Word辦公軟件最42個技巧盤點

時間：2024-07-18 06:02:22 office辦公

Word辦公軟件最實用的42個技巧盤點

　　一直以來，Microsoft Office Word 都是最流行的文字處理程序。Word 提供了許多易于使用的文檔創建工具，同時也提供了豐富的功能集供創建復雜的文檔使用。以下yjbys小編為大家分享一些Word辦公軟件最實用的技巧，希望可以幫助大家學習!

　　1、在Word中標注漢語拼音

　　在輸入中文時可能會需要在文字上面標注拼音，最原始的方法就是把拼音按輸入文字的方法來輸入，然后通過調整字體的大小和行距等來排版。但這樣往往會造成文字與拼音對不齊而影響版面。要解決這個問題也不難。按如下步驟操作即可：先選擇需標注拼音的文字，然后運行“格式”下拉菜單中的“中文版式”子菜單中的“拼音指南”命令，接著在各文字相對應的方框中輸入拼音。最后單擊“確定”按鈕完成拼音的標注。

　　2、給跨頁的表格自動添加表頭

　　如果你在Word中制作的表格有多頁，往往需要從第二頁開始的每一頁都有與第一頁相同的表頭，這時，可按以下步驟進行操作：選定第一頁的表頭(表頭有多行時要選定多行)，在“表格”選單上單擊“標題行重復”。

　　3、取消自作聰明的超級鏈接

　　當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時候，Word會自動為我們轉換為超級鏈接，只要在文件的網址上按一下，就可以啟動IE進入鍵入的網址或給輸入的信箱發信。但是，有時候我們并不需要這樣的功能，就會覺得這種功能有些礙手礙腳了。

　　如何取消這種功能呢?在Word中選擇“工具”→“自動更正”，先單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡，將“internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項前的對勾取消。

　　再單擊“自動套用格式”選項卡，將“internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項前的對勾取消。

　　再單擊“確定”，以后再輸入網址，就不會轉化為超鏈接了。

　　4、實現Word個性模板

　　用Word建立的文件默認頁面是A4大小，即寬210毫米、高297毫米。但是有時由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開“頁面設置”對話框進行設置，同時，Word中默認生成的文檔文件是不自動縮進的，必須使用手工調整它們的縮進，非常麻煩。其實，巧妙利用Word的模板文件功能可以設置Word的默認頁面大小和自動縮進，從而實現個性模板。

　　①進入WordXP的模板文件夾，在Windows 9x和Windows Me下為CWindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夾下，而在Windows 2000和Windows NT上為CDocuments and Settings用戶名\Application DataMicrosoftTemplates文件夾下(此文件夾為隱藏文件夾，你必須對文件夾選項進行設置才能夠進入，詳見Windows手冊)，你會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件，此文件就是Word的默認模板文件。雙擊它，系統就會自動調用WordXP打開它。

　　②單擊“文件”→“頁面設置”，調出頁面設置對話框，將頁面大小及上下左右邊距設置自己所需的值，如圖5所示。筆者經常使用它來寫作，每次左右拖動滾動條來查看文章不太方便，所以把寬度設置小了一些，為15厘米，高度不變，仍為24厘米。

　　③單擊“格式”→“段落”，在段落設置對話框中選擇“縮進和間距”標簽，點擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進”，并設置度量值為0.7厘米(相當于兩個漢字字符)，即設置每段自動縮進兩格(中國人用中文的特色)。

　　④單擊“文件”→“保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時normal.dot原模板已經啟動，所以無法直接保存為normal.dot文件。在此，筆者將它保存為normal1.dot文件。

　　⑤再次進入C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夾下，這時會看到兩個模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件(老模板文件)，按下F2鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。

　　⑥上面的制作步驟完成后，使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設置來進行文件處理了。

　　5、巧用“稿紙”格式

　　在Word2000中，用戶可以利用“稿紙向導”生成稿紙格式的文檔。可是，如何生成“小字本”格式的文檔呢?問題的關鍵在于掌握稿紙格式的制作過程。Word2000提供的稿紙格式是用繪圖工具繪制并插入“頁眉”中得到的，因此利用“稿紙”格式也要從這一點下手：

　　①左擊“文件/新建”選單項，選擇“稿紙向導”，生成20×20的稿紙文檔;

　　②左擊“視圖/頁眉和頁腳”選單項;

　　③左擊“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕;

　　④右擊“稿紙”，選擇“組合/取消組合”命令;

　　⑤拖動方格列，排成31×20的“小字本”格式;

　　⑥左擊“文件/頁面設置”，選擇“文檔網格”卡;

