當代秘書的口語交際素養
秘書的語言交際是秘書職業活動不可缺少的內容之一，其口語表達直接影響著秘書工作的順利開展和企事業單位的發展和生存，具有十分重要的意義。下面是小編分享的當代秘書的口語交際素養，一起來看一下吧。
當代秘書的口語交際素養
一、秘書口語交際的一般素質
秘書言語表達的誠懇、認真，準確、清晰，得體、恰當，是秘書創設良好交流環境、傳遞信息，使人際關系融洽的重要保證。
1.真誠溝通，以善為本，善解人意
真誠是跨時代、跨國度的一條永恒交往原則，也是每個人期待的交往方式。因為人都有安全的需要，出于這種需要，人們都希望自己可以把握周圍環境，把握自己的交往對象。言談中給予對方真實真誠，是取得信任的重要因素。真誠相待，表達的內容真摯樸實，感情的表現自然生動，交談具有感染力。
言談中，秘書應注意避免粗暴簡單地說話，不講假話、大話、空話;不講不該講的內容，更不誤傳信息;也不做不禮貌地隨意打斷他人說話的事;也不為了取悅人而阿諛奉承或只報喜不報憂;不隨意承諾。
除此之外，與人溝通還應事先做些準備，譬如溝通對象是誰，溝通的內容有哪些，溝通的目的是什么，你希望達到怎樣理想的結果，對方可能希望達到的結果，溝通的時間和地點，溝通時可能討論的話題，溝通時如何表達和傾聽，溝通時要注意哪些問題等等都須事先了解及計劃。正所謂“知己知彼，百戰不殆”。當然，還須協助上級處理好與客人溝通時的關系，細致入微、善解人意、有理有節;當上級對問題處理不當或有疏忽時，秘書應迅速給予適當的彌補，始終保持單位與客人間的和諧有效的溝通氛圍。
2.態度莊重，用語禮貌，有涵養
態度莊重有禮，尊重他人，這在人際交往中可以確保交際交流暢通，并可自保自我人格的不受侮辱。
學會禮貌、得體地說好各類話。在客人面前不該說的話別說，在同事面前不該亂傳達的話別亂傳達，在領導面前不該多話的時候就別亂多話。且不搬弄是非，不講同行同事壞話，更不要毀謗他人。也千萬不能把自己以往的習慣性動作帶到職場溝通中，尤其是在對外溝通時，不做無關緊要的小動作，如收看手機短訊、修指甲、打哈欠等。 3.言簡意賅，準確得體，思路清晰
任何言語的交流，都要做到意思準確完整，講述清楚明白。英國哲學家培根曾說：“交談時的含蓄和得體，比口若懸河更可貴�！币虼�，秘書在交流中，要提前做好相應的準備，說話時在言語上有所區別，注意分寸。最好能以簡潔明了的話語表達其意，讓聆聽者容易理解。深入淺出，通俗易懂，口語化，使用平易自然的基本詞和常用詞，語音準確，吐字清晰，語調自然流暢，有助于溝通感情，傳遞信息。
二、秘書口語交際的實踐素養
由于秘書工作的承上啟下的樞紐位置，以及其從屬性、政策性、事務性的職業特征，因此伴隨而生的是其職業口才特征：思想性強、實踐性強、時間性強、涉及的知識面廣。秘書要成為一名優秀的溝通人員，不僅僅是掌握一些溝通的方法和技巧，更重要的是要具有較高的職業素養、文化素養和內在素質。作為秘書應使自己的言談體現如下的特征。
1.思想性強
秘書工作歷來就是從屬于某個企事業單位，其工作都是圍繞一定的組織而展開，都是為了保證領導者的工作順利和企事業單位工作的順利進行。尤其是我國的秘書工作，都是為黨和國家各級機關及企事業單位服務，為建設具有中國特色的社會主義服務，這就使得我國秘書工作具有很強的政策性和思想性特征，在其語言表達上體現出較高的思想政策水平。
2.實踐性強
(1)針對專門業務實際。秘書在黨政機關和企事業單位的承上啟下、聯系內外的樞紐作用，在決策中的參謀作用，在上級處理日常工作以及其他事務工作中輔助管理的助手作用，決定了秘書工作的絕大多數內容都是與本單位集體或職工個人的實際問題密切聯系，這就使得秘書的口語表達內容必須直接針對本單位的實際和專門的業務。
