淺談word模板技巧
巧妙地利用模板可以大大方便我們的操作，word中更是添加了眾多好用的模板文件，但是你知道它們到底怎樣用嗎?如何才能夠讓它們用得更好?小編將在下文中詳細(xì)介紹。
word模板的分類及分布
word中的模板分為兩類：一是系統(tǒng)向?qū)Ш湍０澹诙悶橛脩糇远x模板。而word的系統(tǒng)向?qū)Ш湍０迥J(rèn)安裝在C:\Program Files\Microsoft office\Templates\2052文件夾中，其擴(kuò)展名是WIZ(向?qū)?和DOT(模板)。而用戶自定義模板存放的位置會(huì)由于Windows版本的不同而不一樣：對(duì)于Windows 2000/NT/XP用戶，自定義模板會(huì)放到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下;如果使用Windows 9x/Me，模板會(huì)被放置到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下。
使用現(xiàn)有模板
office XP本身準(zhǔn)備了很多精美模板，只要選擇“文件”→“新建”，在word窗口右側(cè)會(huì)出現(xiàn)“新建文件”窗口任務(wù)格，單擊“根據(jù)模板新建”下的“通用模板”項(xiàng)目彈出“模板”選擇窗口。在這里所有模板已經(jīng)分門別類放置好了，有常用、Web 頁(yè)、報(bào)告、備忘錄、出版物、其他文件、信函和傳真、英文向?qū)０宓葞最愊驅(qū)Щ蚰０澹铱梢詥螕粝鄳?yīng)標(biāo)簽打開，其中會(huì)有相應(yīng)模板文件名及模板描述信息，并可預(yù)覽。選中你需要的模板，然后單擊“確定”按鈕即可打開已經(jīng)套用該模板的新文件。有的模板可能還會(huì)打開向?qū)Т翱谝竽氵M(jìn)行一些參數(shù)的設(shè)置與設(shè)置。
安裝外部模板
模板以文件的形式存放的。因此，如果從網(wǎng)上或光盤上找到一些word模板，只要把它們拷貝到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(Windows 2000/XP用戶)或C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下即可(Windows 9x/Me用戶)。
刪除不必要的模板
如果不需要太多模板，或覺得安裝了太多模板，可打開“資源管理器”，進(jìn)入用戶自定義模板文件夾，再把相應(yīng)的模板文件刪除掉即可。
把別人的文檔用作模板
如果看到某一篇文件比較漂亮，且能用word打開它，那么可選擇“文件”→“另存為”，然后再在“另存為”對(duì)話框中的“保存類型”下拉框中選擇“文件模板”，再輸入一個(gè)文件名，并把它保存到默認(rèn)的模板文件夾下。以后只要選擇“文件”→“新建”，就可以在“常規(guī)”模板標(biāo)簽中看到剛才制作的模板，雙擊后即可使用自己定制的模板了。通過此法，就可以快速把DOC文件轉(zhuǎn)換為word的模板。
快速轉(zhuǎn)換模板
如果你手頭上有DOC文件，那只要把它們拷貝到用戶自定義模板文件夾中，再選擇“文件”→“新建”，就可以在“常規(guī)”模板標(biāo)簽中我們的文件，雙擊后即可使用。通過此法，無(wú)需通過“另存法”來(lái)轉(zhuǎn)換。其實(shí)也可以直接把這些文件的擴(kuò)展名改為DOT，再拷貝到自定義模板文件夾中。
修改、改造已有模板
office XP本身帶有大量各式各樣的文件模板，但有些在使用時(shí)可能并不盡如人意。這時(shí)，可以自己來(lái)修改已有的文件模板，使它更符合你的要求。選擇“文件”→“新建”，再單擊“根據(jù)模板新建”下的“通用模板”項(xiàng)目彈出“模板”選擇窗口，從中選擇一個(gè)類別，如“信函和傳真”，然后選擇“典雅型信函”，再依次在相應(yīng)位置填入“公司名稱”、“職務(wù)”、“姓名”等信息，最后單擊“文件”→“另存為”，在“另存為”對(duì)話框的“保存類型”下拉框中選擇“文件模板”，并默認(rèn)保存在模板文件夾下。以后使用時(shí)，只要選擇“文件”→“新建”，就能在“常規(guī)”模板標(biāo)簽中看到剛才制作的模板，雙擊后即可使用自己修改后的模板了。
