畢業生檔案管理與轉遞問題

時間：2022-11-18 09:48:03 檔案

畢業生檔案管理與轉遞問題

　　畢業生檔案是學生在校期間各方面表現的記錄，是學校對學生進行管理考察的重要依據。下面是小編為大家搜集整理出來的有關于畢業生檔案管理與轉遞相關問題，歡迎閱讀!

畢業生檔案管理與轉遞問題

　　1畢業生檔案管理有何意義?

　　畢業生檔案是學生在校期間各方面表現的記錄，是學校對學生進行管理考察的重要依據。為了充分發揮檔案在學生管理中的作用，使學生檔案管理工作達到規范化、制度化和標準化，各級組織人事部門都有統一的規定和要求，畢業生檔案管理工作要貫徹為人事工作服務，為經濟建設服務的基本方針實行統一管理，以便更好地了解、考察和培養學生，為畢業后用人單位的選聘錄用起到積極的作用。因此，屬于檔案內容的材料必須完整無缺。

　　2畢業生檔案內容有哪些?檔案有何作用?

　　畢業生檔案內容包括：學生登記表;畢業生登記表;學年鑒定表;畢業論文及評定表;學生成績單(學籍表);高考材料(考生正卷、副卷);獎懲材料;畢業生體檢表;學位申請書;實習手冊或實習鑒定表;《全國普通高校本專科畢業生就業通知書》;其他錄取材料;入黨(團)登記表及思想匯報等。

　　檔案的作用主要體現在為用人單位人力資源部門選聘和調配使用人員提供重要依據。檔案是個人經歷、思想品德、學習業務能力和工作表現的歷史真實記錄，通過檔案可以清楚地熟悉、了解一個人過去的各方面表現。檔案也是畢業生享受相關人事、勞動、社會保障服務(如辦理社會保險、失業保險)等的重要憑證。另外，個人檔案記錄的工齡、工資、福利待遇、擔任職務及社保參保年限等對每個人來說都至關重要。有的畢業生誤以為既然國家相關政策規定，畢業生暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存2年，就無須再到人才代理機構托管檔案了。其實，學校保存的只是學籍檔案，而真正發揮作用的卻是人事檔案，如轉正定級、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉換成人事檔案后才能進行的。按國家政策規定，畢業生畢業1年后(以報到證簽署日期為準)即可申請轉正定級，專科畢業并工作滿 3年、本科畢業并工作滿1年后可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人才代理機構負責辦理。學校保存的學籍檔案只是存放，不能起到人事檔案的相關作用。所以畢業生對檔案的托管、使用不能忽視。

　　3學校如何轉寄畢業生的檔案?

　　根據《關于進一步加強高校畢業生檔案管理的通知》(遼教發[2012]105號)要求，各高校要建立健全畢業生檔案管理制度，嚴格把握好檔案接轉過程中的各個環節，嚴格履行登記手續，嚴格落實有關保密規定，確保檔案材料的公信力，維護檔案的權威性和嚴肅性，切實做好畢業生檔案轉接各項就業服務工作。

　　⑴ 加強管理，確保畢業生檔案資料完整有效。檔案資料的完整性對畢業生能否順利入職、落實相關待遇至關重要。學校在畢業生離校時，要及時整理好檔案材料并進行歸檔，確保畢業生檔案材料的齊備和準確無誤，對于缺少的材料應及時辦理補充手續，并且每份檔案都應附材料清單，檔案離校時確保密封狀態。

　　⑵ 規范畢業生檔案轉接工作。對已落實就業單位且單位有檔案管理資格的高校畢業生，可將檔案直接轉移到接收單位;對已落實就業單位，單位沒有檔案管理資格的高校畢業生，可將檔案轉移至單位所在地的市人才服務機構或就業服務中心;對考取研究生、升入本科學校的，可將檔案直接轉移到錄取學校;對未就業且申請回生源地的高校畢業生，可將其檔案轉移回生源地所在省或地級市的高校畢業生就業主管部門;對參加項目就業的畢業生，按照相關組織實施單位的有關要求轉接檔案;對參加人事代理的高校畢業生，要將其檔案轉移到代理機構。

　　4暫時無法落實檔案關系的畢業生，有哪些選擇?

　　高校畢業生就業于個體、民營等無檔案管理資格和不需要畢業生個人檔案的企事業單位，或者選擇個人創業、出國留學和移民等，無法落實檔案關系。為了避免發生檔案滯留、自帶或棄用等現象，畢業生可向遼寧省高校畢業生就業創業服務中心提出人事代理申請。由遼寧省高校畢業生就業創業服務中心為畢業生提供相關服務。根據申請，協助辦理轉正定級、職稱評定、檔案政審等，解決畢業生無法落實檔案關系的后顧之憂。

　　5擇業期內解除勞動關系的畢業生如何辦理檔案轉遞手續?

