉學科的發展,在反映新學科、新成果方面也總是滯后,給用戶檢索新的科技信息增加了不少困難,也降低了文獻的檢全率、檢準率。因此有必要實現按地名歸類檢索的功能。
地名歸類檢索功能主要指依據文獻所屬的地區,將文獻劃分開來,按地域區分和隸屬關系。將庫容文獻各歸其地。這樣可避開文獻的學科分類,按地域提供文獻線索,便于用戶以地尋文、鳥瞰全貌。
地方文獻都是以某一地區為記述范圍且反映本地特色的,這些共同的地方特色,體現為文獻的區域性。對研究地方特色的用戶來說,他們更注重地方文獻這一“區域性”特征,地名歸類檢索功能也正是滿足
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