(2)涉及社會實際問題。秘書的口語表達內容或直接或間接地涉及社會實際問題。社會經濟的變革和發展，一些具體問題一定會在某些行業或基層企事業單位出現，秘書在向上級反映、向群眾解釋時必然觸及社會存在的實際問題。所以，要對情況進行認真調查，積極面對，并進行慎重、積極有效的說明和解釋。
(3)緊密聯系本單位的業務。秘書工作的口語表達與本單位的業務活動聯系緊密，這是秘書工作的從屬性質、輔助功能所決定的。所以，其言談交流的內容要圍繞本單位的業務實際，貼切、實在。
(4)觸及職工群眾的具體問題。秘書口語交流的很多內容會觸及到職工群眾的思想及利益實際。秘書的日常工作會經常面對職工群眾非常關心的福利待遇和技術崗位的安排等具體實際的問題，以及職工群眾在思想上出現的各種各樣實際問題，這也促使秘書必須圍繞這些問題作有效的解釋和說明。
3.時間性強
秘書工作的樞紐地位決定秘書口頭語言表達的時間性強這一特征。一個單位的日常管理工作很多時候會由秘書來監督執行。所以，秘書在貫徹黨和國家的方針政策和企事業單位的規章制度時要及時，在處理管理問題和專業技術問題時要有緊迫感，答復客戶和內部職工群眾反映的問題要迅速及時，在談判等交際活動中更要快速有效地進行對話。
4.涉及知識面廣
秘書是一種特殊的社會角色，他要像心理學家一樣善于洞察別人，要像外交官一樣善于處理各種交際關系。秘書工作的對內對外聯系職能，決定了秘書在工作中要面對各種各樣的人員，回答各種各樣的問題，如涉及方針政策的，按章辦事;涉及專業知識的，須熟練地運用專業知識宣傳解釋，以解決生產經營中出現的實際問題;涉及文化知識的，積淀豐厚，了然于胸，厚積薄發;涉及心理學知識的，摸準心理需求，了解和學會剖析他人性格心理，以豐富的心理學知識進行溝通協調，準確領會他人的意圖，理解他人的立場，和諧融洽人際關系，掌握主動，知人善言，使談話“正中下懷”。秘書的知識豐富，善于把握和展開話題，敏銳敏感，巧妙運用交談的方法和技巧，在自然和諧的交談中快速了解對方個性和性格，把握對方的心理及需求，使溝通交際和諧有效進行。
三、秘書口語交際的藝術
作為領導和各單位、各部門溝通的重要橋梁，秘書的能言、善言是不可忽視的技能。荀子說：“口能言之，身能行之，國寶也。”一個稱職的秘書，不一定是一個演說家，但一定要能言、善言。說話是一門藝術，秘書口語表達更需要高度和境界。秘書只有具有良好的素質和素養，以其出色的口才進行交際和溝通，才能協調好關系，輔政參政，為工作的順利進行打下堅實的基礎，從而積極有效地推進工作。
1.善于傾聽顯誠意
傾聽，是對他人的尊重，是建立良好關系的前提。認真傾聽對方的述說，你會更深入地了解他人，了解和客觀、辨證地看待自己。聆聽越多，掌握的信息就越全面，就越容易與對方成為良好的談話伙伴。善聽是走向善說的捷徑。在交際場中，能說會道的人不一定是善于交際的人，善于傾聽的人才是真正會交際的人。會說的，有鋒芒畢露的時候，也會有言過其實之失。靜心傾聽不僅沒有這些弊病，而且還有兼聽則明的好處。認真傾聽、細心觀察，有助于少作不成熟的評論，避免不必要的誤解。美國杰出的女企業家瑪麗·凱曾風趣地說：“一位優秀的管理人員應該多聽少講，也許這就是上天為何賜予我們兩只耳朵、一張嘴巴的緣故!” 因此，要提高口語表達能力，良好的傾聽習慣是前提。
(1)盡量不打斷說話者的話題。在傾聽的過程中，無論你有多么渴望一個新的話題，多么想發表自己的見解，都不要去打斷說話者的話題，而是默默地先將自己想說的話記在心中，直到對方自己結束了說話，再接下去發表自己的見解。講話者最討厭的就是別人打斷他的講話，因為這很容易讓說話者誤解為你打斷他思路是你對他的不尊重。
