word格式類技巧

時(shí)間：2024-10-09 17:58:13 office辦公

word格式類技巧

　　Word文檔快速變?yōu)镻PT許多場合我們需要把在Word中編輯好的文檔制作成PPT演示文稿，用復(fù)制、粘貼的方法就顯得有些麻煩了，特別是對(duì)于很長的Word文檔更是如此。這里有更為簡便的辦法可以做到：依次單擊“文件→發(fā)送到→Microsoft Office PowerPoint”即可，最后再在PPT中對(duì)發(fā)送過來的文檔進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐虐妫@種方法十分快捷。

　　Word文檔轉(zhuǎn)為PPT演示文檔的兩種方法

　　許多人都習(xí)慣在PowerPoint環(huán)境中制作幻燈片。如果你手頭有一個(gè)現(xiàn)成的Word文稿講義，就能變成PowerPoint演示文稿，而不用打開PowerPoint重新輸入文字。因?yàn)閃ord和PowerPoint兩個(gè)軟件早為你考慮周到了，只需幾下簡單的操作，你的一篇Word文檔即可輕松轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿。其轉(zhuǎn)換方法有二：

　　1、導(dǎo)入Word文檔先在Word的大綱視圖下，創(chuàng)建一個(gè)Word大綱文件，存盤;然后打開PowerPoint程序，單擊菜單欄上的“插入”，選“幻燈片(從大綱)”，在打開的插入大綱對(duì)話框中選中剛才存盤的Word大綱文檔，單擊[插入]，這樣，Word大綱文檔就變成了PowerPoint演示文稿。二者的對(duì)應(yīng)關(guān)系是：Word大綱文檔的一級(jí)標(biāo)題變?yōu)镻owerPoint演示文稿頁面的標(biāo)題，Word大綱文檔的二級(jí)標(biāo)題變?yōu)镻owerPoint演示文稿頁面的第一級(jí)正文，Word大綱文檔的三級(jí)標(biāo)題變?yōu)镻owerPoint演示文稿頁面第一級(jí)正文下的主要內(nèi)容，其余依次類推。這種轉(zhuǎn)換方法要求在Word大綱視圖下編輯文檔，對(duì)于習(xí)慣于Word頁面視圖的朋友來說有些不太方便，那么可使用下面的轉(zhuǎn)換方法。

　　2、直接創(chuàng)建演示文稿如果在Word的頁面視圖下已寫好了內(nèi)容或者是以前用Word編的一篇文章，想把它們制成幻燈片，就可以在Word中應(yīng)用“樣式”和快捷鍵來直接創(chuàng)建演示文稿。先解釋一下什么是樣式：樣式是Word中早就有的功能，只不過我們很少用到它，使用樣式功能可以使文檔的創(chuàng)建和管理易如反掌。樣式工具欄就在操作界面的左上端，通常都寫著“正文”兩個(gè)字。點(diǎn)擊右側(cè)的向下箭頭，會(huì)出現(xiàn)“標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題3……正文”等內(nèi)容。您還可以按住“Shift”鍵的同時(shí)點(diǎn)擊向下箭頭，看看會(huì)出現(xiàn)什么情況? 請先把你認(rèn)為要作為一張幻燈片標(biāo)題的地方選中，然后選擇“標(biāo)題1”，其他也依次類推。然后在菜單欄上選擇“工具/自定義”，再在彈出的對(duì)話框中選“命令”選項(xiàng)卡，從左窗口中選“所有命令”，從右窗口中找到“Present It”命令。用鼠標(biāo)左鍵按住并拖動(dòng)“Present It”至Word的菜單欄或工具欄均可。用此快捷鍵可直接調(diào)用PowerPoint程序，并把當(dāng)前的Word文檔直接轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿，以大綱視圖顯示。點(diǎn)擊“PresentIt”后你會(huì)發(fā)現(xiàn)，用標(biāo)題1樣式定義過的標(biāo)題全都作為獨(dú)立的一頁幻燈片。如果你沒給Word文檔定義樣式，點(diǎn)擊[Present It]后，PowerPoint會(huì)把文檔的每一段落作為一張幻燈片，是不是很簡單啊?以后你盡可以在你習(xí)慣的Word下編排文章，然后輕松地轉(zhuǎn)為PowerPoint演示文稿。當(dāng)然，你也可以把任何以前的Word文檔或你找來的文章轉(zhuǎn)換為你需要的PowerPoint演示文稿。文稿轉(zhuǎn)換好了以后，剩下的修飾想必你肯定自己會(huì)料理了。

　　Word也能實(shí)現(xiàn)“條件格式”

　　我們知道，Excel提供了一個(gè)非常實(shí)用的“條件格式”功能，可以為某些符合特定條件的單元格設(shè)置特殊的格式，但遺憾的是Word中卻并未提供這一功能。對(duì)于尚未完成的文檔，操作起來并不困難，但如果是已經(jīng)編輯完成的文檔，可能就不是那么簡單的事情了。下面就教大家具體的實(shí)現(xiàn)方法。

　　解決任務(wù)的思路是借助“查找和替換”來間接實(shí)現(xiàn)條件格式功能，操作步驟如下：

　　第1步：調(diào)出“查找和替換”對(duì)話框

　　這里要說明的是，我們從“格式”菜單下是找不到設(shè)置條件格式相關(guān)選項(xiàng)的，Word畢竟與Excel有所不同。正確的步驟是從“編輯”菜單的格式菜單下選擇“查找”或“替換”命令，這兩條命令都可以打開“查找和替換”對(duì)話框，前者是默認(rèn)顯示“查找”標(biāo)簽頁，后者是默認(rèn)顯示“替換”標(biāo)簽頁，操作更方便一些。

