地方文獻數據庫檢索系統建立之設想
【摘要】建立檢索系統是地方文獻數據庫的重要內容，檢索系統的好壞直接影響數據庫的整體質量，根據地方文獻本身及其用戶群的特點，本著方便讀者、有效利用地方文獻數據庫的原則，筆者提出了建立“學科分類檢索子系統”、“地名歸類檢索子系統”、“著述形式檢索子系統”等具體構想。
地方文獻是指有關本地方的一切資料，表現為不同時期、各種記載形式的文獻如：圖書、雜志、報紙、圖片、影片、畫片、拓本、表格、傳單、票據、文告、手稿、簿籍等。[1]可見，地方文獻不僅涉及內容廣泛、時間序列較長；而且具有資料來源復雜、貯存方式多樣等特點，建立地方文獻數據庫就是要將這些不同來源、不同途徑、存于不同介質的原始數據歸于同一庫中供用戶綜合使用。為方便用戶的快速查找、有效利用地方文獻數據庫檢索系統必須能給用戶提供多條檢索途徑。根據地方文獻本身及其用戶群的特點，筆者認為地方文獻數據庫應建立特定的檢索系統，該系統除具備常規的篇名、作者、機構、關鍵詞等專項檢索功能外，還應建立以下三種檢索子系統。
l 學科分類檢索子系統
地方文獻數據庫應屬于專題文獻數據庫，但因其文獻內容廣泛而豐富，涉及政治、經濟、法律、軍事、文化、文學、歷史、地理、人口等多學科范疇，故又具有綜合性數據庫的特點。
分類是人類認識、區別眾多事物的基本邏輯思維方法。打開一個學科綜合的數據庫，廣大讀者最常用的方法就是依學科分類來檢索文獻。不同的用戶一般都有自身的研究領域而且對該領域的文獻最敏感、知識分類也最熟悉。為使用戶能快速了解自身學科范疇的文獻資料，并能較全面地瀏覽某地區在該學科領域的科技發展新動態，地方文獻數據庫必須依據學科專業來組織文獻資料，分門別類地顯示文獻信息，亦即建立“學科分類檢索子系統”，實現按學科分類檢索的功能。
學科分類檢索主要是指依據文獻內容的學科屬性及其特征，將成千上萬種文獻劃分開，按照科學分類標準，將庫容文獻編排類目，各分其類，編制文獻檢索系統。該系統按類提示文獻信息、提供文獻線索，便于用戶尋類索文、觸類旁通。用戶可按分類的次第性，逐次尋找類目，查獲數據庫內含的有關文獻。[2]
建立學科分類檢索子系統，實際上就相當于編制了一個地方文獻的分類索引總目錄，只要選好科學分類標準即可。我國目前建立的有關綜合性文獻數據庫，大都采用《中圖法》編制文獻分類檢索系統。《中圖法》是一種歷史最久、使用最廣的分類工具，其分類體系嚴謹科學，現己成為我國文獻分類的標準大法。地方文獻數據庫當然也應依據《中圖法》建立“學科分類檢索子系統”，依據分類法的等級序列，將不同學科的文獻歸位其相應級別，形成文獻的并列性及次第性，作為地方文獻數據庫檢索的主要人口。對該系統具體的建立方法，已有不少數據庫的成功實踐（如CAJ一CD等），這里不必贅述。
2 地名歸類檢索子系統
雖然學科分類檢索能滿足人們檢索文獻的一般邏輯思維方法，但是，隨著科學技術的飛速發展，各種新學科、新科技不斷涌現，學科間相互聯系、相互滲透越來越強。而學科分類是屬于一種先組式的檢索體系，只能單維地提示文獻特征，對文獻的專指度跟不上交叉學科的發展，在反映新學科、新成果方面也總是滯后，給用戶檢索新的科技信息增加了不少困難，也降低了文獻的檢全率、檢準率，因此有必要建立另一種檢索子系統以彌補學科分類檢索子系統的不足，筆者由此提出了建立“地名歸類檢索子系統”的設想，以實現按地名歸類檢索的功能。
