什么是項(xiàng)目會(huì)議管理
開(kāi)會(huì)是一種正式溝通的渠道，項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)會(huì)議解決問(wèn)題，安排工作，制定計(jì)劃和決策，是推動(dòng)項(xiàng)目最終達(dá)成目標(biāo)的重要手段。因此，項(xiàng)目會(huì)議管理就變得十分的重要。那么什么是項(xiàng)目會(huì)議管理呢?一起來(lái)了解了解!
項(xiàng)目會(huì)議的類(lèi)型與意義
(一)項(xiàng)目會(huì)議的類(lèi)型
項(xiàng)目溝通中常用的項(xiàng)目會(huì)議有項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議、項(xiàng)目情況評(píng)審會(huì)議、項(xiàng)目問(wèn)題解決會(huì)議、項(xiàng)目技術(shù)評(píng)審會(huì)議等。
(1)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議
項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是項(xiàng)目成立以后第一次召開(kāi)的全體會(huì)議，它是項(xiàng)目實(shí)施前的內(nèi)部會(huì)議，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)籌備和主持，要求所有的項(xiàng)目利益者都應(yīng)參加會(huì)議。(如果沒(méi)有必要，客戶(hù)以及主管部門(mén)的管理人員可以不參加)。
項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的目的是，為以后的項(xiàng)目會(huì)議樹(shù)立榜樣;為項(xiàng)目成員之間的相互了解和熟悉提供機(jī)會(huì)，為以后的合作打下基礎(chǔ);使項(xiàng)目成員全面深入地理解項(xiàng)目目標(biāo)、意義;明確項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力職責(zé)范圍;明確項(xiàng)目成員的工作任務(wù)、工作崗位和職責(zé)范圍;統(tǒng)一項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及利益相關(guān)者對(duì)項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)、工作方式、管理方式等的認(rèn)識(shí);討論項(xiàng)目工作的實(shí)施規(guī)則和項(xiàng)目實(shí)施中的管理控制方法;處理團(tuán)隊(duì)成員對(duì)現(xiàn)階段工作的意見(jiàn)，并盡可能將其解決。
項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的內(nèi)容涉及到項(xiàng)目的基本情況(如目標(biāo)、意義、規(guī)模、完成時(shí)間等)、主要成果、管理制度、主要任務(wù)及進(jìn)度安排、項(xiàng)目所需資源的要求以及項(xiàng)目可能會(huì)遇到的困難及變化等。
(2)項(xiàng)目情況評(píng)審會(huì)議
項(xiàng)目情況評(píng)審會(huì)議是項(xiàng)目管理者獲得信息、解決問(wèn)題以及了解項(xiàng)目進(jìn)展情況一種方式。召開(kāi)項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議的基本目的是通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況、找出問(wèn)題和明確下一步的行動(dòng)計(jì)劃。
項(xiàng)目情況評(píng)審會(huì)議的內(nèi)容涉及到：自上次會(huì)議后所取得的成績(jī)，即已實(shí)現(xiàn)的項(xiàng)目目標(biāo)和已完成的項(xiàng)目工作，以及以前會(huì)議決定要開(kāi)展的活動(dòng)的落實(shí)情況;以已完成的任務(wù)、實(shí)現(xiàn)的實(shí)際質(zhì)量和實(shí)際成本等方面的最新信息為基礎(chǔ)，與計(jì)劃指標(biāo)進(jìn)行比較，分析各種計(jì)劃的完成情況;明確項(xiàng)目實(shí)際工作和項(xiàng)目成本、質(zhì)量以及進(jìn)度方面與計(jì)劃要求之間的差異，這種差異可能是正的，也可能是負(fù)的，找出存在差異的原因;明確項(xiàng)目工作的發(fā)展變化趨勢(shì)，無(wú)論這種趨勢(shì)是如是壞，都必須明確，并在會(huì)議上進(jìn)行討論，以便項(xiàng)目可以按規(guī)定日期完成;根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況和發(fā)展趨勢(shì)，分析預(yù)測(cè)項(xiàng)目完工日期和完成成本的情況，并結(jié)合項(xiàng)目目標(biāo)和計(jì)劃進(jìn)行比較分析，給出預(yù)測(cè)，各種需要采取的措施，最后要確定出下一步具體的行動(dòng)計(jì)劃安排,注明每一項(xiàng)行動(dòng)的負(fù)責(zé)人及預(yù)計(jì)的開(kāi)始和完成日期。