如何做好會計(jì)電算化工作論文
會計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的電子信息技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)實(shí)務(wù)中的簡稱，是一個(gè)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的會計(jì)信息系統(tǒng)。它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化,使傳統(tǒng)的手工會計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯?jì)信息系統(tǒng)。每個(gè)會計(jì)單位都應(yīng)按照總體原則結(jié)合自身特點(diǎn)建立會計(jì)電算化系統(tǒng)，我主要從以下幾方面闡述企業(yè)建立會計(jì)電算化系統(tǒng)應(yīng)把握的原則和需要注意的事項(xiàng)。
—、健全的組織機(jī)構(gòu)和必要的軟硬件準(zhǔn)備
1、會計(jì)電算化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及企業(yè)各個(gè)方面，企業(yè)負(fù)責(zé)人或總會計(jì)師應(yīng)當(dāng)親自組織領(lǐng)導(dǎo)會計(jì)電算化工作，主持?jǐn)M定本單位會計(jì)電算化工作規(guī)劃，協(xié)調(diào)各部門共同搞好會計(jì)電算化工作。例如購買設(shè)備、架設(shè)線路等需要技術(shù)部門、采購部門的支持與配合,財(cái)務(wù)部門，是會計(jì)電算化工作的主要承擔(dān)者，負(fù)責(zé)和承擔(dān)會計(jì)電算化的具體組織實(shí)施工作，負(fù)責(zé)提出實(shí)現(xiàn)本單位會計(jì)電算化的具體方案，方案提出后要審核報(bào)批后才能執(zhí)行。
2、企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和財(cái)力狀況，選擇與本單位會計(jì)電算化工作規(guī)劃相適應(yīng)的計(jì)算機(jī)機(jī)型及有關(guān)配套設(shè)備。實(shí)行垂直領(lǐng)導(dǎo)的行業(yè)、大型企業(yè)集團(tuán)，在選擇計(jì)箅機(jī)機(jī)型及有關(guān)配套設(shè)備時(shí),應(yīng)盡量做到統(tǒng)一，為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化打好基礎(chǔ)。同時(shí)會計(jì)電算化工作應(yīng)當(dāng)講求效益原則，處理好及時(shí)采用新技術(shù)和新設(shè)備與勤儉節(jié)約的關(guān)系，既不要盲目追求釆用最新技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，也不要忽視技術(shù)的發(fā)展趨勢，造成設(shè)備很快陳舊過時(shí)。用于會計(jì)電算化工作的電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門管理。
3、進(jìn)行相應(yīng)的軟件淮備，穩(wěn)妥的過渡。
1)可以購買或組織人員開發(fā)相關(guān)財(cái)務(wù)軟件，應(yīng)注意軟件的合法性、安全性、正確性、可擴(kuò)充性和滿足審計(jì)要求等方面的問題，以及軟件的服務(wù)。配備的會計(jì)軟件應(yīng)達(dá)到財(cái)政部《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要求。一般可以尋找大型正規(guī)有良好口碑的軟件公司購買軟件或合作開發(fā)。選擇會計(jì)軟件時(shí)要注意其功能要符合新會計(jì)制度的規(guī)定，有些會計(jì)處理方法不能隨意變更，會計(jì)軟件也要有相應(yīng)的控制功能,取消記賬、結(jié)帳功能必須由軟件提供者從嚴(yán)掌握，不能濫用。
2)大力支持和組織本單位會計(jì)人員分期分批進(jìn)行會計(jì)電算化知識培訓(xùn),逐步使會計(jì)人員掌握會計(jì)軟件的操作技能^可以舉行會計(jì)電算化知識技能大賽，獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)勝者。有條件的單位，選拔一部分會計(jì)人員負(fù)責(zé)會計(jì)軟件的維護(hù)，并培養(yǎng)部分會計(jì)人員逐步掌握會計(jì)電算化系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)工作。
3)開展會計(jì)電算化工作要根據(jù)本單位具體情況，按照循序漸進(jìn)、逐步提高的原則進(jìn)行。剛開始進(jìn)行電算化作業(yè)時(shí)計(jì)算機(jī)核算與手工核算必須并行三個(gè)月以上(一般不超過六個(gè)月）,且計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，并應(yīng)接受有關(guān)部門的審核后才正式實(shí)行電算化。
二、建立了嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度，這是會計(jì)電算化能否運(yùn)行成功的關(guān)鍵所在
(—)建立健全會計(jì)電算化崗位責(zé)任制
1)電算化會計(jì)崗位包括電算主管、軟件操作、審核記帳、維護(hù)、審查等。
2)電算主管:負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，可由會計(jì)主管兼任。軟件操作:負(fù)責(zé)輸人記帳憑證和原始憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記帳憑證、會計(jì)帳簿、報(bào)表等。審核記帳:負(fù)責(zé)對輸人計(jì)算機(jī)的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，對打印輸出的帳簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)。電算維護(hù):為保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的安全正常運(yùn)行提供技術(shù)支持。電算審查:負(fù)責(zé)監(jiān)督it算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行,防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。
3)基本會計(jì)崗位包括會計(jì)主管、出納、會計(jì)核算各崗、稽核、會計(jì)檔案管理等。基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位，可在保證會計(jì)數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。