　　⑦將每頁行數設置為31后確定;

　　⑧關閉“頁眉/頁腳”即可。

　　6、搶救Word文件有妙招

　　你是否遇到過這樣的事情：用Word工作了很長時間，寫了許多文字，但是文件還沒有來得及存盤，卻突然遇到停電或死機，此時的你是否有欲哭無淚的感覺?唉，這就叫“天有不測風云”。不過，不要擔心，我有辦法。下面是具體的操作方法：

　　①首先按菜單“工具”，再按“選項”;

　　②接著找出Word自動記錄文件的位置：按一下“文件位置”標簽，點選“自動恢復文件”，再按一下“更改”按鈕。

　　③利用快捷鍵的技巧，將文件位置給復制起來：拖曳選取“文件夾名稱”，按下組合鍵Ctrl+C(復制)，再點擊一下“取消”按鈕回到Word下。

　　注意：如果你的Word不太穩定，常讓你做無用功，干脆把這個文件夾另外指定一個名稱，往后找起來會更方便。

　　④打開資源管理器，尋找這個文件夾的位置，按一下組合鍵Ctrl+V(粘貼)。

　　⑤Word會自動把來不及存盤的文件“寄放”在這里，如果此處有一個以上的文件，你可以從日期上判定哪一個才你是想要的文件。從“修改日期”這里可以看出文件的存盤日期。在文件上連按兩下鼠標左鍵，就能直接打開了。到這兒，你的文件就重新“活”了。

　　7、Word中取消文本錄入過程中的自動編號

　　可執行菜單“工具/自動更正”命令，在打開的“自動更正”對話框中，切換到“鍵入時自動套用格式”選項卡，然后取消選擇“自動編號列表”復選框中的復選標志，然后單擊“確定”按鈕完成即可。

　　8、在Word中設置上下標注

　　首先選中需要做上標文字，然后按下組合鍵Ctrl+Shift+“+”就可將文字設為上標，再按一次又恢復到原始狀態;按Ctrl+“+”可以將文字設為下標，再按一次也恢復到原始狀態。

　　9、 word每行字距離不一樣，行距調了沒用

　　選擇文本，點擊右鍵，再“段落”中設置段前距和段后距設置為0，行距設為單倍行距。

　　如果還不行，設置頁面格式，在最后的一個對話框中選擇無網格類型。

　　10、Word中方便快捷選擇字體號

　　為了達到快速選擇字體的目的，將常用字體以按鈕形式設置在工具欄上。首先在中文Word2000菜單中選擇“工具欄選項中的“自定義命令，進入“自定義編輯“界面，然后在“自定義編輯“界面中選擇命令卡，并移動光標條到類別欄中的“字體項“，在“字體項“有字體，此時就可以通過使用鼠標直接將相應的字體拖曳到工具欄上，直到將需要的字體都設置到工具欄中。

　　11、隱藏圖形來加速屏幕滾動

　　如果覺得屏幕滾動得太慢，則請按如下方法操作：在頁面視圖中單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“視圖”選項卡;選中“圖片框”復選框，可隱藏以嵌入方式(直接在插入點插入至文字的圖片)插入的圖片，Word將只顯示大樣而不顯示具體圖片。清除“圖形”復選框上的選中標記，可以隱藏以浮動方式導入的圖片(即位于圖形層并可根據需要精確地放置在頁面上的、還可置于文字和其他對象之前或之后的圖片)和用繪圖工具創建的對象，如自選圖形等。

　　12、取消后臺打印加快速度

　　后臺打印方式雖然可以使操作人員在打印文檔時能夠繼續在中文Word2000中進行操作，但這種打印方式卻同時占用了大量內存，以至于影響了中文Word2000的打印速度。為了將后臺打印方式取消，可以從“工具”菜單中選擇“選項”項，然后再選擇“打印”選項卡，最后將“后臺打印”復選框失效即可。

　　13、用重復執行命令加快操作

　　通過雙擊快捷工具條上的某些命令按鈕即可達到重復執行相應命令的目的，如我們只須雙擊格式工具欄上的“格式刷”按鈕，系統即會進入“格式刷”的設置狀態，然后我們就可以重復利用它快速地為整篇文檔定義相同的格式了;再如，當我們雙擊“繪圖”工具欄上的“矩形”或“橢圓形”按鈕之后，系統即會將圖形處理方式暫時定義為“矩形”或“橢圓形”，此時用戶就可以連續繪制多個不同的“矩形”或“橢圓形”、而無需任何停頓，運行效率非常高。在雙擊某個命令按鈕并實現重復執行目的之后，若須取消重復執行功能，只須再次單擊該按鈕或按下ESC鍵即可。