項(xiàng)目情況評(píng)審會(huì)議應(yīng)該定期召開(kāi),以便及早發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)展中存在的問(wèn)題,防止危及項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的情況發(fā)生.會(huì)議同期根據(jù)會(huì)議的中心議題確定,可以是一周\一個(gè)月\一季度\一年。這種會(huì)議通常由項(xiàng)目經(jīng)理主持召開(kāi),會(huì)議成員一般包括項(xiàng)目項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的全部或部分成員以及項(xiàng)目業(yè)主/客戶(hù)或項(xiàng)目的上級(jí)管理人員。
(3)項(xiàng)目技術(shù)評(píng)審會(huì)議
不管何種項(xiàng)目都要召開(kāi)項(xiàng)目技術(shù)評(píng)審會(huì)議，以確保項(xiàng)目業(yè)主/客戶(hù)同意項(xiàng)目提出的技術(shù)方案。不同專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的項(xiàng)目召開(kāi)的技術(shù)評(píng)審會(huì)議會(huì)有所不同，但大數(shù)項(xiàng)目都會(huì)召開(kāi)項(xiàng)目技術(shù)初步評(píng)審會(huì)和項(xiàng)目技術(shù)終審會(huì)議兩種技術(shù)評(píng)審會(huì)議。
項(xiàng)目技術(shù)初步評(píng)審會(huì)議是為了在項(xiàng)目開(kāi)始之前或項(xiàng)目初期獲得客戶(hù)對(duì)設(shè)計(jì)方案符合技術(shù)要求的批準(zhǔn)，在項(xiàng)目初期或開(kāi)始之前，項(xiàng)目承擔(dān)者完成最初的概念說(shuō)明、圖形或流程圖設(shè)計(jì)后，由項(xiàng)目業(yè)主/客戶(hù)對(duì)項(xiàng)目的技術(shù)初步方案進(jìn)行的審批而召開(kāi)的會(huì)議。
項(xiàng)目技術(shù)終審會(huì)議是為了在項(xiàng)目承擔(dān)者開(kāi)始建設(shè)、裝配和生產(chǎn)項(xiàng)目交付物之前獲得項(xiàng)目業(yè)主/客戶(hù)對(duì)技術(shù)方案的批準(zhǔn)，在項(xiàng)目初期或開(kāi)始之前，項(xiàng)目承擔(dān)已經(jīng)完成詳細(xì)設(shè)計(jì)和說(shuō)明、各種圖形和報(bào)告格式準(zhǔn)備妥當(dāng)之后，由項(xiàng)目業(yè)主/客戶(hù)對(duì)最終技術(shù)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行審批而召開(kāi)的會(huì)議。
(4)項(xiàng)目問(wèn)題解決會(huì)議
項(xiàng)目問(wèn)題解決會(huì)議是當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)展中存在問(wèn)題時(shí)召開(kāi)的會(huì)議。在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)，對(duì)于該種會(huì)議的主持者、參加者及召開(kāi)時(shí)間等都應(yīng)當(dāng)設(shè)立相應(yīng)的規(guī)章和準(zhǔn)則。
項(xiàng)目問(wèn)題解決會(huì)議通常涉及到以下內(nèi)容：描述和說(shuō)明項(xiàng)目存在的問(wèn)題;找出項(xiàng)目問(wèn)題的原因和影響因素;找出解決項(xiàng)目問(wèn)題的各種可行方案，并對(duì)這些方案進(jìn)行評(píng)價(jià)，從中選出最有可能或滿(mǎn)意的方案，作為解決項(xiàng)目問(wèn)題的實(shí)施方案;最后，如果所選定的項(xiàng)目問(wèn)題解決方案涉及計(jì)劃變更問(wèn)題，則會(huì)議還需要對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行修訂，反之則結(jié)束會(huì)議。以上各項(xiàng)內(nèi)容都需要與會(huì)者共同討論，共同分析。
(二)項(xiàng)目會(huì)議的意義
