領導者必須具備的開會技巧

時間：2024-07-30 02:45:55 領導力培訓

領導者必須具備的開會技巧

　　掌握正確的開會技巧，是做好領導管理工作的基本功。那開會有哪些技巧呢?下面和小編一起來看看吧：

領導者必須具備的開會技巧

　　(一)會議的功能

　　會議有以下六項功能：

　　1、信息溝通：通過會議，可以傳達上級的意圖，公布企業整體狀況，了解下屬工作情況，明了下屬思想情緒狀態，及溝通其它信息。

　　2、生成方案：通過會議的研究討論活動，可以產生解決問題或展開行動的方案。

　　3、統一思想：通過會議，可以融合各種不同的見解，達成一致的思想，以指導組織的各個部分，在核心思想指導下協調一致地行動，增強了組織的協調性。

　　4、產生權威：通過會議形成的決議，常常比單純的行政命令更具權威性。因為，會議決議含有民主的成份、集體的智慧;反對會議決議，一定程度上就是和眾人作對。比如，全國人民代表大會的決議，對全社會的影響力和沖擊力，就比一份單純的紅頭文件或行政命令強烈。

　　5、地位象征：按照我們中國人的價值觀念，許多人認為，參加會議越多，表示社會地位越高;因此，會議也成為一種地位象征、待遇象征。我們常常發現這樣的情況：有的人之所以反對某項方案，小部分原因是他認為方案本身有漏洞，而絕大部分原因是沒有請他參加會議，感到自己的地位與尊嚴受到了藐視。

　　6、調節情緒：有些會議并無太多的日常管理實質內容，而純粹是通過會議來調節與會者的情緒與心態，為某種特定的管理需求服務。例如，誓師大會、保險公司對推銷員開的早會(許多保險公司通過給推銷員開早會，來安慰失敗者，鼓勵成功者，激勵拼搏、振奮精神)、干部任命會議。

　　(二)主持布置任務會議的技巧

　　1、布置任務的會議，是最常見的會議之一。布置任務會議的技巧，在一定程度上直接影響下屬的工作效率。未經專門訓練的管理干部，在布置任務的會議上，常會犯一些原則性錯誤。

　　2、我們主持布置任務的會議，必須注意的“四原則”，即人，責任一定要指派到具體的人身上，并且，一件事一個人負責;時間，必須明確限定完成任務的時間，除非不言自明;標準，必須明確完成任務的達標要求，并且，極具可操作性;檢查，要營造——上級會隨機監督、檢查的氣氛。對于四原則，我們結合事例來進行一番分析。

　　3、責任一定要指派到具體的人身上，并且，一件事一個人負責。

　　4、一般限定完成任務的時間，除非不言自明。

　　作為領導者，是否養成布置任務的同時限定完成任務時間的習慣，在很大程度上，會直接影響下屬的工作效率。研究統計表明，領導者養成給下屬"限定完成任務時間"的習慣，可以提高工作效率30%～50%。如果，沒有限定完成任務的時間，大多數下屬“天然地”具有拖延任務的傾向;在極端的情況下，甚至可能把完成任務的時間，拖沓得遙遙無期。

　　給下屬限定完成任務的時間，必須告知明確的、數值量化的時間概念;禁止出現以下這些模糊的時間概念：越快越好、盡快完成、盡最快的速度完成……等等。須知：所謂越快越好之類的范圍是十分模糊的，比如三小時、一天、二周、三個月，都可以劃入越快越好的范疇。

　　如果領導無法提供準確的時間限制，也必須預測出完成任務的時間范圍。也許這個預測的時間范圍存在數值上的誤差。但是，比“越快越好”更能產生實際的指導意義。

　　5、明確完成任務的達標要求，并且極具可操作性;很多領導者異想天開地認為：只要自己明白任務的優劣標準，下屬也自然會不言自明。但是，調查發現：大多數下屬并不能準確地掌握上級的意圖;這導致任務完成的績效，與領導的期望值相距甚遠，甚至南轅北轍、大相徑庭。

　　告訴下屬完成任務的優劣標準，必須是可操作性的標準;有的領導告訴下屬：一定要做好、效果要好、只能干好不能干砸、一定要讓我滿意、要有用……等等，這些標準都屬于不具備可操作性的標準;因為上述的每一個標準，都可以引發出多種角度、因而也是多種標準的理解。所以，領導者在布置任務時，必須要避免使用語言、詞匯的廣義性與不確定性。

　　6、要營造上級會隨機監督、檢查的氣氛。

　　領導者完成任務布置以后，同時必須讓部下感到：領導會隨時親臨現場、檢查任務的執行進度。如果部下認為：這位領導布置任務，是“前布置后忘記”，并且，肯定不會來檢查進展情況，那么，部下在執行任務過程中，偷工減料的現象就難以避免了。