小提示
現(xiàn)在網(wǎng)上有很多英文的word模板文件，大家可以把其中的英文信息改為中文的，再保存成模板，這樣就可以更好地為我們所用。
自定義默認(rèn)頁(yè)面大小
如果對(duì)word XP的默認(rèn)頁(yè)面大小不滿意，可啟動(dòng)word，選擇“文件”→“頁(yè)面設(shè)置”，將頁(yè)面大小及上下左右邊距設(shè)置自己所需的值，再單擊 “紙張”標(biāo)簽，在其中定義頁(yè)面的寬度和高度。最后按下窗口最下方的“默認(rèn)”按鈕，此時(shí)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)修改默認(rèn)模板的窗口，按下“是”按鈕。重新啟動(dòng)word，這時(shí)新建的文件已經(jīng)自動(dòng)縮進(jìn)，且頁(yè)面也窄了許多，說(shuō)明剛才的設(shè)置已經(jīng)生效了。
讓word文件也能自動(dòng)備份
默認(rèn)情況下word文件是不能自動(dòng)備份的。不過，可以通過下面的技巧讓它具有自動(dòng)備份功能：?jiǎn)?dòng)word并新建一個(gè)空白文件，單擊“工具”菜單中的“保存選項(xiàng)”，在“保存”對(duì)話框中，選中“保留備份”復(fù)選框。同時(shí)，勾選“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”復(fù)選框，再在后面設(shè)置一個(gè)時(shí)間間隔，時(shí)間越小，保存越頻繁。完成后，單擊“確定”按鈕。然后單擊“文件”→“另存為”，在“另存為”對(duì)話框“保存類型”下拉框中選擇“文件模板”，再在“文件名”中輸入：ct.dot，然后把它保存到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(Windows 9x/Me則保存到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾中)。
關(guān)閉word，啟動(dòng)“資源管理器”，切換到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，將Normal.dot刪除或者改名，將剛才保存的cfan.dot重命名為Normal.dot。以后使用word編輯文件時(shí)，每次保存文件，word都會(huì)保存一個(gè)副本文件，并以.wbk為擴(kuò)展名與原文件保存在同一文件夾中。如果哪一次文件發(fā)生損壞，就可以選擇“文件”→“打開”，在“打開”對(duì)話框的“文件類型”中選擇“所有文件”，然后找到這個(gè)WBK文件，再打開即可。
用word批量轉(zhuǎn)換文件
如果經(jīng)常要一次轉(zhuǎn)換多個(gè)文件，可通過word的模板來(lái)完成：先把要轉(zhuǎn)換的文件放到一個(gè)文件夾中，然后啟動(dòng)word，再選擇“文件”→“新建”，并在“新建文件”窗口任務(wù)格中選擇“其他文件”選項(xiàng)卡，雙擊其中的“轉(zhuǎn)換向?qū)?rdquo;圖標(biāo)，單擊“確定”按鈕。此時(shí)word XP會(huì)提示我們轉(zhuǎn)換，直接按“下一步”按鈕繼續(xù)。接下來(lái)選擇轉(zhuǎn)換類型，設(shè)置源文件夾和目標(biāo)文件夾，再選擇轉(zhuǎn)換文件，進(jìn)行轉(zhuǎn)換即可。
生成稿紙文件
選擇“文件”→“新建”，在右邊窗格中出現(xiàn)的“新建文件”窗口任務(wù)格中單擊“根據(jù)模板新建”下的“通用模板”項(xiàng)目，然后在彈出“模板”對(duì)話框，單擊“報(bào)告”標(biāo)簽，并雙擊其中的“稿紙向?qū)?rdquo;項(xiàng)目，系統(tǒng)會(huì)提示你插入office XP安裝光盤，就可以成功安裝稿紙模板。
