建立地方文獻計算機數據庫為地方建設服務
地方文獻素有“一地之百科”的稱譽,它是某一地區政治、經濟、文化、科技和社會發展以及風俗、民情、自然資源等方面的綜合反映。在當今信息化、網絡化的環境下,提煉地方文獻中的精華,建立地方文獻計算機數據庫,即通過計算機實現對地方文獻信息資源的收集整理、標引著錄、檢索輸出的自動化檢索系統,將能更大地發揮地方文獻的作用,促進當地建設的發展。
1 建立地方文獻數據庫的可行性
1.1 數據源方面 在地區發展的歷史長河中,留下了豐富的地方文獻資源,其價值體現于“唯我獨有”,具有區域性、真實性、權威性、史料性、綜合性等性質。經過圖書館長期科學、系統的加工、整理,已成為廣泛、連續、系統的信息資源,隨著時代的發展,新的內容又源源不斷地增加,這些充足的資源是建立地方文獻數據庫的前提條件和基礎。
1.2 人力、物力方面
大中型圖書館有一批高質量的專業人才,他們具有廣博的知識和較高的學識水平,掌握一定的文獻管理知識,對計算機操作得心應手,同時具備較強的處理信息資源的綜合能力,能夠對文獻資料進行提煉、歸納、整序和分析比較、綜合演繹,地方文獻工作人員更是“本地通”,熟悉本地區上至天文,下至地理,旁及人物及事件等各方面情況,能夠勝任建庫工作。在物力方面,大中型圖書館普遍引入了計算機、多媒體及網絡技術,開通了Ｉｎｔｅｒｎｅｔ等網絡,具備數據庫發展的條件。
1.3 技術方面
當前全球信息服務向網絡化、電子化和智能化方向發展,支撐信息服務的數據庫技術時時面臨新的挑戰。大中型圖書館的技術力量都比較雄厚,可對數據庫的技術、設備進行論證,選擇、設計好硬件、軟件的系統環境,制訂從建立、維護到應用的一整套規范標準和制度,并及時吸取、運用國內外相關的先進技術,保證數據庫的有效利用。
1.4 用戶方面
地方文獻具有鮮明的區域性,是進行區域研究不可或缺的資源。我館地方文獻部接待的讀者遍及各行各業,有農民、學生、學者、領導者、建設者,地方文獻數據庫建成后,網上讀者還將不斷增加。
2 建立地方文獻數據庫的工作流程
2.1 調查論證
開發建立地方文獻數據庫,首先必須考慮擬建數據庫的社會效益和經濟效益,分析用戶需求和市場前景,可根據館藏特點,結合社會當前的熱點,來決定專題的開發方向。同時,盡管地方文獻具有鮮明的地域性,但不排除其他機構或地方已有相同數據庫開發的可能,因此,建庫前要認真調查,避免重復建設,做到“人無我有,人有我強”,保證開發的產品具有長久的生命力。
2.2 地方文獻資料工作
建立地方文獻數據庫的前期必備步驟,是地方文獻資料工作,即指以每一條地方文獻信息為單元的收集、整理工作。由于地方文獻中非正式出版物多,載體類型也多,許多有價值的材料不僅隱含在這些文獻中,從而使資料整理工作的難度大大增加,這就需要我們熟悉了解館藏,作深入細致的研究,挖掘本館有價值的地方文獻資源,把分散在圖書、期刊、報紙或其它類型載體中的地方文獻資料提煉出來,進行分類、整序、挑選、查重、審核,最后確定將哪些文獻收入數據庫。
2.3 著錄標引
過硬的數據質量及良好的兼容性、共享性是網絡環境下數據庫得以生存和發展的條件,而規范、標準、科學的著錄標引是數據庫質量得以保證的前提。因此,著錄要采用標準化的機讀目錄格式并嚴格遵循文獻著錄原則,標引則多參照《中圖法》和《漢語主題詞表》。值得注意的是,地方文獻的史料特征十分明顯,讀者往往從特定的事物、人物、時間、地點的角度檢索,用現行的《漢語主題詞表》來標引地方文獻,將有相當部分的文獻不能被準確地表達其主題概念,因為該表沒有帶地方特點的反映內容主題的詞匯,故進行主題標引時,除抽取表中已有的主題詞,還應根據文獻的特征,直接從中選取有檢索意義的、符合讀者檢索習慣的詞匯,增加關鍵詞標引。總之,結合各館的實際情況和地方文獻的特點,在建庫前制定具體的著錄標引條例和細則,使建庫人員在操作過程中“有法可依,有法必依”,是建立地方文獻數據庫應遵循的原則。
2.4 上網傳輸
有了高質量的數據庫,還需要實現傳遞網絡化,使建成的數據庫流動在網絡上,真正成為人類共享的知識。2001年1月湖南圖書館在全國圖書館界首開先河,其“地方文獻長廊”網頁正式上網運行,下設“湖南地方志”、“地方報紙重要信息索引”、“湖湘人物”、“湖南地方文獻”等21個子欄目,數據總量為107ＭＢ。這是目前圖書館網站少有的、專門以地方文獻為主題的網頁,值得各圖書館參考和借鑒。
3 當前地方文獻數據庫的類型
3.1 標準化的地方文獻書目數據庫
書目數據庫是文獻開發和其它類型數據庫建立的基礎,是地方文獻業務工作自動化的必要前提。目前,大多數省級圖書館沒有館藏地方文獻書目,即使一些地方文獻工作開展得比較好的圖書館,也沒有建立完整的、系統的地方文獻書目體系,更遑論全省地方文獻聯合目錄。故而應把建立高起點、標準化的地方文獻書目數據庫擺在首位。
3.2 獨具特色的地方文獻專題數據庫
地方文獻中隱含的信息資源既豐富又分散,面對汗牛充棟的紙質文獻,讀者往往難以查找、識別,花費了大量時間卻收效甚微。圖書館不能滿足簡單的書目型數據庫的建立,應根據本地的特點,分析本地地方文獻中的多種知識信息資源,確定專題范圍,把分散在不同文獻中的富有價值的相關信息提煉出來,按一定的體系加以組織編排,建成有濃郁地方特色、穩定實用的專題數據庫,其內容可涉及地方史志、年鑒、人物、自然資源、優勢產業、人文地理、民族概況等。
3.3 高質量的地方文獻全文數據庫
全文數據庫包括書名(篇名)、作者、正文、圖像、參考文獻及摘要、關鍵詞等數據。我們可選擇利用率高、有學術價值的地方史料、人物資料、有長效價值且為讀者反復使用的資料編制成全文數據庫,那些富有代表性、在國內外有一定影響和地位并在館藏中占有一定優勢的地方文獻亦應是建立全文數據庫的對象。全文數據庫的建立,即使讀者能直接通過計算機網絡方便快捷地檢索到全文內容,又起到永久保存地方文獻資源的作用。■
4 利用地方文獻數據庫為地方建設服務
4.1 為領導決策提供參考
一個優秀的管理者或決策者,必須系統地了解、掌握所轄區域的全面情況,并對該地區具有相當深入的研究。而地方
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