(2)巧妙表達自己的意見。面對面交流時，要認真傾聽，不要表示出或堅持明顯與對方不合的意見，不要表露出自己的不良情緒，哪怕有委屈也不要怨氣沖天，耐心、同情的傾聽會化解怨氣而使人變得通情達理，因為對方希望的是聽的人認真傾聽自己的傾訴，或希望聽的人能設身處地的為他著想，而不是給他意見。但可配合對方的證據，婉轉提出你自己的意見，比如當對方說完話時，你可以重復他說話的某個部分、或某個觀點如以“正如你指出的意見一樣，我認為”、“我完全贊成你的看法”的答話回應，證明你是在注意傾聽他所講的話并有所贊成，使對方把你引為知音知交，之后可以婉轉地提出“關于這個我還認為可以……”使對方容易接受你的建議。
(3)善于體察言外之意。一個聰明的傾聽者，不能只是僅僅滿足表層的聽和理解，要用心，善于營造談話時的輕松自然的氛圍，促使對方積極交談。善于從說話者的言語中聽出話中之話、話外之音，從其語情、語勢、微妙的肢體動作中發現隱含的信息，把握說話者的真實意圖。只有這樣，才能做到真正的交流和溝通。
(4)善于互動回應。當對方講話時，要注意傾聽，隨時用語言或其他方式積極回應，給予必要的反饋。首先，要有誠心。要抱著謙虛的態度聽。與對方交流時，略微靠近說話者，看著對方眼睛及鼻子的三角區域，維持五至十五秒的目光接觸，用你關注的目光讓他感受到你的尊重和虔誠，贏得他的贊許，獲得他的信任，使其暢所欲言。其次，要有專心。要仔細地聽而不要三心二意。如時不時地給對方一個微笑;贊成對方說話時，可以輕輕地點一下你的頭;對他所說的話感興趣時，展露一下你的笑容，用“嗯”、“噢”、“后來怎么樣了呢?”等讓對方感覺到你不愿漏掉任何一個字，確實在聽和鼓勵、對他所說內容的渴望;在對方話還沒有說完之前，不要打斷對方的話語。有了這樣專注的態度，對方才愿吐露心扉。
2.恰當重復凸信息
無論是在接受上級批評，還是在聽取客戶介紹情況，當對方說完之后，都必須對雙方所談內容的要點加以提煉并重復一遍。特別是對重要工作、會議及商務約談的時間、地點、金額等重要信息要進行再次核對，有效地避免差錯，保證工作的順利開展。
3.陽光微笑傳溫情
微笑是人與人之間最直接的表達，是傳達感情的最直接的方式。西方有一句諺語：“只有用微笑說話的人，才能擔當重任�！比穗H交往是一個互動的過程，當你面帶微笑，對方也會不自覺地被你感染，不由自主地喜歡上你，開始也對你微笑，心情愉悅，交談的氛圍融洽和諧。微笑可以拉近人與人之間的距離。工作生活中遇到困難，用微笑去處事應變往往就能解決許多難以解決的問題，帶來成功。
4.真誠贊美融真情
莎士比亞曾說：“贊美是照在人心靈上的陽光�！毙睦韺W家威廉·杰爾士也說：“人性最深切的需求就是渴望其他人的欣賞。”贊美就像協奏曲，那和諧悅耳的聲音讓人如癡如醉;贊美就像潤滑劑，可以調節相互間的關系;贊美如同和煦陽光，讓人們感受人間溫情。每個人都希望獲得別人的肯定，并據以確認自己的重要性，因此，內心都非常渴望他人的贊賞。贊美對方的行為，往往會收到意想不到的效果。邱吉爾說：“你想要其他人具有怎樣的優點，你就要如何地去贊美他�！彼悦貢诮浑H交流時，不要吝嗇贊美。
人人都喜歡被贊美，但贊美要恰到好處。由衷的贊美給對方帶來愉快以及被肯定的滿足的時候，你也享受到了一份喜悅和生活的樂趣，這是非常難得的感覺。真誠地贊美來自內心深處，是心靈的感應，是對被贊美者的羨慕和欽佩，能使對方受到感染、產生共鳴。真誠、發自內心、友善、無私的、適當的贊美，既給對方帶去快樂，贏得對方的好感，又能得到對方真誠的理解和熱情的支持，幫助我們做好工作，愉快生活。