接下來(lái)，就可以順著向?qū)О聪?ldquo;下一步”按鈕繼續(xù);接下來(lái)選擇稿紙大小及方向，再選擇稿紙網(wǎng)絡(luò)線種類，并設(shè)置字?jǐn)?shù)和行數(shù)和網(wǎng)格方式，設(shè)置頁(yè)號(hào)位置。最后，單擊“完成”按鈕即可生成一個(gè)空白的個(gè)性稿紙方式文件。
制作專業(yè)套打效果模板
首先用掃描儀把表格掃描成圖片文件，在word中選擇“插入”→“圖片”→“來(lái)自文件”，然后把掃描后的表格文件插入到文件中。選擇“文件”→“頁(yè)面設(shè)置”，調(diào)整紙張大小與表格文件的原始尺寸一致，然后右擊該圖片并選擇“設(shè)置圖片格式”，在彈出的對(duì)話框中選擇“版式”標(biāo)簽，然后選擇“襯于文字下方”，調(diào)整圖片使其正好覆蓋整個(gè)頁(yè)面。接著在需要打印的空欄處插入文本框，調(diào)整其大小正好和表格圖片的空欄尺寸一致。然后右擊文本框，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置文本框格式”，設(shè)置該文本框的“顏色與線條”為“無(wú)線條顏色”。按照上述步驟插入多個(gè)文本框，最后選中所有文本框，再單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合”將它們組合在一個(gè)對(duì)象。
接著在文本框中單擊左鍵，選擇“插入”→“域”，在彈出的對(duì)話框中，選擇“域名”為MacroButton，宏名為AcceptAllChangeShown，在顯示文字中輸入提示文字。最后將文件中的圖片刪除，并把新建的文件保存為模板即可。下次使用時(shí)，調(diào)用此模板，將光標(biāo)移到文本框中，輸入相關(guān)內(nèi)容確定后就可以打印了，非常方便的。
小提示
我們也可以用它來(lái)制作多種票據(jù)的模板，并把它們拷貝給同事，就可以實(shí)現(xiàn)模板的共享了。
右擊建出個(gè)性word文檔
進(jìn)入C:\Documents and Settings\用戶名\Templates文件夾，在空白處右擊，選擇“新建”→“Microsoft word 文檔”新建一個(gè)word文件，winword8.doc。雙擊winword.doc，然后對(duì)其中的字體、字形、頁(yè)面大小等作一些個(gè)性設(shè)置，并保存該文件。
以后在“資源管理器”中右擊鼠標(biāo)，選擇選擇“新建”→“Microsoft word 文檔”，再雙擊新建的文檔，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，它已經(jīng)套用了我們?cè)趙inword8.doc中的設(shè)置了。從而可以使用自己的個(gè)性word了。
獲得更多模板資源
如果覺得word中內(nèi)置的模板不能滿足需要，你可以通過從網(wǎng)上下載更多的模板：選擇“文件”→“新建”，就可以看到“新建文檔”任務(wù)窗格，注意最下面的“Microsoft.com上的模板”鏈接。單擊后，即可打開該站點(diǎn)上的中文模板庫(kù)。其中提供了很多類別的模板，非常豐富。只要單擊網(wǎng)頁(yè)上的模板類型鏈接，就能在網(wǎng)頁(yè)上看到該類模板的名稱和提供商等內(nèi)容。單擊模板名稱，并在“模板最終用戶許可協(xié)議”窗口中單擊“同意”按鈕，同時(shí)單擊“在Microsoft word中編輯”，IE會(huì)將模板下載到硬盤，完成后自動(dòng)用word XP打開模板。如果對(duì)模板效果滿意，再用“另存為”將它保存為模板，就可以像普通模板那樣調(diào)用了。
共享模板
對(duì)局域網(wǎng)中的用戶來(lái)說(shuō)，自定義模板可以讓網(wǎng)絡(luò)上的其他用戶共享。具體做法是：將自定義模板放入某個(gè)共享文件夾中，并為該共享文件夾建立一個(gè)快捷方式。網(wǎng)絡(luò)上的其他用戶可以把這個(gè)快捷方式放入自己的C:\Program Files\Microsoft office\Templates\2052文件夾中，然后就能像本地安裝的模板那樣調(diào)用了。
不要忘記備份模板
