淺談電算化會計檔案利用
狹義的電算化會計檔案是保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質(zhì)上的會計檔案。各級企、事業(yè)單位實行會計電算化以后，財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計檔案的查找利用，均可在計算機(jī)上完成。因此，電算化會計檔案具有下列特點：電算化會計檔案存儲的范圍廣。它傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵：它不僅具有傳統(tǒng)的會計信息，還包括會計電算化的紙質(zhì)文件、電子文件以及系統(tǒng)軟件。在會計電算化條件下，會計檔案的載體本身發(fā)生了巨大的變化，電算化會計檔案存儲的會計信息得到了擴(kuò)大。財務(wù)人員首先要掌握計算機(jī)知識，然后才能使用計算機(jī)進(jìn)行會計核算、處理。
電算化會計檔案管理要求更高的科學(xué)性。電算化會計檔案通過計算機(jī)使用起來更快捷、方便，更容易產(chǎn)生決策參考價值，為管理和決策提供較好的支持。要管理好電算化會計檔案信息，必須配備專兼職檔案管理人員。另外必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，做好會計檔案的各方面工作。
電算化會計檔案具有更高的的安全性、完整性要求。會計檔案主要對財務(wù)收支進(jìn)行價值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟(jì)活動的質(zhì)的變化，要求極準(zhǔn)確的資料。而在電算化條件下，會計數(shù)據(jù)高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，會計數(shù)據(jù)，會計信息的完整性、安全性受到挑戰(zhàn)。而電算化會計檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境等條件的影響。所以要求電算化會計檔案的保密性和安全性比傳統(tǒng)的會計檔案高。
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