秘書禮儀修養的基本知識

時間：2024-08-22 11:18:41 商務秘書

秘書禮儀修養的基本知識

　　禮儀作為一個社會、一個民族的道德規范的外化，它的作用是多方面的。下面yjbys小編為大家準備了關于秘書禮儀修養的文章，歡迎閱讀。

秘書禮儀修養的基本知識

　　1.秘書禮儀的含義

　　秘書禮儀，是指秘書在工作和社會活動中，為了塑造個人和組織的良好形象而應當遵循的對交往對象表示的尊敬與友好的規范或程序，是一般禮儀在商務活動中的運用，它體現了秘書人員自身的文化素養、精神風貌和工作態度。

　　秘書禮儀是社會禮儀的'重要組成部分，但它又不同于一般的人際交往禮儀，它包括秘書禮節和儀式兩方面的內容。秘書禮節就是秘書在工作和社會交往中為表示尊重對方而采用的約定俗成的規范形式。儀式即按程序進行的禮節形式。

　　秘書禮儀所涉及的范圍較廣，辦公禮儀規范、接待禮儀規范、外事禮儀規范、社交禮儀規范、形象禮儀規范等等，哪個方面都不可偏廢。個別秘書人員認為，在工作中只要注意辦公禮儀規范就可以了，至于個人形象，那是自己的事情，“穿衣戴帽，各有所好”，與他人無關。其實，這是對秘書禮儀認識的誤區。這些人應學習秘書禮儀的相關內容，盡早意識到秘書禮儀的重要性，提高自身禮儀修養并在工作中發揮其優勢。

　　2.秘書禮儀的內容

　　總體說來，秘書禮儀的內容大致可以分為四個方面：

　　(1)秘書自身的禮儀

　　秘書自身的禮儀主要包括儀表的協調、儀表的色彩搭配和不同場合的儀表三個方面。所謂儀表的協調，是指一個人的儀表要與他的年齡、體型、職業和他所在的場合吻合，表現出一種和諧，這種和諧能給人以美感。要把握適度性，無論在修飾程度，還是飾品的數量和搭配技巧上，都要把握分寸，自然適度，追求雕而無痕的效果。要注意適體型，修飾要與容貌、體型、個人氣質相適宜;要與自己的身份和和職業協調統一，合乎和體現自己的身份特點和表現自己的內在的氣質。化妝方面，在工作崗位上，以淡妝為主，避免使用芳香型化妝品。

　　不同的色彩有不同的象征意義，也有不同的禮儀效果。暖色調(紅、橙、黃等)給人以溫和，華貴的感覺，冷色調(紫、藍、綠等)則使人感到涼爽、恬靜、安寧、友好。中和色(白、黑、灰等)給人平和、穩重，可靠的感覺，是最常見的工作服裝顏色。在選擇服裝外飾物的色彩時，應考慮到各種色調的協調與膚色，選定合適的著裝、飾品，同時運用相近的色彩配色，遵守服飾禮儀的“三色原則”。

　　儀表應注意場合，根據不同的場合來進行著裝。喜慶場合，莊重場合及悲傷場合應注意有不同的服裝，要遵循不同的規范和風俗，考慮文化背景的影響。在不同的時間、地點及場所所適宜的裝扮是秘書人員不能忽視的'。秘書還必須注意：除了穿著應該考究之外，從頭到腳的整體裝扮也應講究強調“整體美”。

　　(2)與領導相處禮儀

　　美國著名成功教育家戴爾•卡耐基認為：一個人事業上的成功，只有15%是由于他的專業技術，另外的85%是要靠人際關系、良好的人際關系不僅能使你心情愉快，重要的是會幫助你的工作步入成功。

　　而作為下屬，一定要處理好與領導的關系。特別是秘書，只有獲得上級領導有力的支持，才能更好的開展工作。否則，只會在工作中處處受阻。與領導相處，需要注意一下幾點：一是要了解你的領導。與人相處，貴在相知。人與人之間如果多點了解，就會少一些誤會。與領導相處，更是如此。秘書經常在領導身邊工作，要了解他的工作作風、習慣、愛好等，這樣就會減少許多不必要的麻煩。二是要尊重你的領導。人際關系學家告訴我們，即使對最友好、最親近的人，也不要忘記應有的禮儀。單位的領導，一般具有較高的威望、資歷和能力、有很強的自尊心。作為下屬，應當維護領導的威望和自尊。學會與你的上司愉快相處。三是在工作中要配合你的上司。領導想不到的你能幫他想到，領導想到的你已經做到了，并且一個稱職的秘書還應該多向上司提出有創造性的好意見。四是接受指示的禮儀。上司對下屬指示工作時，大都希望受到尊重，如多能馬上回答：“是”，“好的”，“我馬上來”等類似的話，上司會很高興。聽完指示后，要問明工作完成的最后期限，如果上司時間充裕，態度從容，可以請上司再復述一遍不明確的地方。要學會運用良好的溝通技巧，解決指示中的疑問。五是聽取上級領導的批評。對于上級的批評，首先要正確對待，認真聽取，在聽取批評的過程中一定要平心靜氣，注意禮節。

　　(3)接待禮儀

　　對秘書而言，接待工作是不容忽略的日常性工作之一。不論是接待遠道而來的貴賓，還是接待來訪的群眾，秘書在具體的接待工作里既要有所區分，又要一視同仁。在任何時刻，對對方的重視、友好與熱情，是不可缺少的。做好來賓的工作，關鍵需要在接待計劃、禮賓次序、迎送陪同等三個方面做到面面俱到。要擬定好接待計劃。包括接待方針、接待日程、接待規格、接待人員、接待費用、飲食住宿、旅游觀光、交通工具、安保宣傳等。制定好盡可能完善的接待計劃，便可以使接待工作在具體操作時按部就班，有備無患。其次是禮賓次序。它所指的是在同一時間或同一地點接待來自不同國家、不同地區、不同團體、不同單位、不同部門不同身份的多方來賓時，接待方按照約定俗成的方式，對其尊卑、先后的順序或次位所進行的排列。然后是迎送陪同。接待正式來訪的重要客人，有時可酌情為其安排迎接、送別活動，以示對對方的重視和禮遇。迎送時要注意限制迎送的規模和明確時間和地點。在客人陪同方面，要注意照顧客人，為客人盡可能的提供方便，要堅守崗位，做到隨叫隨到。

　　(4)社交禮儀

　　禮儀的類別很廣泛，它涉及社會生活的各個方面，職業、民族、宗教、工作、學習、生活各個不同的領域均有不同特定的禮儀要求，因此，禮儀的內容多種多樣，豐富多彩，但它有著自身的規律性。一是自律的原則。這是禮儀的基礎和出發點。自律就是自我約束，按照禮儀規范嚴格要求自己，知道自己該做什么，不該做什么。二是敬人的原則。即人們在社會交往中，要敬人之心常存。不可損人利己，不可傷害他人的個人尊嚴，更不能侮辱對方的人格。三是寬容的原則。即人們在交際活動中運用禮儀時，要嚴于律己，更要寬以待人。四是適度的原則。應用禮儀時要注意把握分寸，認真得體。五是真誠的原則。真誠就是在交際過程中做到誠實守信、不虛偽、不做作。人與人之間信息傳遞、情感交流、思想溝通的過程，如果缺乏真誠則不可能達到目的，更無法保證交際效果。

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