基于工作流的信息管理系統研究
摘要：工作流技術是計算機支持的協同工作(CSCW)研究領域新出現的一門學科它是實現企業業務過程建模，過程管理與集成，最終實現業務過程自動化的核心技術。基于自定義業務流程的工作流技術的研究對于企業的業務流程重組和協同工作技術的發展具有十分重要的意義。
關鍵字：辦公自動化系統，工作流，LotusDomino/Notes
The research of information management system based on work flow technology
Abstract
Workflow Technology is a new subject in Computer Support Cooperative Work (CSCW) field, it is the key technology that realizes enterprise’s business process modeling, manages, integrates, and finally realizes automation of the business process. The research of work flow technology based on customize process has very important meaning to the recompose of enterprise's business process and the development of the CSCW technology.
Keywords：Office automation system (OAS), Workflow, Lotus domino/notes
一、工作流技術及信息管理系統概述
隨著各種技術的產生和發展，辦公自動化的內容不斷更新，逐漸豐富。當計算機技術、通信技術、管理科學和行為科學融入辦公自動化領域后，逐漸形成了辦公自動化系統的概念。辦公自動化系統是一種人機系統，指在辦公事務中引入現代化的管理方法，科技手段和各種輔助工具，是部分辦公活動物化于人以外的設備中，人和計算機組成的辦公信息系統。
工作流的概念起源于生產組織和辦公自動化領域，它是針對日常工作中具有獨立程序的活動而提出的一個概念。提出的目的是通過將工作分解為定義良好的任務、角色，按照一定的規則和過程來執行這些任務并對它們進行監控，達到提高辦事效率、降低工作成本、提高企業競爭力的目的。實際上，自從進入工業化時代以來有關過程的組織管理與流程的優化工作就一直在進行，它是企業管理的主要研究內容之一。只不過在沒有引入計算機信息系統的支持以前，這些工作都是由人工來完成的。工作流技術一出現馬上就得到廣泛的重視和研究。
根據WFMC的定義，所謂工作流就是一類能夠完全或者部分由計算機自動執行的業務過程，在此過程中，文檔、信息或任務按照預定的規則傳遞，企業人員、應用軟件互相之間協調工作，以實現企業業務流程所要達到的整體目標。在工作流定義的基礎上，WFMC給出了關于工作流管理系統的定義，工作流管理系統是一個軟件系統，它完成工作流的定義和管理，并按照預先定義好的工作邏輯完成工作流實例的執行。
IBM-Almaden研究中心給出的定義為：工作流是經營過程的一種計算機化的表示模型，定義了完成整個過程所需用的各種參數。這些參數包括對過程中每一步驟的定義、步驟間的執行順序、條件以及數據流的建立、每一步驟的執行者及每個活動所需的應用程序。
另外，Georgakopoulo和Peoplesoft等公司也給出了工作流的定義。
雖然不同的公司和研究機構給出了不同的工作流定義，但總體來說，只是表述方式略有不同。基本上可以認為，工作流是經營過程的計算機實現，而工作流管理系統則是這一實現的軟件環境。
二、基于工作流技術的信息管理系統與傳統信息管理系統的比較
工作流管理系統與企業傳統信息系統相比有很多的優勢,主要表現在:
2.1降低勞動強度,提高企業經營效率,以便集中精力處理核心業務企業在沒有應用工作流管理系統之前,通常只是運行簡單的基于數據庫的管理信息系統"在那個時候員工必須在不同的窗口中查詢,尋找自己所需的信息以及要完成的任務,復雜且耗時,而運行了工作流管理系統之后只需要查看自己電腦桌面上的任務表就能夠對自己收到待完成的任務一目了然,簡單!清晰!省時"對于高層的管理人員來說無疑更有效率,因為其需審查的工作文件類型復雜且多樣,這樣節省的時間就可以集中精力處理對企業的發展更為重要的核心事務"
2.2縮短運營周期,減少人為差錯,從而提高勞動生產率傳統的信息系統其實并沒有全面實現機上作業,某種程度上只是加強了數據處理的能力,對于業務流程沒有實現簡化的功效"而工作流系統大多是通過郵件傳遞消息,用數據庫存儲信息(如Novel和FileNet合作開發的Ensemble系統),因此不需要人工傳遞文件與通知事務"待完成的工作信息會自動地進入下一個執行者"這樣就很好地避免了由于公文或文件太多而被丟棄或延期處理的情況,從而減輕了工作強度,縮短了運營周期,顯著提高了工作效率"
2.3新員工可以迅速適應系統,易學易會易用
傳統的企業信息系統通常是基于數據庫開發的一個獨立系統,所以對于計算機操作不是很熟悉的新員工來說培訓工作是在所難免的"而工作流管理系統大多通過類似郵件系統來對消息和文件等進行傳遞,所以只要會上網查收電子郵件,都可以很快適應系統投入工作,從而大大減少了培訓人員的工作量和時間,這對企業用戶和開發商都是很有利的"
2.4可以實現對文件!消息及任務的輕易追蹤,從而易于發現流程瓶頸,為實現企業的BP(BusinessProcessReengineering)提供可能傳統企業信息系統并沒有完全實現業務流程自動化,并且各個子系統之間通常只是通過數據庫相聯系"而工作流管理系統實現了企業經營過程的流程化,使用它可以輕易追蹤到公文傳送到哪個環節以及在每個階段的響應時間等,以便于領導決策層對業務流程進行分析"分析流程就可以發現,如為什么訂單被延遲處理?哪個部門對業務的響應平均比其他的部門慢?為什么貨物被發送到錯誤的地方等,從而可有的放矢地對流程進行優化"而傳統的方式因為個人通常會太過于接近流程,或者有私己的利益和安排,以至于限制了流程的高效完成142"
2.5隨時隨地辦公,實現事務處理/零響應0
工作流管理系統較傳統的信息系統來說,由于其支持基于郵件的離線處理能力,可以通過WWW來實現任務協作(如ActionTechnologies公司的AtionWorksMetro系統),從而實現了所謂的移動辦公和處理/零響應0"即使企業中的任何一位員工出差在外,只需要用隨身帶的筆記本電腦或PDA連上Internet就可以批閱公文文件,再通過電子簽名技術保證其真實性和有效性,并及時傳回公司的系統中,進入處理隊列等待后續操作,從而不會因為一個環節的員工出差而影響整個業務的完成時間,也省去了以往的大量交接工作"
2.6靈活地更改任何流程而無需改變系統的其他部分 論文網在線
傳統的企業信息系統如果某一個環節不能適應新的發展要求,就必須由開發商派專人來修改應用程序代碼,有可能要改變整個系統的結構"而基于工作流管理系統的解決方法其優勢就是工作流程描述清晰,并分離于應用程序代碼"這就意味著一個工作流管理系統可以被快速地應用于支持一個新型的企業業務或過程"并且當整個進程發生改變時工作流程也相對容易被修改162"
三、系統框架結構設計
在框架中，把一個OA系統分成系統結構和組成單元組織兩部分進行設計，本章將詳細介紹這兩部分的設計過程。
3.1概述 
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