5.幽默談吐促溝通
幽默是社交的潤滑劑，有時一句幽默的話就會使尷尬沉悶的場面得到解脫。人際交往中雙方為了某一個問題爭執不清而影響了正常的工作進程時，秘書打圓場的說辭“我們大家是為了共同的利益的，那么就讓我們先談談共同點吧”，往往就會使談判進展很順利，彼此的見解也便會磨合。
但工作中，秘書要恰當地使用幽默，因為秘書這一特別的職位決定了秘書的特殊身份。秘書是單位的“窗戶”，接觸的人多，為人要穩重，思維要敏捷，處世要干練。有業務員談生意就是要見老板，而推銷業務其他主管也有權拍板決定。秘書這樣說：“對不起!我們老板很忙的，日理萬機，現在沒時間接待你。你這事找我們專屬的主管就可以了�！睒I務員還是不依不饒，說：“你們老板一天做一萬件事，我想那么他也不會多我這件事的啊!”秘書微笑說：“很抱歉，在你還沒到來前，我們老板已經做完一萬件事了�！睒I務員聽后笑著知趣地就去找主管了。在這里秘書用了一個小小的幽默就為老板擋了不必要的麻煩，同時又沒讓外人有這個企業服務態度差的印象。
溝通就是維護對方面子的藝術，從心理上說，誰都不愿意自己的行為受到他人的強制或干預，過于直接的或赤裸裸的威脅，那樣只會導致對方產生逆反心理。幽默的溝通語不僅能體現秘書的文雅、和藹，也能給他人帶去尊敬和心理的舒適，博得他人的好感和諒解。
6.委婉拒絕好形象
秘書工作并不是領導說什么就要全部聽話或答應去做。同樣的，當客人或同事提出不合理的要求，單位或秘書個人不能去做或并不能完全做到的時候，也要學會委婉禮貌地拒絕，并說出不合理之處。在拒絕的時候態度要明確，不含糊，有的事情必須要有原則。但講述的過程中要盡可能地講明原因，并真誠地表示歉意，而不可出口傷人。這種婉轉拒絕的藝術，在保護他人面子的同時，也保護了自己的形象。
7.快慢適宜好節奏
說話時掌握合適的節奏，是實現有效溝通不可缺少的。優秀的秘書通常會通過停頓來調整說話的節奏，正常語速的講話過程中的適當停頓能引起聽話者的注意，有意的重音強調也能使聽話者及時把握內容的重點。不管是秘書還是上級，每天都非常忙碌，為了節省時間，秘書在向上級反映情況或匯報工作時，總是希望快點把話說完，而忽視了上級是否在聽，由此使得工作的開展遇到阻礙。所以，說話速度的快慢節奏，需要合理地把握。
總而言之，說話是一種技能，也是一種藝術。當今社會是一個講究人際溝通的時代，這是一個以口才贏天下的時代。俗話說，語表人意，言為心聲。語言是人類有效的溝通工具，尤其是秘書開展工作的有效工具。語言是人類表達思想的載體，是人類繁衍至今凝煉積淀、不可或缺的成功智慧。秘書的人生在社交中度過，話語交流伴隨著每一刻，好的話語是生活的調味劑，是事業的推進器，是家庭的和諧曲，也是實現自己的凱旋曲。因此，秘書必須掌握好說話的藝術，讓成功的交流推動事業和自己成功的步伐。
秘書應該具備怎樣的素質
一、素質及其對秘書工作的作用
素質，是指一個人在政治、思想、作風、道德品質和知識、技能等方面，經過長期鍛煉、學習所達到的一定水平。它是人的一種較為穩定的屬性，能對人的各種行為起到長期的、持續的影響甚至決定作用。
秘書作為領導身邊的參謀、助手，工作的特殊性決定了必須具有較高的素質。首先，高素質是秘書輔助領導貫徹執行好黨的路線、方針、政策的可靠保證；其次，高素質是提高秘書部門工作質量和工作效率的重要依托；第三，高素質是建立一支符合時代要求的優秀秘書隊伍的需要。秘書人員貼近領導，直接為領導的工作服務，必須有較高的思想水平和政策水平，過硬的專業能力，高速的辦公效率，既能深刻領會黨的路線、方針、政策，又能熟悉和掌握本地、本部門的情況，把“上情”與“下情”有機地結合起來，運用現代化辦公手段，創造性地開展工作，做好綜合服務，才能適應時代要求，充分發揮秘書職能，做好秘書工作。
