商務(wù)秘書會議工作的主要內(nèi)容
作為商務(wù)秘書肯定會安排主持一些會議，那么商務(wù)秘書會議工作的主要內(nèi)容有哪些呢？我們一起來了解了解！!
發(fā)布會議信息
1、會議信息的類型
2、工作程序
(1)傳遞會議通知信息 (2)分發(fā)傳遞會議文件
環(huán)節(jié)：準(zhǔn)備、登記、附清退目錄、封裝、發(fā)出。
(3)溝通傳遞會議有關(guān)情況
3、發(fā)布會議信息前要進(jìn)行報(bào)審
4、要對媒體進(jìn)行選擇
5、發(fā)布會議信息的程序：收集、篩選、加工、報(bào)送審核、發(fā)布
6、媒體的類型：地方媒體、全國性媒體、會議組織者自有媒體、發(fā)言人或參會者家鄉(xiāng)的地方媒體。
提供會議地點(diǎn)的備選方案
1、會議地點(diǎn)選擇的要求：
考慮的因素：
(1)交通便利。 (2)會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。 (3)場地要有良好的設(shè)備配制。
(4)場地應(yīng)不受外界干擾。 (5)應(yīng)考慮有無停車場所。 (6)場地租借的成本必須合理。
2、會議酒店的類型劃分：
按類型分：商務(wù)型、度假型。
按地點(diǎn)分：位于市中心、位于市郊。
3、工作程序
(1)會議目的與形態(tài) (2)實(shí)質(zhì)上的需求、與會者的期望
(3)列出選擇會議場地需求的工作清單：
所在地區(qū)情況 會場的環(huán)境 會議地點(diǎn)的設(shè)施
(4)確定會議場地
隨意抽查的內(nèi)容：一個(gè)單人房間、一個(gè)雙人房間、一個(gè)套房的設(shè)備。
(5)對會議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)
(6)簽訂書面合同
合同應(yīng)包括的細(xì)節(jié)：
① 確定全部會議場地，包括每個(gè)房間的名稱及可供使用的時(shí)間。
② 確定保證的客房間數(shù)。 ③ 確定有旅館提供的免費(fèi)商品和服務(wù)。
④ 說明特殊設(shè)備安裝活改裝,是否需要增加特別人員,服務(wù)或設(shè)施,并明確開支怎樣負(fù)擔(dān)。
⑤ 確定預(yù)定和開票手續(xù),包括組織方為賓客承擔(dān)財(cái)務(wù)責(zé)任的限度。
⑥ 列明應(yīng)向參加者個(gè)人直接收取的費(fèi)用。
⑦ 指定可以取消預(yù)定而不向參會單位收費(fèi)的一段時(shí)間或作后期限。
4、廣泛收集會議地點(diǎn)的信息
(1) 會見能作決策的人,有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。
(2) 只要可能,一定要在酒店建議的日期去參觀。 (3) 不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店。
(4) 不要帶家屬同行參觀。 (5) 要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至。
(6) 要考慮另外一兩家酒店作為備選。
5、實(shí)地考察會議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)
準(zhǔn)備會議資料、會議用品
1、會議資料的類型：來賓資料、會務(wù)資料、溝通資料
2、會議用品的類型：必備用品、特殊用品
3、工作程序
(1)準(zhǔn)備會議資料
來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證
會務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務(wù)組成員通訊錄。
溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議和協(xié)議合同以及相關(guān)資料。
(2)準(zhǔn)備會議用品
4、處理會議臨時(shí)產(chǎn)生的文件：由臨時(shí)動議產(chǎn)生的提案記錄、決議等。
5、選擇會議用品及會議經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)該注意的問題
(1)樹立全局觀念，搞好綜合平衡。 (2)經(jīng)濟(jì)適用，合理先進(jìn)。
(3)嚴(yán)格根據(jù)會議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，量入為出。 (4)注意輕重緩急，精打細(xì)算。
邀請會議嘉賓
1、會議嘉賓的類型：
組織方的上級領(lǐng)導(dǎo)和政府官員 企業(yè)的重要客戶和各種利益方 社會名流和影視明星
對實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人
2、嘉賓邀請的要求
(1)首先確定嘉賓的名單，并事先確認(rèn)能否出席; (2)要發(fā)出正式邀請函。
(3)要做到有禮貌。 (4)要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。
(5)對于難以分辨是否應(yīng)該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則，邀請他們參加，以免遺漏。 (6) 嘉賓人數(shù)不宜過多。
3、工作程序：
(1)研究邀請嘉賓名單。 (2)擬發(fā)請柬。
(3)要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會情況。
(4)在會議正式開始之前，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。
4、會議嘉賓的安全和保衛(wèi)
職責(zé)： 應(yīng)熟悉地方和國家法律、法規(guī)，能夠冷靜協(xié)助公安人員制服滋事者;防范火災(zāi);熟知會場的緊急疏散示意圖，了解如何在大規(guī)模恐慌中維持秩序;向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事故情況;監(jiān)督裝卸會議用品，防止與會議有關(guān)的財(cái)產(chǎn)或展品被盜;會議值班制度要健全，安全保衛(wèi)人員要堅(jiān)守崗位。
