項目采購的風險管理

時間：2024-08-15 03:23:12 項目管理師

項目采購的風險管理

　　由于受各種因素的影響，采購的各個環節中都存在各種不同的風險，項目采購風險管理就是對采購環節中的風險進行識別、評估、控制與監督的過程。

　　項目中物資采購面臨的風險

　　(1)物資采購中的主要外因型風險。外因型風險主要源于外部環境因素，這種風險主要來自供應商和自身難以避免的風險因素。①價格風險。物資采購中由于利益的驅使，材料廠商有可能操作投標環境，在投標前相互串通，有意抬高價格，使采購方蒙受損失;此外，在價格相對合理的情況下批量采購后，這種材料又可能出現跌價，引起采購價格風險。②質量風險。在物資采購過程中，激烈的市場競爭有可能導致材料供應商提供的樣品質量與批量材料質量的不一致，發生以次充好的現象，使材料質量不符合要求，從而給采購方帶來嚴重的損失。③貶值風險。主要是表現在采購過程中物資設備因社會技術不斷進步，而人們專業知識未能達到應有水平，不能適應社會技術發展的要求，進行盲目采購而發生所采購材料或設備的貶值所引起的風險損失。④合同欺詐風險。由于市場環境復雜多變，因此合同欺詐更加突出。合同欺詐主要包括以虛假的合同主體身份簽訂合同，以偽造、假冒、作廢的票據或其他虛假的產權證明作為合同擔保接受購方預付款后逃之夭夭簽訂空頭合同，而供貨方本身是“皮包公司”，將騙來的合同轉手倒賣，從中謀利，而所需的物資無法保證，合同簽訂后，供貨商失約違反合同或終止合同，不能正常供貨，而影響工程進度造成合同風險損失。

　　(2)物資采購中的主要內因型風險。由于內部管理不善和制度不健全而引發的問題和風險。①采購計劃風險。物資采購部門及相關使用部門計劃管理不科學、不周全，導致采購中的計劃風險，如采購數量不準、供貨時間不留余地、質量標準不明確等使采購計劃發生較大偏差而影響整個采購工作。②采購合同風險。合同訂立不嚴格，權利義務不明確，合同管理混亂等。③采購驗收風險。由于人為因素造成所采購物資在品種、規格、質量等方面未能達到合同條款要求，而管理者又未能在材料使用或設備安裝前及時發現和糾正存在的問題，使之造成損失而引發驗收風險。④采購責任風險。經辦部門或人員責任心不強，管理水平有限等引起的風險，經辦人員假公濟私、收受回扣、牟取私利而引起的風險。

　　采購風險的識別和評估

　　對采購風險進行識別。采購中規避和防范采購風險就要首先弄清楚風險會發生在哪里，存在哪些風險因素，在采購之前就要展開采購風險的識別工作。如國家政策有無變化，市場行情有無波動可能，有無可能發生自然災害，供應商的供貨與履約能力等。以及企業內部采購計劃是否合理到位，驗收過程與方法是否科學，庫存水平是否合理(是否會造成積壓，是否會欠缺而影響生產用料)，合同條款制定的是否清晰規范。事先要將這些風險因素一一進行識別、討論、篩選。

　　對采購風險進行評估。風險評估就是對識別出的風險分析其影響程度。包括風險估計和風險評價，即對風險發生的可能性和后果影響程度分別進行分析，然后計算出風險水平值，進行風險分級，從而確定高風險、中風險、低風險區域，進而判斷出該風險是否可以被接受和是否需要采取進一步的防范管理措施。可組織有關專家，實際工作中的計劃員，采購員，工區材料員進行風險因素的評估，在匯總統計分析后，針對每個風險，采用最大法確定五個等級中權重最大的，從而確定每個風險的發生概率和影響程度的等級。在此基礎上，利用風險發生概率和影響程度的二維矩陣，對已識別的項目風險分別評估其風險水平。

　　防范項目采購風險的主要對策

　　(1)應建立與完善企業內控制度，加強教育，提高素質。建立與完善內部控制制度與程序，加強對職工尤其是采購業務人員的培訓和教育，不斷增強法律觀念，重視職業道德建設，做到依法辦事，培養企業團隊精神，增強企業內部的風險防范能力，從根本上杜絕合同風險。

　　(2)加強對物資采購招標與簽約的監督。檢查物資采購招標是否按照規范的程序進行;是否存在違反規定的行為發生;是否對供應商進行調查，選擇合格供應商;是否每年對供應商進行一次復審評定;檢查合同條款是否有悖于政策、法律，避免合同因內容違法、當事人主體不合格或超越經營范圍而無效;審查合同條款是否齊全、當事人權利義務是否明確、有否以單代約、手續是否具備、簽章是否齊全。

　　(3)加強對物資采購全過程、全方位的監督。全過程的監督，是指從計劃、審批、詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環節的監督。重點是對計劃制訂、簽訂合同、質量驗收和結賬付款4個關鍵控制點的監督，以保證不弄虛作假。全方位的監督，是指內控審計、財務審計、制度考核三管齊下。科學規范的采購機制，不僅可以降低企業的物資采購價格，提高物資采購質量，還可以保護采購人員和避免外部矛盾。

　　風險管理中采購環境的利用

　　充分利用采購環境的一個重要內容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關項目所需要的貨物及服務的多方面市場信息。比如，結合所采購貨物或服務的種類、性能參數、質量、數量、價格要求等，了解熟悉國內、國際市場的價格及供求信息，以及所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿易支付辦法、保險合同等有關國內、國際貿易知識和商務方面的情報和信息。這就要求項目組織建立有關的市場信息機制，以達到有效利用采購環境的目的。良好的市場信息機制包括：①建立重要貨物供應商信息的數據庫，以便在需要時能隨時找到相應的供應商，以及這些供應商的產品或服務的規格性能及其他方面的可靠信息。②建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。對市場情況進行分析和研究，作出市場變化的預測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據作為參考。只有建立了良好的市場信息機制，才能在項目采購中做到“知己知彼”，并對采購環境有充分地了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有利地位，獲得價格上的優勢，不僅取得高質量的貨物或服務，也能取得成本上的利益。

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