二、秘書從業人員的基本素質
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1、堅定的政治立場和政治態度。能否堅持正確的政治立場，對于秘書人員來說是十分重要的。尤其是在國際形勢紛繁復雜，國內改革逐步深化的今天，秘書人員必須站在黨和人民的立場來想問題、辦事情。不管在任何情況下，都要在政治上、思想上、行動上與黨中央保持高度一致，自覺地貫徹落實黨的路線、方針、政策。
2、較強的政治識別能力。秘書工作有較強的政治性，具備較強的政治鑒別力有利于秘書人員毫不動搖地堅持黨的路線、方針、政策，按黨的要求做好各項工作；有利于在工作中分清是非，奉公守法；有利于正確對待改革開放中的新情況、新問題，并正確地研究和解決。
3、較高的遵守紀律的自覺性。紀律具有十分重要的意義，正是依靠鐵的紀律，我們的黨才能和人民群眾萬眾一心，取得改革、發展、穩定的大好局面，取得政治、經濟和社會的全面發展。紀律是我們事業成功的重要保證。就秘書人員而言，紀律是推動一切工作正常運轉的根本。由于秘書人員貼近領導，輔助領導工作，所以必須高度自覺的嚴格要求和約束自己，把自己置于組織合群中的監督之下。
（二）良好的職業道德
職業道德是人們從事具體職業活動所應遵守的行為規范，是道德在各行各業的具體表現，充分反映了社會對各行各業的根本要求。各行各業都有自己特定的道德規范，秘書工作也是如此：
1、熱愛祖國，為人忠誠。這既是每個中華人民共和國公民最基本的人生準則和道德規范，也是秘書人員最基本的行為準則。忠于職守，即使忠于黨，忠于國家和人民利益的具體表現，也是要為本單位、本機關努力做好工作的要求，這兩個方面從根本上是統一的，秘書人員要把他們結合起來。
2、工作積極，求真務實。服務領導是秘書工作的基本職能。市場經濟瞬息萬變，令人難以把握，秘書人員要強化主動服務，及時把握經濟運行和社會發展變化情況。一要認真為領導決策服好務，做到知情早、曉事快、見事深、謀事準，堅持換位思考，多角度、全方位看問題；二要認真為基層群眾服務，轉變作風，走出機關，深入基層，聽取呼聲，做到下情上達，上情下傳，互相溝通；三要講求效率，求真務實。工作要雷厲風行、講求時效，這種工作作風是我們黨一直都在提倡的優良傳統。
3、與人為善，團結友善。秘書工作頭緒極多，同上下左右發生聯系，涉及面廣，往往需要多方面合作共同完成。因此，秘書人員要有團結合作的精神，與各個方面人員搞好團結，到相互配合，步調一致。
4、謙虛謹慎，平等待人。秘書人員接觸機要，接近領導，在人們心目中是領導機關和領導的代言人。他們的言行、道德修養、工作作風往往對群眾影響很大。因此，秘書的一言一行、一舉一動都要從維護領導機關的威信出發，擺正自己的位置，為領導當好參謀。
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業務素質是能力的標志，也是其他素質的一種反映，又是各類素質綜合發揮作用的重要條件。對于秘書人員來講，業務素質主要包括以下幾方面：
1、認識事物的能力。
這種能力是指人們在時間經驗基礎上，對客觀事物的本質和規律能夠正確地了解和把握。秘書人員工作綜合性強，接觸面寬，經常會遇到各種事物和問題，如何去認識和解決需要較強的認識和識別能力。具體講，需要培養以下幾種能力：