項(xiàng)目會(huì)議是項(xiàng)目經(jīng)理溝通項(xiàng)目信息、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展、制定項(xiàng)目計(jì)劃、形成項(xiàng)目決策、解決項(xiàng)目沖突、確保項(xiàng)目按計(jì)劃順利進(jìn)行的有效手段。通過(guò)舉行項(xiàng)目會(huì)議，項(xiàng)目經(jīng)理可以與組織外部的客戶(hù)、供應(yīng)商、分承包商、政府機(jī)構(gòu)以及組織內(nèi)部的發(fā)起人、項(xiàng)目組成員、相關(guān)職能部門(mén)經(jīng)理等項(xiàng)目利益相關(guān)者進(jìn)行充分地、面對(duì)面地溝通，一方面可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理全面了解項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、工作任務(wù)的完成狀況，以及人員表現(xiàn)，客戶(hù)滿(mǎn)意度，項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中暴露的問(wèn)題和出現(xiàn)的沖突，另一方面也有助于項(xiàng)目經(jīng)理集思廣益，博采眾長(zhǎng)，充分聽(tīng)取各方面意見(jiàn)，從而為提升項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)士氣、進(jìn)行項(xiàng)目決策、解決項(xiàng)目沖突奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
項(xiàng)目會(huì)議管理的原則
進(jìn)行項(xiàng)目會(huì)議管理時(shí)應(yīng)該堅(jiān)持以下一些原則：(1)制定會(huì)議管理的政策;(2)會(huì)議應(yīng)在真正需要的時(shí)候召開(kāi)，會(huì)議應(yīng)該解決一定的實(shí)際問(wèn)題;(3)確定會(huì)議的目的，不召開(kāi)無(wú)意義、無(wú)目的的“糊涂會(huì)”;(4)明確參加會(huì)議的人員，與會(huì)議議題無(wú)關(guān)的人員無(wú)需要參加會(huì)議;(5)準(zhǔn)備會(huì)議議程;(6)準(zhǔn)備會(huì)議材料;(7)嚴(yán)格遵守會(huì)議的開(kāi)始是時(shí)間;(8)按議程進(jìn)行，提高會(huì)議效率;(9)鼓勵(lì)與會(huì)者的積極參與，發(fā)揚(yáng)民主，集思廣益;(10)掌握和控制會(huì)議，引導(dǎo)會(huì)議發(fā)言朝著結(jié)論進(jìn)行，避免會(huì)議跑題太遠(yuǎn);(11)會(huì)議不要超時(shí)，避免冗長(zhǎng)的會(huì)議，在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)征得大家的同意;(12)結(jié)束時(shí)進(jìn)行總結(jié)，編寫(xiě)會(huì)議記錄(或會(huì)議紀(jì)要)：(13)即使分發(fā)會(huì)議記錄與會(huì)議成果。
項(xiàng)目會(huì)議管理的具體措施
管理會(huì)議是一項(xiàng)很重要的管理功能。這包括計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制。一個(gè)管理良好的會(huì)議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益于協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員的努力和對(duì)項(xiàng)目事項(xiàng)獲得即時(shí)反饋，提供了一種集體解決項(xiàng)目問(wèn)題機(jī)遇的方式。會(huì)議主持人通過(guò)計(jì)劃、主持和引領(lǐng)會(huì)議，創(chuàng)造適當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊(duì)氣氛。他/她必須明確對(duì)會(huì)議的期望。依據(jù)項(xiàng)目要達(dá)到的目標(biāo)，主持人必須指導(dǎo)、闡明、控制、總結(jié)和評(píng)估會(huì)議結(jié)果。如果主持人在會(huì)議上講得過(guò)多，會(huì)議可能會(huì)低效。主持人的影響取決于與會(huì)者對(duì)他/她要達(dá)到會(huì)議目標(biāo)努力的認(rèn)可度和他/她幫助與會(huì)者達(dá)到這些目標(biāo)的技能和效率。
會(huì)議可能是低效的或完全是浪費(fèi)時(shí)間的，特別是項(xiàng)目經(jīng)理犯下面一些常見(jiàn)的錯(cuò)誤時(shí)：
召集太多或太少的會(huì)議;
在會(huì)前忽視分發(fā)會(huì)議日程;
沒(méi)能邀請(qǐng)有決策權(quán)的管理人員;
沒(méi)能與在會(huì)上做主要發(fā)言的人員協(xié)調(diào);
在瑣碎的事情上花費(fèi)了太多的時(shí)間;
沒(méi)能將活動(dòng)任務(wù)分配給具體人員。
項(xiàng)目會(huì)議是否成功依賴(lài)于各種不同因素。這包括會(huì)議類(lèi)型(嚴(yán)肅的還是自由的)、會(huì)議形式(正式的還是非正式的)、提前計(jì)劃的程度和主持人表現(xiàn)的權(quán)力水平。項(xiàng)目經(jīng)理必須意識(shí)到這些因素，并恰當(dāng)?shù)乩眠@些因素，以便有效地管理會(huì)議。下面就如何有效管理會(huì)議提供一些實(shí)用性指南。
充分計(jì)劃和良好管理的項(xiàng)目會(huì)議，可能會(huì)非常富有成效。就像下面將要討論的那樣，有效的會(huì)議管理發(fā)生在會(huì)議之前、會(huì)議期間和會(huì)議之后。
(1) 會(huì)議前。
