人事檔案的重要性
人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。在人們的工作生活中，人事檔案扮演著重要的角色，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷的記錄。在現(xiàn)代勞動用工管理中，人事檔案的作用涵蓋了很多方面：人事檔案管理部門可以據(jù)此為員工提供辦理護照、港澳通行證的政審手續(xù);提供婚姻狀況證明;為流動人員提供身份認定和辦理社會保險;為員工代辦申報職稱;根據(jù)檔案確定退休年齡;代為繳納職工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整;出具與人事檔案有關的證明材料等等。因此管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。
當前人事檔案管理中存在的不足
近來我們根據(jù)組織部門的要求，對本部門的人事檔案進行了清理裝訂，更加體會到了人事檔案的重要性，同時也發(fā)現(xiàn)了檔案工作中存在的不足。
1. 普遍對人事檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，部分單位對人事檔案管理工作的認識存在誤區(qū)，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行，忽視人事檔案管理工作，檔案工作場所、經(jīng)費、人員沒有更好的保障，單位領導應該加強對檔案管理工作的重視。
2、硬件設施解決不完全到位。由于地理條件所限，沒有專用檔案室，“六防”設備不完全配套，特別是以前的老檔案，因為原老辦公樓條件受限導致檔案材料霉變、蟲蛀，影響了檔案的美觀、整潔、完整。
3、檔案管理人員管理水平不專，管理手段落后。由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，導致了管檔人員工作變動頻繁，新手占70%，加之各級管檔部門沒有組織專業(yè)知識培訓，業(yè)務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。又因為大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，因此會嚴重影響了檔案管理水平。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復調(diào)用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。
4、 人事檔案收集工作力度不夠。由于收集歸檔工作制度不健全，導致檔案管理人員執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時、不全面，以前交由其他部門管理的，收集的內(nèi)容就更是參差不齊，比如黨員的入黨材料，有的在鄉(xiāng)鎮(zhèn)支部入黨的，由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理員保管不善，入黨材料也無從查找，有些材料如鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以千篇一律、同出一轍的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。
對目前人事檔案管理的幾點建議
1、 提高認識，進一步加強對檔案工作的領導。部門領導應高度重視人事檔案管理工作，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
2 、加大投入，進一步夯實檔案工作基礎。各單位財政在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經(jīng)費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算;要按標準按要求建設好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
3、 提高檔案管理人員的素質(zhì)，配置專職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門應定期組織培訓業(yè)務知識，讓他們掌握新的`知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平。
4、 注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。
5、 健全制度，進一步規(guī)范檔案資料管理。實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此各單位要建立相應的檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，再其次為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續(xù)，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。
6 、加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關內(nèi)容，同時要充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，大大提高檔案的利用效率。
干部人事檔案在組織人事工作中扮演著重要角色，隨著干部人事制度改革的不斷深入，我們應該在新的時期加大力度管理好干部人事檔案，充分發(fā)揮其作用，讓干部人事檔案工作更好地為組織人事工作服務。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個新臺階。
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