地名歸類檢索主要指依據文獻所屬的地區，將文獻劃分開來，按地域區分和隸屬關系，以地名作為細類和子目，將庫容文獻各歸其地，編制文獻檢索系統。該系統按地域提供文獻線索，便于用戶以地尋文、鳥瞰全貌。該系統可避開文獻的學科分類，直接、方便、有效地了解和利用某一地區范圍的相關文獻資料，包括最新文獻資料。地方文獻都是以某一地區為記述范圍且反映本地特色的，這些共同的地方特色，體現為文獻的區域性[3]。某一地區在歷史上經歷了自然災害、氣候水文的變化；經歷了人口的自然變動和機械變動；經歷了各時代的政治、宗教、戰爭等影響，從而才形成本地區的經濟特征、生活習慣和文化傳統等等，也才有了地方文獻的收藏。地方文獻這一“區域性”特征，使得建立“地名歸類檢索子系統”成為可能。對研究地方特色的用戶來說，他們更注重文獻的區域性，建立“地名歸類檢索子系統”也正是滿足了用戶按地名揭示和組織文獻的要求，用戶不僅能以地名作為檢索口，查檢某一具體地區的有關文獻資料，并能較全面地了解該地區的總體概況。以我館收藏的徐州地區地方文獻為例，建立一個地名歸類檢索子系統的檢索結構：
該系統按市、縣、鄉、村的級別及隸屬關系、形成一個樹叉式的檢索結構。結構的深淺、樹叉的稀密，可依庫容文獻的收藏情況確定。進入系統后，首先列出第一級地名“徐州”，雙擊該條目，即可進入顯示該級文獻內容及下一級地名目錄，依次下去，即可進行更為詳細的查找。當進入到地名歸類的最底層時，即只顯示該層的所有文獻。對任一級文獻的進一步查找，可以配合設計“學科分類檢索”或“著述形式檢索”形式，以便用戶更直接地索取到所需資料。建立“地名歸類檢索子系統”，可以說為“區域研究”的用戶提供了一張地圖似的資料檢索途徑，使他們對地方文獻一目了然，廣域的地方文獻從而成為更具體的地方文獻。
3 著述形式檢索系統
地名歸類檢索已是在學科分類檢索的基礎上，進一步拓寬了用戶的查檢途徑，亦是在綜合性數據庫的基礎上，體現了專題性數據庫的檢索要求，但對地方文獻的不少用戶來講，學科的交叉滲透、地域的臨界相關往往正是他們研究的焦點，這時候前述兩種檢索子系統都不能滿足他們的要求，而著述形式則成為他們查找資料的第一入手點。地方文獻數據庫如能按著述形式組織文獻，即建立“著述形式檢索子系統”，則可實現按著述形式檢索的功能，滿足更多地方文獻用戶群的需求。
著述形式檢索主要指依據文獻的著述形式，將文獻劃分開來，按著述形式的層次關系，依次設立子目，將庫容文獻各歸其位，編制文獻檢索系統。仍以我館收藏的地方文獻為例，建立一個著述形式檢索子系統的檢索結構：
該系統是一種列舉式的檢索結構，不可能將已有的一切著述形式都羅列無遺，不同地區的地方文獻數據庫可依各地的地方特色及各種著述形式文獻的多寡確立不同的檢索結構及結構的深淺。如：我館收藏的是徐州地區地方文獻，因徐州是淮海戰役的主戰場，又是我國漢文化的發源地，于是將之歸為“地方檔案”的具體收藏。
“廣、快、精、準”是對文獻檢索工作的需求，也是衡量數據庫檢索系統質量好壞的標準。在建立地方文獻數據庫時，若能注意幾種檢索方法的相互結合，即可讓用戶有選擇地進行檢索，盡快地獲得所需資料，
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