電子文件流程管理工作流運用論文
工作流的概念目前尚無統一、明確的定義。工作流管理聯盟（WFMC）將其定義為：業務流程的全部或部分自動化，在此過程中，文檔、信息或者任務按照一定的過程規則流轉，實現組織成員間的協調工作，以期達到業務的整體目標。簡言之，工作流即業務流程的自動化或半自動化的執行[1]1。所謂工作流管理，是人與電腦共同工作的自動化協調、控制和通訊，在電腦化的業務過程上，通過在網絡上運行軟件，使所有命令的執行都處于受控狀態。在這種管理模式下，工作量可以被監督，分派工作到不同的用戶以達成平衡。從邏輯上講，對工作流的定義或設計可以看做對業務過程重建的一種深化[2]62。
一、工作流在電子文件流程管理中的映射
工作流技術是計算機支持的協同工作的一部分，它通過將業務流程分解成良好定義的活動、角色和過程規則，并結合計算機和網絡技術來實現流程管理、流程分析和流程再造。工作流是基于一些基礎概念進行管理的，這些基礎概念及概念間的關系表達了工作流管理的基本思路和內容，主要涉及以下幾個方面。
1業務過程。
指在功能確定的組織結構中，能夠實現業務目標和策略的相互連接的過程和活動集，它們之間相互協作，以達到一個共同的目標。例如：文件處理過程等。工作流系統的基本目的是處理案例。電子文件流程管理就是案例。每個案例都有一個唯一標識，每個案例的生命周期都是有限的。以電子文件管理為例，從電子文件產生之時開始，直到電子文件永久保存或銷毀，才會從工作流系統中消失。機構承擔的所有業務活動中，可能與文件發生三種關系：形成、管理和利用。文件形成活動與產生文件的目的直接相關，其結果是形成文件。文件形成活動包括文件的產生/生成（即制作或接收）、處理（流轉）兩項工作內容。文件利用活動查考和利用其他業務活動形成的文件，以支持本業務目標的實現。文件管理活動是以適當的方法對文件進行組織和控制，將文件在合適的時間以恰當的方式提供給需要它的業務活動以及相關人員，包括文件形成者、內部利用者、外部用戶等，即實現文件資源的有效配置。
2活動及資源。
一個過程由許多要被執行的任務和一系列決定任務執行次序的條件構成。過程也被稱做程序，任務是一個工作的邏輯單元，它能作為一個整體被一個資源執行。資源是指能夠執行特定任務的一個人、一臺機器或一群人、一些機器。每個案例都要執行單獨的過程，我們把任務的具體執行（由資源所完成的），稱為活動[4]3。活動是完成工作流的一個邏輯步驟，工作項是案例和將要執行的任務的結合體，我們可以把工作項看成是要被執行的實際工作塊。術語“活動”指的是工作項的實際執行。承擔文件管理活動的工作群體，從總體上來講是一個復合群體，在整個流程中針對每一個環節中的事件確定工作人員在系統中的角色、角色擁有的權限。以電子公文流程為例，機要員、辦公室、承辦部門、職能部門、領導都是流程中的角色，對這些角色還應再細分，比如辦公室人員還可再分為審稿人、核稿人、分法人、排版人、歸檔人等角色，然后為每個角色分配不同權限。
3過程定義及工作流模型。
對業務過程進行計算機所能識別的形式化描述，從而得到計算機化的形式表示，用以支持運行過程的自動化。過程定義的結果是生成工作流模型，該模型描述工作流人物之間的控制流和數據流。工作流在電子文件流程管理中的作用就是控制電子文件的流轉，根據定義好的過程模型，建立實際的電子文件流程，確定路由、角色、狀態、條件。同時，支持對電子文件流程的動態修改，實現對電子公文流程的自動化控制。定義工作流模型，工作流是描述業務流程的，一個業務流程應包括以下幾個方面內容：該業務流程做什么？由誰來做？做的步驟是什么？工作流模型中需要加入描述數據、組織、資源的部分，這樣就把工作流模型擴充為四個部分：過程模型以及輔助的數據模型、組織模型及資源模型，其中的過程模型是工作流模型的核心部分。
4工作流管理系統及引擎。
WFMC提供了一個工作流管理系統的體系結構模型，包括過程定義工具、過程定義、工作流執行服務和工作流引擎、工作流控制數據、工作流相關數據、工作表和工作表處理程序、應用程序和應用數據等。其功能主要包括工作流設計功能、工作流運行和控制功能以及同用戶和應用的交互功能三方面。從支持業務流程重組角度來看，工作流管理過程主要包括業務流程建模、工作流執行和控制、業務流程重組三方面。工作流引擎是工作流管理系統的核心，它為工作流實例提供運行環境，包括流程的解析、資源的分配、邏輯的控制等，其主要作用體現在如下兩個方面：
（1）工作流引擎是流程的狀態轉換機。其任務是按照定義的規則控制實例的狀態轉換；