　　第2步：設(shè)置條件

　　如果整篇文檔中只有很少的幾個(gè)英文單詞，那么設(shè)置起來并不復(fù)雜，最多手工設(shè)置后通過“格式刷”的功能復(fù)制一下就可以了。但現(xiàn)在我們的目的是為文檔中的所有英文內(nèi)容設(shè)置特定的格式，而且文檔中的英文內(nèi)容非常繁復(fù)，手工操作顯然并不現(xiàn)實(shí)。

　　仍舊按照常規(guī)的方法進(jìn)行操作，首先將光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”框，然后在“特殊字符”下拉菜單中選擇“任意字母”，也可以手工輸入“^$”。接下來，將光標(biāo)定位在“替換為”框，然后在“格式”下拉菜單中選擇“字體”或其他選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，例如筆者在這里將所有英文內(nèi)容的格式設(shè)置為Arial Unicode MS字體、大小11磅、不加粗、不傾斜、字體顏色為藍(lán)色，目的是為了便于與中文內(nèi)容區(qū)別開來。

　　第3步：確認(rèn)替換

　　完成上述設(shè)置后，單擊“全部替換”按鈕即可將文檔中的所有英文內(nèi)容設(shè)置為特定的格式，現(xiàn)在看起來就清晰多了。當(dāng)然，如果你不滿意，可以重新打開“查找和替換”對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置，這里就不再多介紹，感興趣的朋友不妨自行試驗(yàn)。

　　小提示：使用通配符實(shí)現(xiàn)“條件格式”

　　上述功能我們還可以使用通配符來實(shí)現(xiàn)，在“查找內(nèi)容”框中輸入“[a-z,A-Z]”，這行代碼的含義是查找所有英文字符，“a-z”表示所有小寫的英文字符，“A-Z”表示所有大寫的英文字符，“替換為”仍舊按照前面的格式進(jìn)行設(shè)置，但關(guān)鍵是要將搜索選項(xiàng)中的“使用通配符”復(fù)選框選中，最后單擊“全部替換”按鈕即可完成。

　　去掉分頁符

　　怎么把Word文檔里已經(jīng)有的分頁符去掉?先在工具–>選項(xiàng)–>視圖–>格式標(biāo)記，選中全部，然后就能夠看到分頁符，delete就ok了。

　　巧用“替換”功能，刪除Word文檔多余的空行

　　有時(shí)候需要?jiǎng)h除Word文檔中有許多空行(如從網(wǎng)站查找到復(fù)制過來的純文本形式的法規(guī)文件)，一行一行的刪除費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這時(shí)我們可用“替換”功能來輕松解決，主要方法：

　　1、點(diǎn)擊“開始——替換”;

　　2、把光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”輸入框中，單擊“更多”按鈕，在出現(xiàn)的下拉選項(xiàng)框中的“段落標(biāo)記(P)”兩次，在輸入框中會(huì)顯示 “^P^P”;

　　3、將光標(biāo)放在“替換為”輸入框中，選擇“特殊字符”插入一個(gè)“段落標(biāo)記(P)”(一個(gè)“^P”);

　　4、按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就會(huì)被刪除。如果發(fā)現(xiàn)還有一些空行去不掉，可再重復(fù)一下即可。

　　如果是在處理復(fù)制網(wǎng)頁文章時(shí)還會(huì)出現(xiàn)段落標(biāo)記后有一些空格，可在查找中的“^P”加個(gè)空格，再加上“^P”，替換為“^P”，那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的空行太多使得行數(shù)居高不下問題就自然解決了。

　　批量刪除Word文檔中的軟回車符號(hào)

　　有時(shí)候我們從網(wǎng)頁上復(fù)制一些文章到word中時(shí)，往往會(huì)帶有好多向下箭頭的符號(hào)，這就是軟回車符號(hào)(Word中軟回車是同時(shí)按住shift+enter得來的)，這些軟回車占用了Word很多的空間，如果手動(dòng)一個(gè)一個(gè)刪實(shí)在太麻煩了，怎樣才能快速批量刪除這些軟回車符號(hào)呢?

　　1、快速批量刪除軟回車

　　點(diǎn)擊菜單欄中的“編輯”→“替換” ，在“查找內(nèi)容”里面輸入^l， “替換為”里面不輸入任何字符，然后點(diǎn)“全部替換” ，就可以刪除整個(gè)文檔里面的軟回車了。

　　2、把軟回車替換成硬回車

　　上面的方法只是把所有的軟回車都給刪了，可是必要的段落換行還是需要的，所以下面介紹如何把軟回車替換成硬回車。點(diǎn)擊菜單欄中的“編輯”→“替換” ，在“查找內(nèi)容”里面輸入^l， “替換為”里面輸入^p，然后點(diǎn)“全部替換” 就OK了。

　　其實(shí)知道了軟回車是^l，硬回車是^p，那么我們就可以靈活運(yùn)用了。比如我們經(jīng)常會(huì)遇到一篇要打印的文檔很長，中間有很多回車，如果遇到段與段之間有兩個(gè)回車，我們就可以利用替換成一個(gè)回車。這樣就節(jié)省了很多空間。

　　刪除Word中空格的辦法：

　　1、清除多余的空格(點(diǎn)一下顯示比例旁邊的一個(gè)按鈕即可顯示，下同)

　　空格可以全部替換為空(去掉)

　　1)注意有兩種空格，英文的小點(diǎn)和中文的方框?qū)⑵鋸?fù)制，

　　2)然后編輯-查找，用Ctrl+V粘貼到查找后面

　　替換中的內(nèi)容為空

　　3)“全部替換”