　　14、用超級鏈接快速切換

　　超級鏈接是指一個計算機文檔(頁面)的特定區域能引入其它文檔或程序。它帶有顏色和下滑線的文本或圖形，如果單擊，就會跳轉至某個文件或文件中的某個位置，或者跳轉到全球廣域網或Intranet上的某個HTML頁。此外，超級鏈接還可以指向新聞組、Gopher、Telnet和FTP站點。鼠標放在超級鏈接上會變成手形，點擊后即可切換。Word2000中也有相類似的超級鏈接功能，可將文檔中的文字、圖像等與本機硬盤或因特網上所設置的相關信息鏈接起來。

　　開一個文檔，選擇要作為超級鏈接顯示的文字;

　　單擊“插入”菜單中的“超級鏈接”選項彈出對話框。在“鏈接到文件或URL”中輸入待鏈接文檔(目標文檔)的路徑。此路徑可以是Internet地址(URL)或本機硬盤上的文檔;

　　按“確定”按鈕，就完成了一個超級鏈接的創建。

　　15、快速改變快捷鍵

　　同時按下Ctrl+Alt+“+”(其中引號中的“+”為數字鍵盤上的加號鍵)三鍵，這時光標會變成一個奇怪的形狀，而且當你移動時光標位置不變。

　　將這個變異的光標移動到菜單上或工具欄上，左鍵單擊你想指定的菜單命令或工具欄上的命令按鈕便會自動彈出“自定義鍵盤”對話框，進入“請按新快捷鍵”選項。按下新的快捷鍵以后，文本框中會顯示你的快捷鍵組合注意：最好用Shift+Alt+Key(鍵盤上的任意鍵)的組合，因為這樣的組合在Word中最少被用到，以免重復。此外輸入組合鍵時要同時按下，否則Word不予承認。在“當前快捷方式”文本框里選中要刪除的快捷方式，然后單擊“刪除”可以去除不需要的快捷鍵。

　　16、快速排列圖形

　　圖形的操作如果您想在一篇文檔中使圖形獲得滿意的效果，比如將幾個圖形排列得非常整齊，可能需要費一番工夫，但是下面的方法能夠使您非常容易地完成這項工作。

　　首先通過按Shift鍵并依次單擊想對齊的每一個圖形來選中它們。然后單擊繪圖工具條上的“繪圖”按鈕，選取彈出式菜單中的“對齊或分布”選項，并選擇一種對齊或分布的方法。

　　17、快速改變英文字的大小寫

　　在文章中輸入英文的過程中，你一定會因為英文字的大小定轉換而煩惱，利用Shift+F3快捷鍵，可以方便地將英文改寫為“全部大寫”、“全部小寫”或“首字母為大寫其余為小寫”，操作方法為：首先將光標移到英語單詞之中，表示選中了該單詞;然后按下Shift+F3，字母的大小寫就在三種方式中變換，反復按Shift+F3，直到得到符合要求的字母大小寫樣式即可。

　　18、在長文檔中快速漫游

　　在文檔中漫游。單擊常用工具欄上(就是有“新建”和“打開”按鈕的那個工具欄，靠近右邊，唉，沒辦法學問多了，蓋都蓋不住)的“文檔結構圖”按鈕，然后再單擊文檔結構圖中要跳轉的標題即可至文檔中相應位置。文檔結構圖將在一個單獨的窗格中顯示文檔標題，你可通過文檔結構圖在整個文檔中快速漫游并追蹤特定位置。在文檔結構圖中，可選擇顯示的內容級別，調整文檔結構圖的大小。若標題太長，超出文檔結構圖寬度，不必調整窗口大小，只需將鼠標指針在標題上稍作停留，即可看到整個標題。

　　19、快速選定文本

　　在使用Word的過程中，最經常遇到的是文本選定操作。在Word中文本中選定操作可通過多種方法來實現。其中鼠標拖曳方法最為常用，以下是常用的選定文本的方法。

　　選定一個段落：將鼠標指針移動到該段落的左側，直到指針變為指向右邊的箭頭，然后雙擊。或者在該段落中的任意位置三擊;

　　選定多個段落：將鼠標指針移動到一段落的左側，直到指針變為指向右邊的箭頭，然后雙擊，并向上或向下拖動鼠標;

　　選定一大塊文本：單擊要選定內容的起始處，然后滾動要選定內容的結尾處，在按住Shift鍵同時單擊。

　　選定整篇文檔：將鼠標指針移動到文檔中任意正文的左側，直到指針變為指向右邊的箭頭，然后三擊;

