秘書公文寫作應把握六個方面
公文寫作較之于一般文章的寫作，從選材立意、結構安排、語言表述到寫作文風、行文格式以及時間和數字用法等都有其特殊要求，應遵循特定的規范。寫作者應了解公文寫作的一般知識，熟悉其行文格式，把握寫作要領及規律，練好基本功。
一、領會意圖
公文寫作是遵“令”而作，也就是要根據領導和機關的意圖行文。因而，寫作公文首要的是要準確了解、把握領導和機關交擬文稿的意圖，明確行文的目的、要求、中心內容以及發送和閱讀對象等，即明了為什么寫、寫給誰、寫什么、使用什么文種等。只有意圖明確，才能確立正確的寫作思路、采取正確的寫作方法，寫出的公文才能對路。在把握行文意圖及相關要求的基礎上，還要有針對性地熟悉和了解有關政策法規，明確與寫作內容有關的工作指導方針和政策界限等，作為行文的指導;同時，收集有關資料，對起草文稿相關的問題進行必要的了解和調查，也就是要充分占有材料、分析研究問題，提出可供選擇的措施和意見等，即提煉觀點。總之，領會意圖的過程，也是確立寫作思路的過程，它是公文寫作的基礎和首要環節。
二、準確立意
公文“立意”，一是要正確。這是由公文具有權威性和約束作用所要求的。只有立意正確，才能寫出符合黨和國家路線、方針、政策，準確體現行文意圖的公文，寫出的公文才對工作有指導作用，從而發揮其應有的效用。二是要清晰。公文無論是提出問題、解決問題，還是表明觀點、提出要求，都應表述明確。只有立意清晰，寫作思路才清楚，表述才充分達意，公文才具有適用性。三是要集中。立意集中，要求一篇公文一般只突出表達某一基本思想，溝通某一主要情況，提出和解決某一主要問題，也就是說要緊緊圍繞中心、突出中心，以此統帥全文。四是要有新意。根據新的形勢、任務和時代特點，提出新觀點、新思路，拿出新的措施和辦法，以增強公文的感召力、針對性和指導性。
三、準確擬題
一個完整的公文標題，一般由發文機關名稱、事由和文種三部分組成。擬定一個好的標題，一是公文的事由要精確達意，準確體現公文的基本內容。二是要根據公文內容準確選用文種，對號入座，達到內容、形式和文種的統一。三是文字要力求精練。公文標題要簡短通順，一般的標題應提倡寫一句話，用幾個字、十幾個字高度概括。精練文字，除了在事由部分盡量壓縮外，遇到內容較多、情節繁雜的公文，可用“有關問題”“若干問題”一類的詞語來概括。四是要精明文義。公文的標題要開門見山，精明醒目，在標題的含義上要精明扼要，突出重點，高度概括;在邏輯關系上要做到概念準確，立意新穎，觀點和材料相統一;在用語上要合乎語法要求，用詞準確。
四、精于謀篇
公文謀篇主要應從三個方面下功夫：一是正確反映公務活動的發展規律和內在聯系。公務活動與其他社會活動一樣，有其自身的發展過程和內在聯系。盡管公文的篇章結構可以有不同的變化，但總是以反映公務活動發展規律和內在聯系為依據的。二是公文謀篇要為更好地表達立意服務。謀篇的根本目的在于更好地表達立意。謀篇是形式，立意是內容，形式要為內容服務。因此，公文謀篇必須適應立意所包含的內容的需要，尋求好的表達形式，怎樣有利于表達好立意，就怎樣謀篇。三是謀篇應適合不同種類公文的寫作要求。各種公文的篇章結構盡管有所不同，但同一種公文大體上有比較固定的寫法。這就要求寫作者應較全面地熟悉和掌握各種公文的寫作知識，在謀篇上盡可能符合不同公文的一般邏輯思維要求及其在結構安排上的約定俗成的表現形式。
五、文風鮮明
公文寫作文風的基本特征，主要體現在準確性、鮮明性、生動性三個方面。準確性是對公文寫作文風的首要的、基本的要求。公文寫作力求準確，要求寫出的公文情況真實、觀點正確、合乎邏輯、表述精確以及標點符號使用、引文表述等準確規范。鮮明性是體現公文質量與水平的重要標志。一是觀點要鮮明。主張什么、贊成什么、提倡什么、反對什么、要求什么、注意什么等，都要旗幟鮮明、毫不含糊。二是寫法要鮮明。做到行文立意鮮明，高度體現行文意圖;觀點鮮明，合乎邏輯，論證充分，論點、論據、論證融為一體;謀篇布局重點突出，層次安排清楚，首尾照應，過渡段、過渡語使用得當，背景交代清楚等。生動性在于增強公文的可讀性，提高宣傳效果。通常請示、批復、告知類公文要注意明確、簡潔;法規、辦法、章程類公文力求嚴謹、周密;而報告、講話稿等則可輔以使用號召性、鼓動性等語言。
六、表述規范
公文除在語言表述上要求體現準確性、生動性、鮮明性外，在公文中的名稱、數字、時間表述以及公文中的省略、標點符號的使用上，也應遵循其特定的規范要求。
——公文中的名稱表述。其一般要求是：文稿中第一次出現的人名(含職務)、地名、組織機構名稱等應寫全稱，除符合規定者外，慎用簡稱;同一名稱在文稿中多次出現時，前后要統一。文中涉及若干人的職務時，要按有關規定正確排列次序，重量、長度計量單位名稱按國家規定書寫，對有些明文規定不用的名詞，要使用新的提法。正確使用專用術語，引用譯名以統一、通用的譯名為準。
——公文中的數字表述。其一般要求是：表示數量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等，一般使用阿拉伯數字;表示若干萬、若干億等的整數時，可以“萬”“億”為單位與阿拉伯數字并用。名詞、成語、分數中的數詞，表示序數的序詞，以及“三四個”“七八十人”等數字，用漢字;“一年四季”“理由有二”等表述，其中的數字也用漢字。引用法規中的章、節、條、款時，原來用漢字的套用漢字，原來用阿拉伯數字的，用阿拉伯數字。公文中的標題順序號可依次選用漢字、小寫數字和阿拉伯數字。通常情況下，一、二、三、四級標題，依次選用漢字小寫數字、漢字小寫數字加括號、阿拉伯數字、阿拉伯數字加括號表述。科技、財會、統計類公文及報表等所用數字，應根據國家規定和國際通用的方式表述。
——公文中的時間表述。表述時間應準確、具體。其一般要求是：避免使用一些不清楚的時間概念，如“前年”、“昨天”等等，而應寫明具體年、月、日，緊急文電還應加注時、分。公文中的年份一般用全數，不得省略。公文中出現歷史朝代年號時應加注公歷年份。
——公文中的省略。公文中的省略應以準確、明白、不發生誤解為原則。其一般要求是：公文中的姓名、地名、單位名、時間一般用全稱書寫，其中地名、單位名稱也可使用規范化簡稱。公文中第一次出現的地名、單位名稱等已使用全稱，加說明“以下簡稱為××××”，再次出現時可用簡稱，有些確已為普遍公認、熟悉的事物和提法，可用簡稱。時間名稱一般不用時間代名詞，外國人的姓、名一般應寫全。
——公文中標點符號的使用。公文中標點符號的使用與一般文章大致相同。需引起注意的是，公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號;公文中表示次序單獨用漢字小寫數字時，數字后使用頓號，數字加括號時不用標點符號，次序數“第×”后用逗號，整數和小數間的隔點，一般用圓黑點。
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