觀察感知能力。觀察的客觀性和觀察的敏銳性，準確地掌握住觀察的目的、對象與重點、并及時將觀察加以升華，形成合乎實際的理性認識，對秘書人員十分重要。秘書只有具備較強的觀察感知能力，時時、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發現容易忽略的“死角”，撲捉政治經濟生活中一切有價值的信息，才能變被動服務為主動服務。
辨別是非能力。秘書人員工作于領導身邊，又介于領導和群眾之間，在提供信息、綜合協調、接待來訪、洽談工作、解決問題等方面，必須明辨是非，處理得當。所謂辨別是非能力就是用辨證唯物主義認識論來觀察分析事物，把握事物的本質，從而作出正確的判斷。這種能力由秘書本身的政策水平、思維能力以及綜合知識、社會閱歷等因素決定。
分析綜合能力。分析綜合，就是要善于透過現象看本質，從個別的事物中找出他們的內在聯系和規律性。秘書人員能否較好地發揮參謀助手的作用，很大程度上取決與分析綜合能力的強弱。因此，秘書要自覺以科學的理論來指導自己的工作，提高思維能力，善于從多種思路、多種方法來探求同一種事物，盡量做到舉一反三，觸類旁通。
隨機應變能力。秘書承擔大量事物性工作，常會出現一些意想不到的情況，這就要求秘書人員要有遇事不慌、處事冷靜的應變能力，處理問題既要符合原則，又要機動靈活。
2、語言文字運用能力
語言文字運用能力包括口頭表達能力和文字表達能力。秘書部門是上下左右工作聯系的樞紐，信息交匯的中心，使秘書與語言文字結下了不解之緣，秘書必須具備全面而熟練的語言文字運用能力。主要包括以下方面：
閱讀能力。秘書人員要經常處理大量的文字材料，因此必須善于閱讀。一是要回精讀，如對重要文件或經典著作逐句逐字研究，從字里行間領會其微言大義；二是要能夠快讀和泛讀，如善于大致瀏覽，領會精神實質，提煉濃縮，摘要主旨。
視聽能力。就是要聽話并理解別人的話。秘書人員要善于耐心傾聽和正確理解別人的發言，并用清晰簡明精練的語言加以復述。
言談能力。語言能力是秘書的基本功之一。秘書人員語言能力的基本要求是：鮮明準確，簡練明晰，口吃清楚，語速適中，措辭得體，切合身份。
寫作能力。文字表達能力是文秘人員非常重要的基本功。秘書從事各種應用文的寫作，要求熟練掌握各種應用文體的寫作要領和技巧，迅速準確地撰寫出觀點正確、內容充實、結構嚴禁、表達流暢、格式規范、文筆精練的各類應用文。
技能操作能力�？萍嫉陌l展和辦公自動化的普及對秘書提出更高的要求。它要求秘書人員必須掌握運用現代化先進辦公設備的能力。主要包括熟悉計算機操作技術、復印技術、打字技術、錄音技術、攝影攝像技術、微縮技術等現代辦公手段能夠熟練掌握現代辦公設備的使用方法。
3、組織協調社交能力。
主要包括管理能力、協調能力、社交能力和辦事能力。
管理能力。秘書要為領導出主意、當參謀、搞好工作服務，就要具有較強的管理能力。秘書要充分利用自己接觸全面工作機會較多的有利條件，自覺鍛煉自己立足全局、綜合分析的能力。判斷秘書人員管理能力的強弱，在于看他是否能夠滿足領導工作的客觀需要，在對領導交辦的事情的處理上，是否能夠靈活、果斷、雷厲風行、協調得力。
協調能力。搞好協調是秘書部門的一項經常性工作。秘書人員的協調能力是指在領導的交辦下，積極主動地溝通信息，調節關系，統一步調，促進機關工作靈活運行，提高工作效率。一是對上協調，樹立全局意識。要站得高，看得遠，想得深。二是橫向協調，樹立商量意識。凡是由秘書部門主辦的事情，在醞釀、處理、決策之前，都要注意及時與有關部門協商溝通。三是對下協調，要樹立服務意識。在協調中要謙虛謹慎，擺正位置，搞好服務，出好主意。
社交能力�，F代秘書人員經常跟隨領導參加一些社會活動或外出聯系工作。因而應具有較強的社會活動能力，善于待人接物，真正成為承上啟下、協調左右、聯系內外的行家。提高這種素質，需要秘書人員不斷鍛煉自己的社交能力，掌握公關的技能，諳熟人際交往的知識。
