辦公自動化中計算機信息處理技術的應用論文
現代社會，信息交流愈發頻發，對于辦公室信息處理也由傳統方式向新型方式轉變。計算機信息處理技術將龐大、冗雜的信息通過計算機技術、網絡技術以及通信技術等手段，形成規范的數據表，省去了人工操作環節，同時在精密計算體系的支撐下，也有效地避免了信息記錄錯誤的發生，提高了工作效率，保證了工作質量。隨著辦公自動化和數字化的普及，計算機信息處理技術也得到了更為廣闊的發展空間，因其在實際工作中能夠發揮積極的作用，所以，得到了廣泛的應用。
1概述
辦公自動化是以計算機為中心開展起來的人機結合的工作模式，通過利用現代化辦公設備，采用科學的管理手段以實現辦公自動化。在辦公自動化運行過程中離不開人和信息系統兩大要素。辦公室是開展工作的場所，而辦公自動化需要遵循以人為本的原則。在計算機信息技術應用到辦公環境當中后，實現了成本節約、提升工作效率的目的，為企業的良好發展創造了有利的內部環境[1]。辦公活動需要多種要素支撐，如辦公人員、辦公環境、辦公制度、辦公設備、技術工具等，各個要素之間的協同配合，形成了流程性的辦公活動。人作為辦公活動的主要實施者，在辦公活動要素中占有重要的位置。辦公活動中因個人的職能不同，所以，在辦公過程中所需要的辦公設備也會有所不同。隨著計算機技術的廣泛應用和網絡的普及，辦公場所和設備不斷更新換代，讓人們之間的空間距離愈來愈近。在網絡時間空間覆蓋的局面下，人與人，人與單位，單位與單位之間的信息交流更為快捷，這是現代科技給人類帶來的創新。在辦公自動化環境中，辦公人員通過先進科技手段所創造的經濟價值將成為各企事業單位發展的主要能源。辦公自動化處理的是辦公收集和接收的各類信息，在辦公實現自動化以后，這些信息將通過現代計算機技術進行分析和整合，為企事業單位完成日常工作提供了更為便捷的方法[2]。為了確保信息處理的有效性和及時性，計算機技術中的自動約束機制的出現有力地保證了辦公制度的實施。在信息化社會，辦公自動化已經成為了當前企事業單位處理日常工作的一項重要手段，并在科技的支撐下逐漸擴大自身影響，以形成一種主控的局面。
2辦公自動化應用現狀
隨著科技的發展，辦公環境的改善，辦公自動化也已經成功實現。在辦公自動化施工的過程中，因客戶的需求不同，且信息化軟件建設的不斷更新，致使辦公自動化在運用的過程中出現了一些問題，這些問題的存在對企事業單位的發展是極其不利的。
2.1自動化辦公系統的實用性不強
一些自動化辦公軟件在開發之初就將綜合能力視為重要內容，因此，在功能上雖然有較為突出的個性，但卻忽視了客戶的實際需要，從而使軟件得不到良好的應用。
2.2缺少針對性
很多軟件在研發辦公自動化軟件過程中，采用“群件平臺與適當定制相結合”的研發模式，但從實際情況上看，這種研發模式并沒有得到很好的推廣，很多生產商還是采用統一的模式，鮮少有定制，因此，只能滿足用戶的一般需要，而對其他使用需求就需要另行處理[3]。除此之外，軟件模塊的通用性不足，無法針對用戶需求的變更而進行一般的處理也是自動化辦公系統無法尋求到更為廣闊發展市場的重要原因之一。軟件模塊的通用性不足，對非通用性不具備處理能力，因此，軟件的利用率就會降低。
3辦公自動化中計算機技術應用
3.1強化辦公自動化管理體制
現代企事業單位對辦公自動化計算機軟件技術的資金投入較少，這是因為辦公自動化計算機技術不能產生直接的經濟效益。從多數單位對計算機硬件和軟件的資金投入上可以看出，計算機操作者所掌握的計算機技術并不純熟，只能應付一般的信息處理工作，無法就難點問題進行處理，從而降低了工作效率[4]。單位內部計算機操作人員計算機技術運用能力上的欠缺，一定程度上反映出了對計算機技術重視程度不足。另外，在計算機技術應用軟件的選擇上，因對實際需求了解不足，同時國內研發的軟件價格昂貴，所以，很多管理者將關注的焦點放在價格上，而忽視軟件的實際效用。從計算機軟件在辦公自動化的應用中可以看出，所產生的隱性效益是十分可觀的，為此，企事業單位管理者要充分地認清計算機技術在發展中所起到的隱性作用，同時在計算機軟件的選擇上，要從實際需求出發，選擇一款合適的應用軟件才對推動辦公自動化進程具有重要的作用。
