公司檔案室規章制度

時間：2020-07-20 14:03:26 檔案

公司檔案室規章制度

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公司檔案室規章制度

　　公司檔案室規章制度【1】

　　為提高公司的檔案管理水平，更有效地保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《上海市城市建設檔案管理暫行辦法》、《上海市建設工程竣工檔案編制驗收及報送規定》、《上海檔案條例》、《工程項目竣工后監理資料歸檔管理辦法(暫行)》的相關規定，結合公司的實際情況，制定本規章制度。

　　第一條：檔案接收制度

　　1、定期收集各項目監理部在工程施工過程中形成的具有保存價值，經過整理立卷的不同載體的文件資料;

　　2、檔案室要對各項目監理部的立卷歸檔工作加強監督、檢查和指導;

　　3、接收歸檔的案卷必須保證質量，應符合下列要求：=548;

　　應歸檔的文件材料齊全、完整;

　　文件應按公司檔案管理的要求，并結合工程實際情況合理整理、立卷;=548;

　　歸檔的文件材料應按照工程建設程序以時間和專業等分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用;

　　4、接收檔案的時間和手續=548;

　　工程項目竣工后一個月內，監理項目部將竣工資料整理完畢后填寫檔案移交清單(一式兩份)，寫明案卷標題、案卷數量及移交時間，交所屬工程部檢查審核;=548;

　　工程部審核合格后在檔案移交清單上簽字，同竣工資料一齊交總師室檔案管理人員驗收。=548;

　　總師室檔案管理人員驗收合格后，在檔案移交清單上簽字，雙方各留一份，竣工資料留存公司庫房。

　　第二條檔案的管理制度

　　1、按照檔案形成的特點，保持檔案之間的連續性和完整性，使歸檔的檔案資料能真實的反映工程建設的全過程，如實體現項目監理部的工作情況，便于查閱和檢查。

　　2、對接收檔案進一步系統化管理，主要是：=548;

　　對所接收的檔案進行嚴格檢查，包括各案卷是否完整，分類是否清晰明確，組卷是否合理，編目工作是否齊全;=548;

　　對歸檔的檔案進行電子信息化管理，便于查詢和調閱;=548;