（2）工作流引擎是流程的路由控制器。一個流程對應著一條實際轉換的業務，流程的轉換路線受當前實例數據的控制。一般情況下，這些規則是根據流程實例的數據制定的公式。引擎的作用是對這些公式規則進行解析，找出流程下一步的流向，進行實例邏輯處理，使流程向下轉換。在不同的應用環境中，根據角色、分工和條件的不同，工作流引擎為工作流管理系統提供決定信息傳遞的路由，從而顯著地改進和優化了業務流程，更好地實現了業務流程控制。
二、基于工作流的電子文件管理流程重組
1電子文件流程管理中的一般流程。
（1）文件生成模塊：對電子文件在生成之際予以截獲，包括了捕獲和登記兩個過程要素。捕獲是決定制作并保留記錄的過程，捕獲的對象包括機構形成和收到的文件。捕獲過程主要決定哪些文件信息應該捕獲，這也意味著需要決定哪些人可以利用這些記錄以及這些記錄應該保留多長時間，這個過程應以對機構的職能和責任所進行的分析為依據，結合制定相關的標準或正式工具，如文件處置指南，來決定文件的取舍。登記標志著文件的捕獲正式進入文件系統，同時會在登記表中記錄下關于文件的簡短著錄信息，并分配給每份文件一個唯一的標識符。
（2）文件組織模塊：對電子文件按一定的標準進行類別劃分和相應整理，包括分類和確定處置狀態兩個過程要素。分類就是確定業務活動及業務活動形成的文件所屬的類別的過程，其中非常重要的工作是運用詞匯控制對文件信息進行標引，以建立起文件與相關信息的聯系，建立起文件及其他文件的聯系。
（3）文件保管模塊：對結束現行使用效用的電子文件進行保護和管理，包括存儲、利用權限和安全保管、實施處置三個過程要素。電子文件的存儲，要求在文件形成之前就決定維護、保管和存儲文件的有效手段，在文件需求發生變化時要重新評估存儲安排，包括對電子文件存儲載體的存儲能力進行評估，選擇具有較長生命力的可靠系統和載體，文件的轉換或遷移等多項內容。
（4）文件利用模塊：幫助利用者檢索并找到所需要的文件，包括利用和跟蹤的過程要素。要求電子文件管理系統滿足建立索引、檢索文件和再現文件的功能，同時應對文件的利用進行捕獲以形成元數據的一部分。
2工作流在電子文件管理流程重組中的應用。
文件管理流程不能脫離形成文件的業務流程獨立存在，兩者存在并行、交叉、銜接等關系，進行著信息傳遞。在一個信息系統高度集成的機構，這種并行、交叉和銜接關系尤其明顯。文件管理流程是在傳統文件管理環節論的基礎上的發展，在內容的深度和廣度上都有了一定拓展。工作流管理系統的監控管理工具能夠對工作流的整個流動狀況進行監視，并提供一系列管理功能，實現安全性、過程控制和授權操作等方面的管理。以電子公文為例，電子公文的流程控制是采用日志文件等手段，跟蹤系統中發生的事件，并將每一個事件的所有信息記錄到系統日志中。流程控制實現對公文流程進行自動監控和跟蹤，報告電子文件在流程中所處的位置，當前流轉狀態，當前公文處理者，下一步公文流轉方向，流程中上級、下級公文處理者，可以對流程執行的效率、執行的質量進行分析和處理，有效控制文件的流轉和工作的進度[6]48。基于工作流的電子文件管理流程重組由確定重組目標、確定電子文件管理活動過程及相互關系、確定電子文件管理流程功能模塊三方面組成。
（1）確定重組目標。針對機構自身業務需求，確定電子文件管理流程的目標體系，盡量地加以明確化、具體化，并適當劃分優先級，以分步驟、分階段地實現。電子文件管理流程重組的總體目標是：通過對電子文件管理一般流程的分析，運用工作流，特別是工作流系統對電子文件的形成、辦理到歸檔、保管、利用等管理過程實現全程的、可預知的控制。
（2）確定電子文件管理活動過程及相互關系。從邏輯上講，所有信息管理流程一般包括管理對象的確定、管理對象的組織、管理對象的維護及管理對象的提供利用。管理對象包括文件鑒定、文件歸檔等，其組織包括文件分類、整理、著錄等，值得注意的是，電子文件管理流程還需要包括信息系統的管理、文件的遷移、跟蹤審計等。文件管理流程是文件管理活動有序的組合，不同的秩序形成不同的文件管理流程，這種秩序就是文件管理活動之間的關系的反映，如時間上的先后關系、并行關系，空間上的合并關系、排他關系、循環關系等。
（3）確定電子文件管理流程功能模塊。確定管理流程功能模塊，即利用工作流管理系統，主要借助工作流引擎作用，結合實際的電子文件管理要求，對電子文件管理傳統模塊的整合與控制。
流程的發展和變化是新的管理模式和管理思想應用于實踐工作的結果，只有在管理和設計思想上具備對文件、檔案管理流程進行重組的理念，才能在軟件上突破以往的文件、檔案管理環節“分工”程序上的常規。電子文件管理流程的特點，要求我們對其控制與管理的方法將不再以“環節”分工為基礎，各環節之間的界限將被打破。信息技術的廣泛應用不僅迫切要求我們對其管理模式進行重新設計，同時，信息技術本身也為這種重新設計提供了可能。
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