3.2為辦公自動化提供專業服務
目前，各單位計算機專業技術人才的專業素養從實際工作效果上看，還有待提高。因單位類型不同，對計算機技術的應用要求也會不盡相同，所以，從業人員的專業素養從基礎上就存在著差異，這種差異是不可調和的，只能靠后天的努力去彌補[5]。就目前各單位計算機專業人才所具備的素養來看，普遍存在著應用理論和方法掌握不足的現象，這必然會對辦公自動化的推進形成極大的阻礙。作為辦公室計算機技術人員，為了確保計算機運行安全，可通過安裝瑞星殺毒軟件、設置防火墻、修補漏洞等手段確保計算機運行處于良好的狀態。從專業層面上看，各單位計算機專業人員還要與時俱進，不斷更新專業知識，從而維護辦公自動化成果，并借助原有條件創造出對企事業單位發展更為有利的辦公自動化環境。
3.3文檔自動化管理
辦公活動的一項重要內容是對各類信息進行收發和整理，在計算機的輔助下，這項辦公活動變得更為簡便和快速。就單位辦公檔案管理而言，運用計算機技術，可以實現網絡瀏覽文件的可能。檔案管理人員根據自身實際工作需求設置工作流程，對于檔案的使用情況以及在使用后出現的變動進行及時地保存，可為以后使用提供便捷服務[6]。檔案管理人員在收到檔案以后，要在電腦里做好檔案信息登記，并將其發送給承辦人，最后保存歸檔文檔。歸檔后的文件可以根據保密級別，由管理人員設置查詢權限，查詢文檔工作可不定期執行，以確保文檔信息沒有被盜用。在整個文檔管理過程中，因計算機的參與，使文檔的收發和整理實現了自動化，這也預示著計算機技術會電子文檔取代紙質文檔，進而實現企事業單位文檔自動化管理。
3.4工作流程自動化
現今，很多單位對計算機構建的網絡系統并不陌生，并且在實際工作中大力推崇，這是現代企事業單位自身發展的需要，同時也是社會對企事業單位發展提出的新要求。單位內部構建的信息交流平臺已經成為了內部信息流通的重要渠道。單位內部的信息平臺，可以讓員工及時地了解單位動態，同時還能開展培訓工作，為實現內部資源共享，以及建立良好的企事業單位形象提供條件。計算機技術在辦公自動化中得以良好的應用，不僅可以對整個辦公流程進行實時監控，同時還能及時地協調各部門資源，以使整體的運轉處于穩定、健康的環境。
4發展趨勢
計算機技術隨著用戶需求的不斷增多，將面臨著新的挑戰，而應對挑戰的唯一方法就是變革。從實際發展上看，計算機技術的革新將向著智能化、系統化、微型化和高速化的方向發展，其發展速度將影響辦公自動化的進程。就目前計算機技術而言，網絡技術發展快速，由此可推斷出辦公自動化將具備網絡計算機技術的發展特點。隨著計算機技術提供的服務功能的增多，人際互動會話將成為一種新的辦公自動化形式，具體體現為以下幾個特點。
4.1視頻技術得到廣泛的應用
隨著互聯網技術的普及和研發，計算機視頻技術會在辦公自動化中得到廣泛的應用，如視頻會議，與會者可以通過攝像頭清楚地表達自己的想法，同時組織者也能通過視頻了解現場情況。隨著計算機技術的革新，未來辦公自動化視頻會議的舉辦將會成為一種常態的議會模式。
4.2無線辦公環境
網絡的全面覆蓋使得網絡的利用效率得到了明顯的提升，而網絡辦公也將成為一種新形式的辦公方式。員工可以隨時隨地通過計算機進行網絡辦公，不受辦公環境的束縛。為了保證辦公信息的安全，企事業單位可以根據使用權限設置應用等級，這種借助現代網絡開展的辦公形式可以提高工作效率，為優化辦公環境創造了條件。
5結語
信息時代的到來，給企事業單位的發展提出了更為嚴峻的考驗，為了獲得有利的市場競爭環境，及時地掌握市場動態是很有必要的，而網絡這一有力的平臺為各單位提供了便捷途徑。目前，辦公自動化對各單位的發展所產生的潛在影響已經得到了人們的認可，但從計算機技術在辦公應用的情況上看，還存在著很多不足，這些不足將影響辦公自動化的進程，為此，企事業單位要對計算機技術在辦公自動化的應用予以重視，通過采取相應的手段，以提升辦公自動化的實際效用。
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