　　定期對歸檔檔案進行清理，對超過10年的項目監理資料移交丹利庫房保存，對超過20年的項目監理資料在征得總師室領導同意后銷毀。

　　第三條檔案保管制度

　　1、檔案庫房需保持適宜的溫度，并配備滅火器。庫房內嚴禁吸煙，消除一切火災隱患。

　　2、對庫房照明線路定期檢查，發現問題及時檢修，防止短路引起火災。

　　3、檔案入庫前要進行檢查。被蟲咬蝕的檔案不能入庫。庫房內要定期投放防蟲藥，并勤于檢查。

　　4、檔案管理人員進出庫房時要關燈，鎖好庫房門。

　　5、檔案庫要經常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質帶入庫房。

　　6、檔案資料以盒或卷為單位，按同一項目資料統一存放的要求入庫。

　　7、庫房柜要編制順序號，應有檔案資料存放的.示意圖。

　　第四條檔案的統計制度

　　1、認真做好檔案資料數量的統計。以原始記錄為依據，做到準確可靠。

　　2、建立健全歸檔資料的電子臺帳，掌握檔案的入庫、出庫、銷毀等相關信息，不斷提高檔案的管理水平。

　　第五條檔案的保密制度

　　1、檔案管理人員要認真做好庫房的安全保衛和保密工作，非本部門人員未經同意，不得進入庫房。

　　2、檔案資料一般不準外借，必要時可摘錄，必須復印時須經總師室同意并登記備案。凡需復制保密檔案材料須經總師室領導批準后方可復制。

　　3、如遇所借檔案丟失，須及時通知總師室，并寫明情況以便及時處理。

　　4、檔案管理人員應維護檔案完整、準確、系統、安全為準則，做到不失密、不泄密。

　　第六條檔案的銷毀制度

　　1、對已期滿的檔案材料列出檔案銷毀清單，經公司及總師室領導確認后進行銷毀。

　　2、執行銷毀時，指定專人負責，監督銷毀，并且銷毀記錄上至少有兩人以上的簽名。

　　公司檔案室規章制度【2】

　　一、非檔案管理人員未經許可，不準擅自進入檔案室，并禁止操作玩耍電腦。

　　二、查閱檔案資料時，必須經礦長、總工允許，憑準閱證履行登記手續，并在指定地點閱覽，閱覽完畢立即歸還。

　　三、檔案室內嚴禁吸煙、點火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。

　　四、經常檢查檔案資料的保存情況，如發現損壞、霉變、蟲蛀，立即采取治理修復措施。

　　五、離開檔案室時，必須檢查好門、窗，加強防范措施，妥善保管檔案室鑰匙，同時把電源關掉，以免把電腦、打印機、復印機損壞。

　　六、檔案室應保持清潔衛生，通風干燥，擺放物品整齊有序，不得亂堆亂放。

　　檔案保管制度

　　一、為了充分發揮檔案的利用率，入檔時必須做到材料齊全、字跡清晰，裝訂結實、整齊、規范、排列有序。

　　二、對屬永久、長期保存的檔案，發現有破損，做到反復修復，保證檔案的完好性。

　　三、嚴格執行檔案借閱、保密等制度，防止人為散失、泄密和損缺，確保檔案的完整安全。

　　四、為了便于查找和利用，做好檔案分門別類、系統存放、集中統一管理工作，文件資料要有目錄、有索引，以方便查找。

　　五、落實各項措施，切實做好檔案的防潮、放火、防塵、防蛀工作。

　　檔案借閱制度

　　一、凡查閱檔案，必須辦理借閱登記手續，(必須經礦長或總工及辦公室主任批準)閱后直接面還保管人員。

　　二、外單位借閱檔案，一律憑單位介紹信并辦理登記手續，在檔案室查閱，不得借出室外。

　　三、查閱檔案資料時，不準在檔案資料上劃線、圈注、涂改、污損、拆頁和拆卷。

　　四、檔案材料原則上不借出室外，如特殊需要，經有關領導批準，方可借閱復印檔案材料。

　　公司檔案室規章制度【3】

　　一、總則

　　1、為了規范公司檔案管理，特制定本制度。

　　2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。

　　3、本制度最終解釋權歸公司辦公室，辦公室負責本制度的修訂完善。

　　二、檔案管理機構的設置及基本要求

　　(一)檔案劃分及管理部門

　　1、檔案是指本公司過去和現在，在從事經營管理、科學技術、企業文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

　　2、公司設立檔案室，隸屬于辦公室，辦公室負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。

　　3、公司檔案根據其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規范進行分類，有規范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。

　　(二)各部門資料管理

　　1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。

　　2、各部門根據部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理。

　　3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規定執行。

　　三、檔案分類

　　(一)檔案質量

　　1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。

　　2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。

　　3、檔案必須遵循文件材料形成的規律和特點，保持文件材料之間的聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。

　　4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內文件沒有提名的，由檔案人員根據內容擬定標題。

　　5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。

　　(二)立檔

　　1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

　　2、跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷;跨年度會議文件放在會議開幕年立卷;跨年度的規劃放在第一年立卷;跨年度總結放在最后一年立卷。

　　3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后;內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。

　　(三)分類

　　1、檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統含糊。(如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等)。

　　2、公司檔案大致分為以下幾類：

　　(1)證照類：營業執照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等;

　　(2)文件類：分外來文件和內部文件;

　　(3)制度類：管理制度匯編;

　　(4)合同類：分內部經營管理合同和業務合同兩種。

　　(5)計劃總結類：分年度計劃及總結等;

　　(6)會議紀要類：辦公例會紀要等

　　(五)檔案編號

　　1、檔案分類各級名稱經確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　2、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

　　3、公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。

　　四、歸檔及保存年限

　　(一)歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者文件形成的時間，系統的排列并填寫《卷內目錄》。

　　(二)歸檔的同類文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。

　　1、永久保存：

　　(1)公司章程、合同

　　(2)股東名冊

　　(3)組織規程及辦事細則

　　(4)財務報表

　　(5)政府機關核準文件

　　(6)不動產所有權及其他債權憑證

　　(7)工程設計圖

　　(8)公司規章制度

　　(9)其他經核定須永久保存的文書

　　2、10年保存：

　　(1)預算、決算書類

　　(2)會計憑證

　　(3)事業計劃資料

　　(4)其他經核定須保存10年的文書

　　3、1年至5年保存：

　　(1)期滿或解除之合約

　　(2)其他經核定保存5年的文書

　　4、1年以下暫時保存：

　　(1)結案后無長期保存必要者。

　　(三)公司可根據實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規定。

　　(四)歸檔的文件資料種類，份數以及每份的頁數均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉發文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。

　　五)按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統一排列并編寫檔號。

　　五、檔案日常管理

　　(一)借閱

　　1、借閱手續：

　　(1)各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向辦公室借閱，經辦人必須在公司借閱登記表上簽字。

　　(2)辦公室接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。

　　檔案歸還時，經辦公室核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄

　　2、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。

　　3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經辦公室主任批準。

　　5、借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。

　　(二)銷毀

　　1、每年保管期限已滿的檔案由辦公室編制紙質和電子的《檔案銷毀清單》，報公司負責人審核批準，并指定其監銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀清單》需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽字、監銷人簽字、銷毀時間。

　　2、銷前，按照清冊清點;銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。《檔案銷毀清單》需永久保管。

　　3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務;未了事項;正在項目建設期間的建設項目、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。

　　(三)移交

　　1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。

　　2、移交前，按照清冊清點;移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

　　(四)保密

　　1、檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。

　　2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。

　　3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。

　　六、附則

　　(一)在本制度框架下，公司各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發生沖突，經報行政部備案后，與本制度具有同等效力。

　　(二)本制度自印發試行之日起執行。

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