　　所謂”氣氛”，就是部下感覺到上級親臨現場檢查工作進度，僅僅是一種“可能”，是對員工的一種心態壓力;同時，將這種檢查定位為一種“可能”、一種壓力氣氛，還有利于領導者根據自身的日常工作安排，以及對執行任務的部下信任度，決定是否真的親臨檢查。當然，形成并維持這種氣氛，沒有別的辦法，只能是有選擇地抽查下屬的工作，以對全體執行者起到警示作用。

　　(三)主持討論會的技巧

　　所謂討論會，就是通過開會討論的形式，求得解決現實問題的方案。

　　討論會是管理工作當中相當重要的環節。善于主持討論會的領導者，能夠獲得盡量多、盡量全面、盡量符合實際需求的建議和方法;不善于主持討論會的領導者，往往不能從集體的智慧中吸取有益的成份，需要做出決策時，也往往是孤家寡人、閉門造車，結果，或異想天開、盲目沖動，或畏頭縮腦、妄自菲薄。

　　主持討論會的原則，有以下十個方面。

　　1、主題復雜的討論會，要提前將議題通告參加會議者，以免討論缺乏深刻。

　　只有提供充分的思考時間，才能讓與會者對復雜的議題，形成并發表比較深刻的見解。如果臨到會議召開時，才將需要慎重考慮的復雜議題提交與會者討論，通常導致討論結果流于膚淺，云山霧海而沒有結果。

　　2、營造或選擇一個相對寬松的環境。

　　嚴肅的會議氣氛，會抑制與會者的創新思維。因此，召開討論會的地點，應該選擇比較寬松的環境。在開會之前，主持者也應該率先引發一些愉悅心情的話題，發布一些令人鼓舞的訊息，然后，自然而然地轉入主題，并激勵與會者暢所欲言、坦誠直言。

　　3、持不要首先發表自己的見解。

　　首先，討論會的主持人一般即是領導者。領導者首先發表自己的見解，就會為會議議題定下基調，限制與會者的思維空間，壓抑大家的創新欲望;因為，下屬或員工提出與領導者不同的見解，無疑在某種程度上體現對領導者能力的懷疑、甚至否定。如此心態和情緒的產生，將導致百家爭鳴的討論會，演變成領導者的獨角戲;于是，原本可以博采眾長的優秀方案，卻在與會者的一致沉默當中，消失得無影無蹤。

　　其次，領導者也是一個普通人，不是全知全能的“神仙”;領導者以引發討論為動議而首先發表的見解，往往布滿漏洞;他的見解通常成為與會者內心批判的眾矢之的。這種批判心態的深入與擴大，往往引發與會者竊竊私語：“瞧，我們這位領導真是個糊涂蛋，又出餿主意了”;其結果，必然導致領導者形象受到損傷。

　　如果，領導者處于討論會尾段發言——將自己對他人觀點的認同標準，隱含在總結、補充、修正正反兩方面意見的過程中——則必然是最完整、最全面、漏洞最少的發言;這對提高領導的威信大有好處。

　　那么，作為主持人的領導者其“開場白”應該如何措辭呢?

　　領導者的“開場白”應該激勵大家暢所欲言，闡述清楚會議的目的、背景，以及前期工作總結;在表述以上所有內容時，必須摒棄對討論主題隱含態度傾向，堅決不能在一字半句當中，提供下屬揣摩領導者態度傾向的依據。唯此，才可確保討論結論的全面性、公正性、客觀性。

　　4、對于好的建議應鼓勵，質量不高的建議不能批評。

　　每位下屬，在提出自己建議之前，都是認為自己的建議是有效的，并且，下屬并不能確切地預知上級對自己的建議的反應。如果，對于質量不高的建議予以批評，就會堵塞言路，使人不敢發言。因為，下屬會認為：“我的發言，說不定會招致批評，何必自討沒趣，還是不發言為妙”。因此，主持者對于質量欠佳的建議予以批評、指正、糾偏，絕對是一個壞習慣;有這樣壞習慣的主持者，是開不好討論會的。

　　正確的方法是：聽到了好的建議，主持者應該通過口頭表揚、點頭致意、滿面笑容、追問細則等行為，來鼓勵發言者繼續發言。對于所聽到的、質量欠佳的主意，只須裝作沒聽見就可以了。

　　當然，有的人提出壞建議，其動議不是由于思維方法不同或能力問題，而是故意搗亂，那么，就必須予以批評。

　　5、在討論會中，常常出現小事情占據大時間的情況，主持者要盡力消除這種弊端。

　　6、參加討論會的人數不能太多，控制在5～10人為宜

　　討論會中有這樣一個規律：發言的真實性與參加會議的人數成反比。參加會議的人數越多，發言者的顧忌就越多。只要會議的參加人數超過了十幾人，發言者難免采用“官話”、“套話”來表述，其觀點也就會變得冠冕堂皇、似是而非了。因此，參與討論會的人不能太多;否則，根本不能得到切實有用的東西。