檢查：確保會場內(nèi)所有設(shè)備線路、運(yùn)轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠;確保會場內(nèi)消防設(shè)施齊全有效;確保會場的防偷聽裝置靈敏高效;確保會場的防盜設(shè)施處于運(yùn)行狀態(tài);檢查進(jìn)出會場的人員的身份，禁止與會議無關(guān)的人員進(jìn)出會場。
5、會議嘉賓的接待：接站工作、迎接工作、具體接待工作。
做好會議記錄工作和簡報(bào)工作
1、為會議記錄做好準(zhǔn)備工作。
2、會議記錄的內(nèi)容：會議描述、與會者姓名、缺席者請假條、宣讀上次會議記錄、有會議記錄中產(chǎn)生的問題、通訊情況、一般事務(wù)、其他事務(wù)、下次會議日期、主席簽名。
3、會議記錄：標(biāo)題+正文+尾部
4、會議簡報(bào)
(1)內(nèi)容：反映會議情況，交流會議經(jīng)驗(yàn)，溝通會議的信息。
(2)結(jié)構(gòu)：報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾
5、會議記錄的要求：
(1)快速。 (2)真實(shí)性：準(zhǔn)確、清楚、突出重點(diǎn)。 (3)資料性要求。
6、會議簡報(bào)的要求
(1)真實(shí)準(zhǔn)確; (2)短小精悍; (3)快是簡報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn); (4)生動活潑。
接待采訪會議的新聞媒體
1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則：
(1)會議要求實(shí)事求是。 (2)掌握會議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。
(3)報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定，以免造成差錯(cuò)或失誤。
(4)要準(zhǔn)備得全面周到、主動積極。
(5)在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。
(6)要隨時(shí)收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報(bào)道，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確掌握會議的效果提供參考。
(7)會議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料，使會議領(lǐng)導(dǎo)者能更好地向新聞媒體介紹會議情況，回答記者的提問。
2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容：
(1)由會議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者審閱后，向媒體發(fā)送。
(2)在會議召開期間，邀請有關(guān)報(bào)社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)布消息。
(3)在會議結(jié)束時(shí)，召開記者報(bào)告會，由會議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。
3、工作程序
(1)媒體人員登記。 (2)為媒體人員提供簡單的會議材料。
(3)安排拍照和新聞發(fā)布會等傳統(tǒng)活動。 (4)安排媒體溝通會。
4、注意事項(xiàng)
(1)妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道。 (2)匯總新聞媒體的各種報(bào)道。
安排會議值班
1、會議值班工作的內(nèi)容：
(1)值班電話記錄 (2)值班接待記錄 (3)值班日記 (4)作好信息傳遞。
2、工作程序
(1)制定值班工作制度 (2)明確值班工作任務(wù) (3)編制會議值班表
3、編制值班表應(yīng)有的項(xiàng)目
(1)會議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。 (2)會議值班人員姓名。
(3)會議值班的地點(diǎn)，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。
(4)會議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。
(5)有時(shí)須用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容。
(6)標(biāo)明人員 缺勤的備用方案或替班人員姓名。
安排會議禮儀服務(wù)
1、會議的通用禮儀
(1)會議文書禮儀。會議的請柬、邀請函、通知等文書在格式、稱謂、語言上都應(yīng)遵守相關(guān)禮儀要求。
(2)迎送禮儀。無論是參會的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓還是一般的參會人員都應(yīng)該熱情接待和周到服務(wù)。一般應(yīng)在會前組成一個(gè)會務(wù)組，專門處理有關(guān)問題。
(3)參會禮儀。要遵守會議紀(jì)律和時(shí)間，不交頭接耳，不遲到早退，發(fā)言不超過規(guī)定時(shí)間。
(4)服務(wù)禮儀。在會議的簽到、引領(lǐng)、食宿接待服務(wù)中要遵守禮儀的一般要求，注意服務(wù)忌語，使用禮貌用語。
2、主持人的禮儀
3、會議發(fā)言者禮儀
4、會議參加者禮儀
5、工作程序：
(1)選擇會議禮儀服務(wù)人員 (2)分解工作程序
(3)培訓(xùn)會議禮儀服務(wù)人員 (4)準(zhǔn)備服裝用具 (5)禮儀執(zhí)行
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