辦事能力。秘書人員要埋頭苦干、忠誠老實，但絕不是要機械被動。秘書人員所從事的管理事務，都要有秘書人員獨立思考，獨立完成。秘書雖不必是“專才”，但一定是能文能武、遇事不慌，繁簡巨細都能應付的“通才”，具有獨立辦事能力和組織管理能力。
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秘書的心理素質是決定秘書活動和行為好壞的一個重要因素。秘書工作的職業特點決定了秘書人員必須具備多方面的心理素質。秘書心理素質的好壞，集中表現在秘書的角色意識上，角色意識對于秘書的工作具有指導意義。秘書的角色意識是指秘書個體在社會實踐中發展起來的，通過思維、語言為核心的心理活動，對所從事的職業的認識和評價。秘書必須具備如下五個角色意識：
1、輔弼意識
輔弼意識主要是指秘書人員應該認識到對領導的輔弼功能，自覺地、心甘情愿地當好領導的參謀助手，演好領導的配角。秘書活動無論從工作方法還是工作內容看，都表現出輔弼管理的特性。秘書人員只有具備了輔弼意識，才能在領導的管理決策過程中，沿著領導工作的方向和目標，根據領導的決策意圖，隨時選擇有效的方法和途徑，為領導管理決策提供智力和體力服務，充分發揮秘書人員的參謀助手作用。
2、信息意識
對于現代的領導來說，即使掌握準確的信息，是進行科學決策和管理的前提和基礎。所謂秘書的信息意識，就是指秘書對信息作用的認識和高潮獲取信息的努力程度。秘書具有了信息意識，應能隨時根據領導的意圖、需求和愿望，通過理發的、合乎邏輯的方式去搜尋各種有鮮度、有價值的信息，及時準確供給領導者在管理決策活動中使用。
3、效率意識。“效率”原是一個經濟術語，即用最少的勞動消費獲取最大的經濟效益�，F在一切工作目的的通用語，效率意識逐漸引入人們的行為規范中，成了衡量新型領導者和現代人才的標準。對秘書來說，效率意識就是他們在為領導提供有效服務時，對其成果大小的超前估價和認識，衡量秘書效率意識的強弱的標準就是看秘書活動成效的優劣。秘書效率意識的強弱程度如何，直接關系到秘書部門甚至領導部門工作效率，因此秘書如果不培養和樹立效率意識，要想提高對領導的服務質量，那只能是一句空話。
4、自我意識。自我意識是人類特有的一種心理現象，是一個人自己對自己的評估和看法。秘書的自我意識，即是秘書個體借助內部語言和思維，對自身狀態和心理變化進行感知和控制的一種心理活動，包括三方面內容：一是自我察覺，主要解決“我是一個什么樣的人”、“我是怎樣做的”問題；二是自稱分析，主要解決“我這個人怎么樣”、“我是否勝任工作”的問題；三是自稱控制，主要解決“我應當一個怎樣的人”、“目前我尚須作何努力”的問題。自稱意識對秘書角色的扮演是十分重要的，一些工作出色的秘書總是具有很強的自我意識。
5、創造意識。當代新思想、新總是、新事物層出不窮，秘書人員一個重要的心理素質就是必須具備勇于進取和大膽創新的精神。對秘書來說，創造意識就是要求他們打破舊觀念，克服“領導咋說就咋辦”的片面認識，充分發揮工作的積極性和創造性，不因循守舊，不墨守陳規，沖破舊框框，提出新見解，訂立新章法，采取新行動，更好地發揮他們的主觀能動性，實現自我價值。
三、秘書人員素質的培養
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學習是提高秘書人員素質的基礎環節，也是在當前政治、經濟、文化各方面深刻變革過程中，應對新形勢、新課題的當務之急。結合秘書工作，要突出抓好三個方面的學習：