(二）建立會計(jì)電算化操作管理制度
1)明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，每個(gè)軟件使用者都有自己的操作號，每個(gè)操作號只能在相應(yīng)的權(quán)限范圍內(nèi)作業(yè)。每一用戶按照自己的用戶身份和密碼進(jìn)人系統(tǒng)，對操作密碼要嚴(yán)格管理，避免使用易破譯的密碼，要定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計(jì)軟件。
2)預(yù)防已輸人計(jì)算機(jī)的原始憑證和記帳憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)帳簿。
3)操作人員離開電腦前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計(jì)軟件。
4)會計(jì)軟件自動(dòng)生成的運(yùn)行日志由專人保存并定期檢查、記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容，對用戶使用系統(tǒng)及時(shí)跟蹤。
5)當(dāng)相關(guān)會計(jì)人員出現(xiàn)休假、病體、出差等臨時(shí)情況需要由其他人員替代其工作時(shí)，要做好工作的交接、程序的監(jiān)督工作。如果是新人接手工作，要在核算系統(tǒng)內(nèi)新建操作人員和相應(yīng)校限，嚴(yán)格分清各自的操作時(shí)間和責(zé)任。
(三）建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度
這是保證會計(jì)電算化系統(tǒng)核算安全的重中之重。完善的內(nèi)控制度包括信息的準(zhǔn)確性、完整性、授權(quán)體系及訪問限制等四個(gè)方面。如果控制無效會增加對數(shù)據(jù)信息非授權(quán)訪問的風(fēng)險(xiǎn)，這種風(fēng)險(xiǎn)可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)和記錄遭到破壞，系統(tǒng)、系統(tǒng)程序、數(shù)據(jù)遭到不適當(dāng)改變,數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)或數(shù)據(jù)無法訪問風(fēng)險(xiǎn),人為繞過自動(dòng)控制等等。面臨如此風(fēng)險(xiǎn)必須建立一整套完備的崗位內(nèi)控制度，各個(gè)崗位之間相互牽制，不同崗位、不同職務(wù)互相監(jiān)督、互相制約，不相容職務(wù)嚴(yán)格分離。不相容的職務(wù)主要有軟件開發(fā)與軟件操作、數(shù)據(jù)維護(hù)管理與審核、數(shù)據(jù)錄人與審核記賬、操作與系統(tǒng)檔案管理等，比如出納不能兼任記賬和審核工作，審核人員只能審核，不能修改會計(jì)信息。還有一點(diǎn)是不能讓信息技術(shù)人員獲得超過其職責(zé)范圍的過大系統(tǒng)權(quán)限。
(四）建立計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度
1)保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會計(jì)電算化的前提條件，要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防火、防盜、防潮。
2)確保會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件的安全保密，客戶端和服務(wù)端之間傳輸?shù)乃袛?shù)據(jù)都進(jìn)行兩層加密，使用數(shù)字簽名確保傳輸數(shù)據(jù)的保密性和完整性。網(wǎng)絡(luò)間或是移動(dòng)設(shè)備傳輸重要數(shù)據(jù)前對其進(jìn)行加密，接收到數(shù)據(jù)后作相應(yīng)的解密處理，防止對數(shù)據(jù)非法修改和刪除。
3)對會計(jì)核算軟件進(jìn)行修改、升版和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作，要有審批手續(xù),在軟件修改、升版和硬件更換過程中，要保證會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。
4)計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)要由相應(yīng)措施，保證會計(jì)數(shù)據(jù)不丟失，丟失也能做到恢復(fù)和重建。配備備用電力設(shè)施以防電力的中斷造成嚴(yán)重后果，并且做好針對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的多服務(wù)器熱備份工作。
5)健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施,定期查殺病毒。同時(shí)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻與入侵檢測系統(tǒng)。
(五）建立電算化會計(jì)檔案管理制度
1)電算化會計(jì)檔案，包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤、其它磁性介質(zhì)、光盤的會計(jì)數(shù)據(jù)以及計(jì)算機(jī)打印出來的書面等彤式的會計(jì)數(shù)據(jù)。
2)電算化會計(jì)擋案管理是重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計(jì)檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)。
3)電子會計(jì)檔案應(yīng)多介質(zhì)、多地點(diǎn)備份,企業(yè)可以把會計(jì)檔案刻制成光盤保存，防止磁盤被意外消磁丟失數(shù)據(jù)，電子會計(jì)檔案要和書面檔案一樣分門別類編號保存，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制。
三、充分利用會計(jì)電算化做好管理工作。
會計(jì)電算化絕不簡單的等于手工記賬電腦化，最終應(yīng)把從繁瑣重復(fù)工作節(jié)省出的時(shí)間投人到企業(yè)財(cái)務(wù)的預(yù)測、管理、控制、分析、決策等職能。釆集各部門全面的信息，運(yùn)用、開發(fā)會計(jì)軟件相關(guān)功能生成相關(guān)分析數(shù)據(jù)和報(bào)表*推動(dòng)會計(jì)工作由核算型向管理型轉(zhuǎn)變，這是會計(jì)電算化真正的意義和目標(biāo)。
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