word格式類技巧

時間：2024-10-10 05:17:35 office辦公

word格式類技巧

　　Word文檔快速變?yōu)镻PT許多場合我們需要把在Word中編輯好的文檔制作成PPT演示文稿，用復制、粘貼的方法就顯得有些麻煩了，特別是對于很長的Word文檔更是如此。這里有更為簡便的辦法可以做到：依次單擊“文件→發(fā)送到→Microsoft Office PowerPoint”即可，最后再在PPT中對發(fā)送過來的文檔進行適當?shù)呐虐�，這種方法十分快捷。

　　Word文檔轉為PPT演示文檔的兩種方法

　　許多人都習慣在PowerPoint環(huán)境中制作幻燈片。如果你手頭有一個現(xiàn)成的Word文稿講義，就能變成PowerPoint演示文稿，而不用打開PowerPoint重新輸入文字。因為Word和PowerPoint兩個軟件早為你考慮周到了，只需幾下簡單的操作，你的一篇Word文檔即可輕松轉換為PowerPoint演示文稿。其轉換方法有二：

　　1、導入Word文檔先在Word的大綱視圖下，創(chuàng)建一個Word大綱文件，存盤;然后打開PowerPoint程序，單擊菜單欄上的“插入”，選“幻燈片(從大綱)”，在打開的插入大綱對話框中選中剛才存盤的Word大綱文檔，單擊[插入]，這樣，Word大綱文檔就變成了PowerPoint演示文稿。二者的對應關系是：Word大綱文檔的一級標題變?yōu)镻owerPoint演示文稿頁面的標題，Word大綱文檔的二級標題變?yōu)镻owerPoint演示文稿頁面的第一級正文，Word大綱文檔的三級標題變?yōu)镻owerPoint演示文稿頁面第一級正文下的主要內容，其余依次類推。這種轉換方法要求在Word大綱視圖下編輯文檔，對于習慣于Word頁面視圖的朋友來說有些不太方便，那么可使用下面的轉換方法。

　　2、直接創(chuàng)建演示文稿如果在Word的頁面視圖下已寫好了內容或者是以前用Word編的一篇文章，想把它們制成幻燈片，就可以在Word中應用“樣式”和快捷鍵來直接創(chuàng)建演示文稿。先解釋一下什么是樣式：樣式是Word中早就有的功能，只不過我們很少用到它，使用樣式功能可以使文檔的創(chuàng)建和管理易如反掌。樣式工具欄就在操作界面的左上端，通常都寫著“正文”兩個字。點擊右側的向下箭頭，會出現(xiàn)“標題1、標題2、標題3……正文”等內容。您還可以按住“Shift”鍵的同時點擊向下箭頭，看看會出現(xiàn)什么情況? 請先把你認為要作為一張幻燈片標題的地方選中，然后選擇“標題1”，其他也依次類推。然后在菜單欄上選擇“工具/自定義”，再在彈出的對話框中選“命令”選項卡，從左窗口中選“所有命令”，從右窗口中找到“Present It”命令。用鼠標左鍵按住并拖動“Present It”至Word的菜單欄或工具欄均可。用此快捷鍵可直接調用PowerPoint程序，并把當前的Word文檔直接轉換為PowerPoint演示文稿，以大綱視圖顯示。點擊“PresentIt”后你會發(fā)現(xiàn)，用標題1樣式定義過的標題全都作為獨立的一頁幻燈片。如果你沒給Word文檔定義樣式，點擊[Present It]后，PowerPoint會把文檔的每一段落作為一張幻燈片，是不是很簡單啊?以后你盡可以在你習慣的Word下編排文章，然后輕松地轉為PowerPoint演示文稿。當然，你也可以把任何以前的Word文檔或你找來的文章轉換為你需要的PowerPoint演示文稿。文稿轉換好了以后，剩下的修飾想必你肯定自己會料理了。

　　Word也能實現(xiàn)“條件格式”

　　我們知道，Excel提供了一個非常實用的“條件格式”功能，可以為某些符合特定條件的單元格設置特殊的格式，但遺憾的是Word中卻并未提供這一功能。對于尚未完成的文檔，操作起來并不困難，但如果是已經(jīng)編輯完成的文檔，可能就不是那么簡單的事情了。下面就教大家具體的實現(xiàn)方法。