1、針對辦公室工作的需要，學習好經濟、科技、管理、法律等專業知識，還要學習與自己工作相關的秘書業務知識。尤其要注意理論與實踐的聯系，從工作實踐中找學問。秘書工作人員每天要和社會各界打交道，只有書本知識而沒有實際經驗，寫文章就必然空發議論，紙上談兵，處理問題就可能脫離實際，束手無策。因此，學習要全面，要結合自身工作情況。
2、學習使用現代化辦公設備�，F在，我們已進入了辦公自動化的時代，各種先進辦公設備的運用，互聯網技術的成熟與發展，大大提高了辦公效率，把秘書人員從過去瑣碎繁雜的工作方式中解脫出來，也給秘書人員提出了新的課題，作為秘書，必須努力掌握使用現代辦公設備的能力，以適應新要求，協助強領導順利決策，靈活指揮。
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紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。素質的提高僅靠學習書本是難以完成的，一個稱職的高素質秘書人員必須經受實踐的鍛煉，才能牢固地打好基礎，充分發揮參謀、助手作用。
首選，領導要在實際工作中給秘書人員交任務、壓擔子，尤其對一些新進秘書部門工作的人員，要在嚴格要求的前提下，放手把一些重要任務交給他們去辦，使他們在艱苦磨煉中縮短“適應期”，迅速成長，早日成熟。這樣也有利于秘書部門工作人員的新老交替，以免形成老秘書忙得團團轉，新秘書在一旁看的現象，促進新老秘書的共同提高。
其次，要注意組織秘書人員深入基層，深入實際，了解情況。秘書人員由于長期在機關工作，在領導身邊，紙面上的東西掌握較多，而實踐經驗知道的少，容易出現脫離實際的偏向，因此，要有計劃地安排秘書人員到基層，深入到工作一線，了解情況，增長見識。這對于秘書人員增長感性認識，不斷提高分析、處理問題的能力，是大有益處的。
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秘書人員要具有較高的素質，除了自身努力之外，離不開工作環境、領導環境和管理三方面的影響。在良好的環境中，其愛鍛煉的程度就高，學到的東西就多，素質也隨之提高。因此，要建立一個較好外部環境：
1、工作環境。秘書部門是各級領導機關的辦事機構。作為領導的助手，其工作本身就具有其他部門和人員無法比擬的優越性和受教育的有利條件。秘書人員要充分利用、倍加珍惜這一難得的機會，努力工作，實實在在地學好本領。
2、領導環境。在影響秘書人員自我提高的諸多外部條件中，最重要的是領導者的作用。首先，領導應高度重視秘書工作和對秘書人員素質的培養。一是既要重視對秘書人員的使用，又要重視對他們的培養；二是要注意啟動秘書人員的內在動力，激發他們自我提高的意識。其次，要關心支持秘書人員自我素質的提高，多幫助，多鼓勵，為他們創造條件。
3、管理環境。由于秘書工作環境的特殊，使他們自身不免會產生優越感，因此，對他們必須嚴格管理，嚴格監督，實踐表明，良好的管理環境與秘書人員的素質培養和提高有直接關系。放松管理和缺乏有力監督，會使一些意志不堅定、思想不健康、作風不端正的秘書人員走上歧途。
秘書人員素質直接關系到秘書能否完成好本職工作，做好領導的參謀助手，將各項工作落實到實處，促進社會各項事業不斷向前發展。造就一支政治強、作風實、業務精、素質高的秘書隊伍，是建設社會主義現代化事業的客觀要求，也是新時代對我們秘書從業人員提出的一項新課題，是一項長期的任務，秘書工作者要在實踐中積極探索，積累經驗，逐步提高。
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