在重新安裝系統(tǒng)之前，必須對(duì)自定義模板文件夾中的模板文件作一個(gè)備份。
使用多個(gè)word模板
默認(rèn)情況下，word只能支持惟一的默認(rèn)模板，這往往不能滿足我們的需求。其實(shí)你可以讓word使用多個(gè)模板：先在一個(gè)文件夾下右擊，選擇“新建”→“Microsoft word文檔”生成幾個(gè)word文件，然后分別用word打開它們，按照自己的要求對(duì)這些文件進(jìn)行處理，最后選中它們，右擊鼠標(biāo)，選擇“屬性”，在打開的“屬性”窗口中選中“只讀”前的小勾，把多個(gè)“模板”文件設(shè)置成只讀文件。以后要應(yīng)用某一個(gè)“模板”文件時(shí)，只要雙擊它，此時(shí)word會(huì)打開一個(gè)以當(dāng)前選中的“模板”文件為藍(lán)本的“只讀”文件，只要按下Ctrl+S鍵，word就會(huì)彈出“另保存”對(duì)話框供我們另存文件，而且原來(lái)“模板”文件中的內(nèi)容并不會(huì)被覆蓋。利用這種方法理論上可以實(shí)現(xiàn)無(wú)數(shù)個(gè)“模板”。
使用word對(duì)模板加密
如果不想別人使用word提供的通用模板(Normal.dot)或自己精心創(chuàng)作的一個(gè)模板，又該怎么辦呢?這時(shí)你可以對(duì)該模板進(jìn)行加密：打開通用模板文件(文件名是Narmal.dot，通常可以在C:\ProgramFiles\Microsoft\Templetas文件夾中找到)，然后對(duì)其設(shè)置密碼，再按下工具欄上的“保存”按鈕。以后每次啟動(dòng)word時(shí)，就會(huì)提示你輸入密碼了。如果有密碼當(dāng)然可以使用，沒有密碼，就無(wú)法使用此模板。
讓word自動(dòng)統(tǒng)計(jì)文章字?jǐn)?shù)
先輸入“本篇文件的總字?jǐn)?shù)為：”，再選擇“插入”→“域”，打開“域”對(duì)話框，再在“域”對(duì)話框的“類別”列表中選擇“文件信息”，在“域名”列表框中選擇“Numwords”。單擊“域”對(duì)話框的“選項(xiàng)”按鈕，打開域“選項(xiàng)”設(shè)置框選擇域結(jié)果顯示的格式。單擊“添加到域”按鈕，將所選擇的格式加入到添加大域中。連續(xù)單擊兩次“確定”按鈕，關(guān)閉所有對(duì)話框。
此時(shí)，當(dāng)前光標(biāo)處就會(huì)顯示出“本篇文件的總字?jǐn)?shù)為：XXX”的字樣。執(zhí)行上述操作后，即使對(duì)文件進(jìn)行修改也不必?fù)?dān)心，只要將光標(biāo)移到域代碼上，將其變?yōu)榛疑螅聪翭9鍵，word就會(huì)自動(dòng)更新該域，顯示出修改后的總字?jǐn)?shù)。最后，我們可以把這個(gè)文件保存為默認(rèn)模板，這樣就可以自動(dòng)統(tǒng)計(jì)字?jǐn)?shù)了。
壞事的Normal.dot
有時(shí)你點(diǎn)擊word圖標(biāo)，它卻沒有啟動(dòng)，反而出現(xiàn)一個(gè)錯(cuò)誤信息。重裝都無(wú)濟(jì)于事，嚴(yán)重時(shí)，甚至不能卸載和重裝word。一般情況下，這是由于word的Norma.dot模板文件損壞所造成的，你可以通過系統(tǒng)的查找工具找到該文件，然后將其刪除，這時(shí)word會(huì)自動(dòng)重建一個(gè)新的Normal.dot文件，并恢復(fù)正常。
快速實(shí)現(xiàn)word默認(rèn)模板
啟動(dòng)word，按下Ctrl+N鍵新建一個(gè)空文檔，選擇“文件”→“頁(yè)面設(shè)置”，并對(duì)頁(yè)邊距、紙張及版式進(jìn)行設(shè)置。完成后單擊一下設(shè)置對(duì)話框最左下角的“默認(rèn)”按鈕。并在word彈出的提示窗口中單擊“是”按鈕。以后每次運(yùn)行word，word都會(huì)以此模板為藍(lán)本新建文件。
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