　　20、快速選擇超長文字

　　不知你有沒有發現，當你想選擇一段超過屏幕長度的文本時，文字處理器滾動得太快，很難一次就選正確。現在介紹一種有效的選擇大段文本的方法;這個技巧可用于所有的文字處理器，因為它是一個基本的Windows功能。點擊你想選擇的開始處。用滾動條代替光標鍵向下移動文檔，直到你看到想要選擇的結束部分。按下Shift鍵，然后點擊想要亮顯文本的結束處。

　　21、快速選擇多頁

　　在Word窗口底部的狀態欄中除了顯示文檔當前的狀態，在其右邊有一個“擴展”功能，平時它處于淺白色，表示未“未激活”，只要用鼠標雙擊即可激活。用鼠標拖動來選取文字部分時，經常不能準確選定范圍，特別是當范圍超過了一屏幕時，這時“擴展”功能就有用了，可用以下方法操作：

　　(1)先將鼠標的光標置于選取范圍的起始處;

　　(2)雙擊狀態欄的“擴展”按鈕，打開“擴展”功能;

　　(3)單擊邊框的滾動條的移動按鈕，如翻頁、前后調整等操作;

　　(4)將光標移到范圍的結束處，這樣就可以選取大塊范圍了。

　　選定垂直文本：按住Alt鍵，然后將鼠標拖過要選定的文本。

　　22、快速選定多個對象

　　當選定比較少，并且對象容易被鼠標捕捉時。我們可以將鼠標箭頭移動到對象的上面，當鼠標出現十字箭頭時，按下鼠標左鍵即可選定此對象，當選定? 對象時，只要按住“Shift”鍵，用同樣的方法依次單擊各個對象即可選中多個對象。

　　當選定對象比較多，并且比較集中時。我們只要單擊“繪圖”工具欄的“選擇對象”工具按鈕，在對象區域外側的適當地點按住鼠標左鍵，然后拖動鼠標出現一個矩形的虛線框，待欲選定的對象或全部對象位于矩形虛線框內時釋放鼠標左鍵，便可選中多個或者全部對象。

　　當要選定的對象比較分散，并且對象不易被鼠標捕捉時。首先用鼠標右鍵單擊工具欄，在快捷菜單中選擇“自定義”選項，在“自定義”對話框中選擇“命令”選項卡，在“類別”列表框中選擇“繪圖”選項，用鼠標將“命令”列表框中的“選中多個對象”拖放到“繪圖”工具欄中，單擊“關閉”按鈕。當在Word 2000工作區內繪制了多個對象時，單擊“繪圖”工具欄建立的“選中多個對象”工具按鈕，在彈出的“選中多個對象”對話框中列出了所有對象，在“對象”列表框中用鼠標單擊欲選定的各個對象，選擇完畢后單擊“確定”按鈕，即可選中多個對象。

　　23、選擇的特定操作

　　在所選的內容較多或進行一些特殊的選定操作時，用下列的選定方法會更加快捷和方便。

　　單擊待選文本塊的一端，使插字符移動該位置，按下F8鍵，然后用日常的文本滾動方式滾動到待選文本的末尾，單擊鼠標即可選定所要的文本。請注意采用這種方式選定文本以后，在對選定的文本進行操作之前先按一次ESC鍵有利于消除一些誤動作。

　　按住Ctrl鍵后，在文本區內單擊可選中一個句子，在文本左側位置單擊可選中所有文本，組合鍵Ctrl+A也可選中全部文本。

　　24、用“日積月累”提示

　　首先單擊Office助手，如果看不到助手，單擊“幫助”菜單中的“顯示Office助手”命令，然后單擊“選項”按鈕，再選中“選項”選項卡上的“啟動時顯示‘日積月累’”復選框即可。

　　25、用工具欄的屏幕提示

　　當您將鼠標指針停留在工具欄按鈕上時，Microsoft Word會在屏幕提示中顯示此按鈕的名字。首先單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，然后單擊“選項”選項卡，選中“顯示關于工具欄的屏幕提示”復選框即可顯示或隱藏工具欄的屏幕提示。

　　注意：當選中或清除“顯示關于工具欄的屏幕提示”復選框時，此設置將會影響所有的Microsoft Office程序。

　　26、用批注和修訂的屏幕提示。

　　首先單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“視圖”選項卡，然后選中“屏幕提示”復選框即可。

　　27、用“記憶式鍵入”的屏幕提示

　　首先單擊“工具”菜單中的“自動更正”命令，然后單擊“自動圖文集”選項卡，然后選中“顯示有關‘自動圖文集’和日期的‘記憶式鍵入’提示”復選框即可。

　　28、三招去掉頁眉那條橫線

　　1、在頁眉中，在“格式”-“邊框和底紋”中設置表格和邊框為“無”，應用于“段落”

　　2、同上，只是把邊框的顏色設置為白色(其實并沒有刪的，只是看起來沒有了)

　　3、在“樣式”欄里把“頁眉”換成“正文”就行了——強烈推薦!