按前面所論述的問(wèn)答程序，決定會(huì)議是否確實(shí)需要。如需要，那么就要：
確定會(huì)議目標(biāo)，要把項(xiàng)目進(jìn)展或狀態(tài)評(píng)審與問(wèn)題解決會(huì)議分開(kāi)舉行;
為會(huì)議討論設(shè)定基本規(guī)則;
確定誰(shuí)確實(shí)要參加，并只邀請(qǐng)這些人員;
盡早通知與會(huì)者會(huì)議的目標(biāo)、地點(diǎn)和時(shí)間;
事先分發(fā)會(huì)議日程;
列出要在會(huì)上涉及到的事項(xiàng)，并預(yù)演會(huì)上的發(fā)言;
按時(shí)開(kāi)始和結(jié)束會(huì)議。
(2) 會(huì)議期間。
為了使會(huì)議盡量簡(jiǎn)短，且富有成效，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
制定具體時(shí)間限制，并堅(jiān)持這一時(shí)限;
會(huì)議一開(kāi)始，就要明確會(huì)議的具體目標(biāo);
多從與會(huì)者處了解情況(聽(tīng)?wèi)?yīng)多于講);
使會(huì)議按日程進(jìn)行，防止與會(huì)者“跑題”;
利用直觀教具幫助說(shuō)明你的觀點(diǎn)，鼓勵(lì)其他與會(huì)者效仿;
就是否達(dá)成一致意見(jiàn)或仍然存在分歧，定時(shí)總結(jié)討論結(jié)果;
當(dāng)工作需要進(jìn)一步完成時(shí)，將工作分配給團(tuán)隊(duì)成員。
(3) 會(huì)議后。
當(dāng)然，絕大多數(shù)工作要在會(huì)議之外完成。因此，要跟蹤團(tuán)隊(duì)成員所分配的工作和分發(fā)準(zhǔn)確的會(huì)議記錄，并在下次會(huì)議上使用會(huì)議記錄，檢查工作結(jié)果。要保留會(huì)議記錄，特別是項(xiàng)目計(jì)劃、組織和評(píng)估會(huì)議的記錄。這些記錄要簡(jiǎn)潔、清楚和具體。會(huì)議記錄可以包括下面內(nèi)容：
下次會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)和說(shuō)明;
這次會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)，與會(huì)者名單及其在項(xiàng)目中擔(dān)任的角色;
討論的會(huì)議事項(xiàng);
已達(dá)成一致的決定和需要進(jìn)一步研究的問(wèn)題;
活動(dòng)事項(xiàng)和負(fù)責(zé)跟蹤及在下一次會(huì)議上向團(tuán)隊(duì)匯報(bào)的人員。
美國(guó)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理一生中，平均大約八年的時(shí)間開(kāi)會(huì)。在項(xiàng)目環(huán)境中，時(shí)間通常是很緊迫的，因此使用一些能使會(huì)議重點(diǎn)突出和富有成果的特殊方法是重要的。這可以通過(guò)確保主持人和與會(huì)者都能很好地扮演其角色來(lái)實(shí)現(xiàn)。下面是一些能使團(tuán)隊(duì)會(huì)議更富有成效的建議：
主持人的角色是設(shè)定期望，確保團(tuán)隊(duì)集中討論會(huì)議主題和避免偏離主題，并鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員積極參與。參與會(huì)增加團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目的接受和承諾。
與會(huì)者的角色是做好準(zhǔn)備，表現(xiàn)出自信和興趣，發(fā)言時(shí)不要“壟斷”討論。
幽默的角色是活躍會(huì)議氣氛，并可提升和指明團(tuán)隊(duì)的道德水準(zhǔn)。幽默要健康，即不要諷刺和指向任何團(tuán)隊(duì)成員。任何時(shí)候都要避免使用種族和性別偏見(jiàn)的幽默。中國(guó)的《讀者》和美國(guó)的《讀者文摘》上的幽默是為大眾廣泛接受的，可供參考。
如果要參加由別人召集的會(huì)議，項(xiàng)目經(jīng)理和職能經(jīng)理一樣可能都不喜歡這類(lèi)會(huì)議。毫無(wú)疑問(wèn)，良好組織的項(xiàng)目會(huì)議為項(xiàng)目成功提供了有效工具。但是，項(xiàng)目經(jīng)理有時(shí)可能利用電話(huà)，與團(tuán)隊(duì)成員私下討論或召開(kāi)簡(jiǎn)短的特別會(huì)議來(lái)解決一些很重要的問(wèn)題。
項(xiàng)目經(jīng)理必須記住，好的項(xiàng)目會(huì)議本身并不是溝通的終點(diǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理必須通過(guò)增加他/她們對(duì)結(jié)果的承諾水平，使團(tuán)隊(duì)成員遵從他/她們的承諾。可能通過(guò)下表中所介紹的技巧來(lái)激勵(lì)這樣的承諾，以便能召開(kāi)GREAT會(huì)議，即會(huì)議能使團(tuán)隊(duì)成員更有效和更富有成果。
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