　　但是，如果認為“參加討論會的人越少越好”，那么，人數太少也無法激發起活躍的氣氛，阻礙了新思想的產生。討論會人數以5～10人為宜。

　　7、開討論會應有結論

　　主持者在會議即將結束時，應對討論進行狀況有明確的結論。這個結論，應盡可能綜合了各方面合理成份;用張三的意見，加強李四的意見，用王二的意見，補充麻子的意見，這樣才能充分調動各方面的積極性。

　　沒有結論的會議，等于沒有開會。如果，一次會議不能做出整體結論，也必須做個階段性的小結，使得會議的成果有具體的體現。

　　8、有了結論以后，應把任務分攤給具體的人。按照布置任務的程序進行操作。

　　上述，就是主持討論會時應注意的基本原則，我們把討論會常見的錯誤編成四句順口溜：

　　會而不議：開了會卻走了題;

　　議而不決：開了會雖沒有走題，但也沒有結論;

　　決而不行：開了會雖然有結論，但沒有把任務分攤到具體的人身上;

　　行而無果：任務雖然分攤到了具體的人身上，但是，卻沒有效果;原因是，沒有去檢查。

　　領導者必須掌握的口才技巧

　　1：制造懸念，激發聽眾的興趣

　　好的懸念不僅能夠使演講者再度成為聽眾注目的中心，而且能夠活躍現場氣氛，激發聽眾聆聽與參與的興趣。因此，在演講中制造懸念，可以有效地吸引聽眾的注意力，使演講內含的信息和情感得以準確傳達。如果演講者能在出現冷場的情況下，適時地制造一兩個懸念，確實是重新吸引聽眾注意力的非常有效的辦法。

　　2：變換話題，穿插趣聞軼事

　　當然，一個演講過程中，總會出現這樣或者那樣的情況，就好比如說冷場，這個是不可能不出現的，在每一個演講會場都會出現這樣的情況，那么做為演講者，你要怎么去處理這樣的情況呢，在這里，口才培訓網就給大家支一個招，那就是變換話題，在這樣的情況下，你適時的去換一個話題講講，穿插一些有趣的事情，讓會場上的與會人員一聽到這事就非常的有興趣，迅速的把注意力集中到你這里來，這樣的話，你就有一個很好的機會來演講你的話題了。

　　3：簡短式的發言

　　沒有人愿意聽一個人在臺上講的過久，我想你也不想看到這樣的情況吧。我也是一樣，記得那時候在學校的時候，學校領導都是一講就半個小時，下面的同學們都要崩潰了，領導還沒有要停的意思。講的多，講的好，并不是件好事，有時候聽的過多了，也會讓人生厭的。所以，做為領導，一定要把話講明白，但是，要用最短的時間。而在我們的演講藝術中，單向交流中那種應景式講話，越短越好。而在雙向交流中，任何一方都不要滔滔不絕地包場，要有意識地給對方留下發言的時間和機會。自己一輪講不完，應待對方有所反應后再講。不然的話，哪來的交流呢。

　　4：適時地贊美聽眾，求得共鳴和好感

　　人都喜歡被以贊美，一聽到別人肯定自己，自己肯定會很高興。我們可以利用這一個特點，來調劑氣氛。聽眾發現演講內容與自己的關系不大，自然不會給予太多的關注，在這種情況下，常常會出現冷場。此時，演講者應當注意采用恰當的方式，拉近與聽眾的心理距離。貼近聽眾的一個有效方法就是發自內心地贊美聽眾，用中情中理的話語撥動聽眾的心弦，激起他們的共鳴，使他們重又對演講產生濃厚的興趣，從而打破冷場的尷尬局面。演講者為了打破冷場局面，常會以現場中具有代表性的某一類人為話題，進行贊美，近而產生對方的共鳴，從而達到活躍現場的目的。

　　5：調動聽眾參與的熱情

　　這種方法是基于演講的特性使然。也就是說，演講者在以自己的演講辭和形象的語言來感染聽眾的同時，聽眾的積極回應也有利于推動演講的順利進行。因此，演講者在需要的時候向聽眾提出富有針對性和啟發性的問題，可以調動聽眾參與演講活動的熱情，使他們意識到，自己也是整個演講的一個重要組成部分，這樣會有效地避免冷場和打破冷場。

　　如一位領導正在面向群眾進行普法意義的演講，由于話題具有一定的專業性，聽眾的注意力出現了分散，進而不少人開始交頭接耳起來。這時，這位領導者及時提出了這樣的話題：“請開小差的同志們想想，如果我們自己的權益受到了侵害，我們又將怎樣來尋求法律的幫助呢？”這樣一來，交頭接耳的聽眾也就能重新將注意力轉移過來。

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