　　會多出--(兩個橫杠) 這是用戶不愿看到的,又要多出一步作刪除--

　　解決方法：替換時在前引號前加上一個空格問題就解決了

　　29、插入日期和時間的快捷鍵

　　Alt+Shift+D：當前日期

　　Alt+Shift+T：當前時間

　　30、Word在啟動時能自動打開你上次編輯的文檔

　　(1)選擇“工具”菜單中的“宏”菜單項，單擊“錄制新宏”命令打開“錄制宏”對話框;

　　(2)在“錄制宏”對話框中，在“宏名”輸入框中輸入“autoexec”，點擊“確定”;

　　(3)從菜單中選擇“文件”，點擊最近打開文件列表中顯示的第一個文件名;并“停止錄制”。保存退出。下次再啟動Word時，它會自動加載你工作的最后一個文檔。

　　31、格式刷的使用

　　設定好文本1的格式。

　　將光標放在文本1處。

　　單擊格式刷按鈕。

　　選定其它文字(文本2)，則文本2的格式與文本1 一樣。

　　若在第3步中單擊改為雙擊，則格式刷可無限次使用，直到再次單擊格式刷(或按Esc鍵)為止。

　　32、刪除網上下載資料的換行符

　　在查找框內輸入半角^l(是英文狀態下的小寫L不是數字1),在替換框內不輸任何內容，單擊全部替換，就把大量換行符刪掉啦。

　　33、選擇性刪除文件菜單下的最近使用的文件快捷方式

　　工具→選項→常規把“列出最近使用文件數改為0”可以全部刪除，若要選擇性刪除，可以按ctrl+Alt+ -三個鍵，光標變為一個粗減號后，單擊文件，再單擊要刪除的快捷方式就行了。

　　34、將字體快速改為上標或下標的方法

　　選定你要下標的字，然后在英文狀態下按住Ctrl，再按一下BASKSPACE旁的+/=的鍵，就可以了。上標只要在按Ctrl的同時也按住Shift,大家可以試試。

　　35、讓Word表格快速一分為二

　　將光標定位在分開的表格某個位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵。這時你就會發現表格中間自動插入一個空行，這樣就達到了將一個表格一分為二的目的。

　　36、用Word來拆字

　　首先點擊“工具/自定義/命令/分解圖片”，按住鼠標左鍵把它拖放到工具欄任意位置即可;然后點擊“插入/圖片/藝術字”，例如輸入空心字“心”，選擇該“心”字剪切，在選擇性粘貼中選圖片(Windows圖元文件)，選中該字，點擊工具欄中的“分解圖片”按鈕，這樣可以選擇“心”中的任意筆畫進行一筆一畫的拆分了。

　　37、快速刪除段前段后的任意多個空格

　　選定這些段段落，單擊居中按鈕，然后再單擊原來的那種對齊方式按鈕(如果原來是居中對齊的，先單擊其它對齊方式按鈕，再單擊居中按鈕就行了)，是不是這些空格全不見了?

　　38、快速輸入平方的方法

　　先輸入2,然后選中后,按Ctrl加Shift加+就可以了.

　　39、Ctrl+Alt+F可以輸入腳注

　　40、將阿拉伯數字轉換成中文數字或序號

　　1、先輸入阿拉伯數字(如1234)，全選中，單擊“插入/數字/數字類型(壹、貳……)/確定”，即變為大寫數字(如壹仟貳佰叁拾肆)，會計朋友非常適用。

　　2、其他像一千二百三十四，甲、乙……，子、丑……，羅馬數字等的轉換，可參考上法。

　　41、Word中的常用快捷鍵吧

　　1、“字體”對話框 Ctrl+D 2、加粗 Ctrl+B 3、傾斜 Ctrl+I 4、下劃線Ctrl+U

　　5、“上標”效果 Ctrl+Shift+= 6、“下標”效果 Ctrl+= 7、“關閉”命令 Ctrl+W

　　8、CTRL+Z撤消 9、CTRL+ Q左對齊 10、CTRL+E居中 11、CTRL+R右對齊