　　解決任務的思路是借助“查找和替換”來間接實現(xiàn)條件格式功能，操作步驟如下：

　　第1步：調出“查找和替換”對話框

　　這里要說明的是，我們從“格式”菜單下是找不到設置條件格式相關選項的，Word畢竟與Excel有所不同。正確的步驟是從“編輯”菜單的格式菜單下選擇“查找”或“替換”命令，這兩條命令都可以打開“查找和替換”對話框，前者是默認顯示“查找”標簽頁，后者是默認顯示“替換”標簽頁，操作更方便一些。

　　第2步：設置條件

　　如果整篇文檔中只有很少的幾個英文單詞，那么設置起來并不復雜，最多手工設置后通過“格式刷”的功能復制一下就可以了。但現(xiàn)在我們的目的是為文檔中的所有英文內容設置特定的格式，而且文檔中的英文內容非常繁復，手工操作顯然并不現(xiàn)實。

　　仍舊按照常規(guī)的方法進行操作，首先將光標定位在“查找內容”框，然后在“特殊字符”下拉菜單中選擇“任意字母”，也可以手工輸入“^$”。接下來，將光標定位在“替換為”框，然后在“格式”下拉菜單中選擇“字體”或其他選項進行設置，例如筆者在這里將所有英文內容的格式設置為Arial Unicode MS字體、大小11磅、不加粗、不傾斜、字體顏色為藍色，目的是為了便于與中文內容區(qū)別開來。

　　第3步：確認替換

　　完成上述設置后，單擊“全部替換”按鈕即可將文檔中的所有英文內容設置為特定的格式，現(xiàn)在看起來就清晰多了。當然，如果你不滿意，可以重新打開“查找和替換”對話框進行設置，這里就不再多介紹，感興趣的朋友不妨自行試驗。

　　小提示：使用通配符實現(xiàn)“條件格式”

　　上述功能我們還可以使用通配符來實現(xiàn)，在“查找內容”框中輸入“[a-z,A-Z]”，這行代碼的含義是查找所有英文字符，“a-z”表示所有小寫的英文字符，“A-Z”表示所有大寫的英文字符，“替換為”仍舊按照前面的格式進行設置，但關鍵是要將搜索選項中的“使用通配符”復選框選中，最后單擊“全部替換”按鈕即可完成。

　　去掉分頁符

　　怎么把Word文檔里已經(jīng)有的分頁符去掉?先在工具–>選項–>視圖–>格式標記，選中全部，然后就能夠看到分頁符，delete就ok了。

　　巧用“替換”功能，刪除Word文檔多余的空行

　　有時候需要刪除Word文檔中有許多空行(如從網(wǎng)站查找到復制過來的純文本形式的法規(guī)文件)，一行一行的刪除費時費力，這時我們可用“替換”功能來輕松解決，主要方法：

　　1、點擊“開始——替換”;

　　2、把光標定位在“查找內容”輸入框中，單擊“更多”按鈕，在出現(xiàn)的下拉選項框中的“段落標記(P)”兩次，在輸入框中會顯示 “^P^P”;

　　3、將光標放在“替換為”輸入框中，選擇“特殊字符”插入一個“段落標記(P)”(一個“^P”);

　　4、按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就會被刪除。如果發(fā)現(xiàn)還有一些空行去不掉，可再重復一下即可。

　　如果是在處理復制網(wǎng)頁文章時還會出現(xiàn)段落標記后有一些空格，可在查找中的“^P”加個空格，再加上“^P”，替換為“^P”，那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的空行太多使得行數(shù)居高不下問題就自然解決了。

　　批量刪除Word文檔中的軟回車符號

　　有時候我們從網(wǎng)頁上復制一些文章到word中時，往往會帶有好多向下箭頭的符號，這就是軟回車符號(Word中軟回車是同時按住shift+enter得來的)，這些軟回車占用了Word很多的空間，如果手動一個一個刪實在太麻煩了，怎樣才能快速批量刪除這些軟回車符號呢?

　　1、快速批量刪除軟回車