　　⑴根據畢業生意愿可直接將檔案存放在各地的人才交流中心(由人才交流中心出具接收檔案的商調函到用人單位存放檔案的部門辦理檔案轉遞手續)。

　　⑵涉及到調整改派的，由畢業生持換發后的《全國普通高校本專科畢業生就業通知書》(簡稱《通知書》)到用人單位存放檔案的部門辦理檔案轉遞手續。

　　6超出擇業期的畢業生檔案如何轉遞?

　　⑴如果改派回生源地的，可直接持《通知書》到存檔機構辦理檔案轉遞手續。

　　⑵跨省調檔的畢業生檔案須按各人才交流中心轉遞人事檔案的相關政策辦理。

　　7檔案轉移有哪些具體要求?

　　為保證檔案轉移的安全和保密，檔案通過統一郵寄或管檔機構專人提取的方式轉遞，一般不可個人攜帶。為了保證檔案轉移的準確和有序，應有檔案去向記錄，包括畢業生個人信息、畢業去向、檔案去向及辦理人簽名等內容。畢業生檔案接收機構必須具有人事檔案管理資格，不可隨意將畢業生檔案轉遞至無管理檔案資格的單位、機構和交由學生本人自帶。

　　拓展：畢業生檔案管理制度

　　（一）學生檔案內容

　　學生畢業離校前，檔案內容除了原有高中部分檔案外還必須包括：

　　1、高等學校畢業生登記表。此表必須由學生本人填寫，字跡要清楚，用藍黑墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫各項內容；“畢業生鑒定”是畢業生在校期間德、智、體綜合素質的評價，請輔導員認真填寫，報學生管理部門審核加蓋公章。

　　2、學士學位審批表。學生修完規定學分，經校學位評審委員會批準，獲得專業學士學位。

　　3、全國普通高等學校本專科畢業生《就業通知書》。除升本、升研、出國深造的畢業生外，其他畢業生《就業通知書》一律歸入本人檔案，作為身份變化的依據。

　　4、學生卡片。由校學籍管理部門審核批準的.本科或專科學籍證明。

　　5、成績單。由教務部門核準的學生在校學習成績單，加蓋教務處公章。

　　6、組織關系。正式黨員的入黨申請書、黨校學員材料、積極分子材料等歸入檔案；預備黨員的黨組織關系材料單獨封存，單獨轉寄，待轉正后歸入檔案統一管理。團員關系須將入團申請表歸入檔案。

　　7、獎勵材料。在校期間獲得各種競賽獎勵、獎學金、助學金等材料。

　　8、處分材料。在校期間因違紀行為而受到的處分。

　　（二）學生檔案管理

　　1、新生入學一個月內，其檔案由新生錄取部門直接移交至輔導員；個別地區有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導員，期間不允許學生本人接觸到檔案的內容，封口必須完整無損。

　　2、大學期間，在校學生檔案由輔導員直接管理，并負責將大學期間的各種獎懲材料收集整理，歸入檔案。校內學籍變動時，學生檔案直接在輔導員之間進行轉交。

　　3、學生畢業離校，畢業生檔案由輔導員負責按學生檔案內容的要求進行組檔，檢查完整無誤后統一移交大學生就業指導中心。由大學生就業指導中心根據畢業生就業去向以機要方式轉出，或者根據畢業生申請實施檔案代管。原則上，畢業生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業生個人長期保存檔案。

　　4、中途轉學、退學等學籍變動的學生檔案，由輔導員轉至大學生就業指導中心進行備案，再以機要形式轉出。退學的學生檔案直接轉至生源地檔案主管部門。

　　5、學生因升學、公務員考錄等需提前調閱檔案的，學生可持調檔函通知輔導員進行調閱。如檔案需要提前轉出調閱，需由輔導員將學生檔案轉交大學生就業指導中心備案后，以機要方式轉出。輔導員不得直接將學生檔案交給學生個人寄發或攜帶。大學畢業時的檔案材料可由輔導員重新建檔，形成原始檔案的補充檔案。畢業離校時，補充檔案由輔導員移交至大學生就業指導中心，以機要方式轉至錄取學校或單位檔案管理部門，再與原始檔案合并存檔。

　　6、畢業生離校前已簽約就業的，輔導員統一移交檔案，由大學生就業指導中心負責按期轉至用人單位人事檔案管理部門。為保證轉寄按時到達，畢業生本人要負責填寫檔案轉寄的地址和接收單位，輔導員和就業部門負責核查。

　　7、畢業生離校前未簽約就業的，即可自愿申請檔案轉回生源地檔案主管部門，也可向學校就業部門申請檔案留校代管。學校檔案代管時限最多2年，期滿以機要方式轉回生源地檔案主管部門。

　　8、學生檔案是學生成長軌跡的真實記載，其管理和轉接是非常嚴肅的事情。檔案外轉必須由大學生就業指導中心登記備案，規范密封，并以機要方式轉出，其它部門或個人不得擅自處置。

　　9、畢業生暫留學校檔案，在離校后2年內，大學生就業指導中心提供檔案調檔和狀態查詢業務。如遇不確定因素出現檔案丟失，經核實可予以補辦，補辦內容僅限大學期間檔案。

　　10、未盡事宜由大學生就業指導中心負責解釋。

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