計算機與檔案管理現代化論文

時間：2024-07-09 14:59:07 計算機畢業論文

計算機與檔案管理現代化論文

　　【摘要】在這個計算機網絡快速發展的時代，檔案管理工作也同樣跟隨著在發展，逐漸實現現代化。而這一進程中，用計算機來管理檔案，是檔案工作現代化的重要方面。本文通過介紹計算機的自身特點，及其在檔案管理中所發揮的作用，以說明計算機是管理檔案標準化、規范化和現代化的重要工具。

計算機與檔案管理現代化論文

　　【關鍵詞】計算機;檔案管理;現代化

　　檔案的管理工作無論對于國家還是企業來說，都是一項重要事務。這些年來，伴隨著我國目前現代化建設的高速發展，對于檔案管理的工作也有了很大變化，半封閉式或封閉式的管理檔案方式已開始轉變為開放式。為適應新形勢和新要求，檔案管理現代化的實現具有重要作用。檔案管理現代化，即采用現代的科學技術對檔案進行管理。檔案管理現代化的其中一個重要方式就是以電子計算機為中心開發檔案管理的自動化系統。

　　1、計算機在檔案管理工作中的應用

　　1.1自動整理編目作為檔案管理工作的基礎，編目的整理是檔案從凌亂到系統的必經步驟。計算機以其功能強大的軟件，整理相關的檔案信息，并在此基礎上適應檔案使用與管理的具體要求編制出目錄。

　　運用計算機管理檔案之前，先要做好標引和著錄工作。處理輸入系統內的信息是計算機的分內事，但輸入的內容、輸入的內容是否正確，計算機是無法進行判斷的，因此，標引與著錄工作十分重要。其完成的質量優劣將對計算機檔案管理工作有著直接的影響。不過，標引與著錄非常復雜、瑣碎，對技術要求很高，但標引著錄的時候一定要達到準確、全面的要求，如此方能保證計算機檔案管理工作受到良好的效果。

　　處理數據是計算機強大功能最集中的體現。而處理數據的基礎是將要處理的信息輸入系統，把信息轉化成計算機能識別的形式，方便日后的查找。

　　1.2自動統計

　　作為檔案管理工作中重要的一環，檔案統計是指在對數據進行統計分析的基礎上，用數字將檔案管理的規律表達出來的活動。計算機以其處理數據的強大功能，在檔案統計自動化中發揮著重要作用。

　　計算機在檔案數據自動統計中的作用具體表現在兩個方面。首先，統計檔案的數量，比如對某一類別、某一作者進行統計。其次，統計檔案的利用情況，比如對某一年、某一個月份甚至某一日檔案的查詢利用次數的統計，并據此得出具體的年報、月報與日報，讓檔案管理工作者對檔案利用的構成與頻率有量化的了解，從而得出規律，對檔案日后需要的預測提供了有力的數據支持。

　　1.3自動檢索

　　和手工檢索檔案相比，計算機自動檢索質量更高，速度更快，檢索途徑更多，且檢索結果的顯示方式更多。用計算機進行檢索，目標能具體到文件，還能根據不同的檢索途徑的隨意組合，準確檢索出用戶所需文件。

　　要計算機準確查找到用戶所需文件，用戶必須要注意提問方式。

　　提問應用計算機能識別的詞語和句型，提問用詞應準確具體，不宜含混不清，另外，提問方式應合理簡潔，以利于計算機的高速檢索。因此，在用計算機查找檔案時，建議用戶用檢索語言，具體包括檢索邏輯問句、檢索條件和檢索詞。

　　計算機會按照用戶要求，將檢索結果按照一定的方式輸出，并把輸出的結果具體分發給用戶。系統輸出的方式的多少，形式靈活與否，直接說明該系統功能的強弱。

　　2、檔案管理自動化工作中要注意的問題

　　2.1做好檔案信息數據庫的建設這些年，隨著大容量光盤貯存技術與圖片處理技術的進步，計算機在檔案管理自動化中的應用從最初的信息檢索發展到原文圖形的管理，全文信息的檢索系統日漸成熟。現在，電子存貯技術與信息處理數字化技術的進一步發展，為檔案自動化管理提供了有效的技術支持。

　　2.2做好資源數據庫的研究

　　建設好資源數據庫，能有效實現檔案信息的共享與互補，大大地提高資源利用率，緩解檔案管理資金、人員與存貯空間有限的問題。其對各類各級的圖書、檔案與情報部門朝系統化與專業化方向的發展提供了有力的支持。檔案數字資源庫具有五大功能：電子化信息內容的生成與讀取;存貯與管理;電子信息的分發技術;權益管理;信息安全。

　　2.3加強檔案管理隊伍的建設，優化專業結構檔案管理的自動化，對檔案管理工作者隊伍提出了更高的要求。

　　在隊伍結構方面，信息處理人員、信息分析人員與數據庫建設和維護人員的需求大規模地增多了。

　　3、未來檔案管理自動化的發展趨勢計算機技術

　　在我國檔案管理工作中的應用已有二三十年，從我國檔案管理自動化工作的現狀不難看出，其在我國有了一個很好的開始。不過，因為原始的準備欠充分，計算機在檔案管理的編目與自動檢索等環節未能順利進行，為了這些問題的解決，未來計算機技術在檔案的管理中會出現一些新趨勢：

　　3.1更加重視計算機檔案管理軟件的開發，以使檔案自動化管理系統更為協調，更為完善。

　　3.2計算機儲存容量將進一步加大，機讀檔案的管理與開發力度將進一步加大，使計算機充分發揮其貯存與統計檔案數據的功能。

　　3.3檔案標引著錄人員的專業化。由專業對口，即具有檔案學背景的人員專門負責檔案的標引著錄工作，以保證檔案輸入的準確性，保證接下來的檔案管理自動化工作的有序進行。

　　3.4檔案館管理人員的整體素質的提高。現代科技的發展日新月異，檔案自動化管理工作必將跟隨著科技發展的腳步進一步發展.

　　4、結語

　　科技的發展日新月異，尤其是計算機技術的飛快發展，為檔案的管理提供了嶄新的思路。計算機以其高效處理信息的能力，快速地輸入信息、儲存信息、輸出信息，高效地對信息進行判斷與邏輯推理，日漸成為檔案管理工作的重要工具。

　　【參考文獻】

　　[1]孫淑揚.檔案自動化管理的現狀與發展[J].檔案學通訊,2006(4).